COMPRAS

Las seis etapas del ciclo de experiencia del comprador de restauración
Resumen: A la hora de determinar las necesidades de nuestro consumidor, un aspecto fundamental, es el conocer el porqué y cómo compra nuestro restaurante. Detrás de estas sencillas preguntas se esconden una serie de reflexiones que son capitales a la hora de desarrollar un negocio de restauración. Como ya hemos visto en otros artículos la experiencia gastronómica es integral y secuencial. Integral, porque las dimensiones gastronómicas que un restaurante ofrece son tanto tangibles como intangibles. Secuencial, porque el proceso de experiencia que tiene un cliente con un restaurante se compone de distintas etapas que el cliente experimenta poco a poco, como si de una degustación se tratara. En este artículo vamos a analizar al detalle este ciclo para conseguir hacerlo lo más convincente posible para nuestro cliente, y rentable para su restaurante
El ciclo de experiencia del consumidor Hace pocos días tuve la suerte de cenar con un amigo. El proceso fue muy sencillo, llamada a dicho amigo, elección del restaurante (recomendado por él) y cena. En esta situación el simple hecho de la recomendación del amigo ya actua como «rompehielos» que elimina las barreras previas a la toma de decisión. Primera conclusión: (regla número 1: el boca-oreja funciona siempre y cuando el cliente haya tenido previamente en mi restaurante una buena «sensación de boca»). Pero que ocurre cuando todavía el cliente no conoce mi restaurante. Pues que debemos remitirnos al esquema que aparece a continuación:
Fuente: Luis Codó
Todo proceso de relación con el cliente es una suma de tiempos más niveles de intensidad de las experiencias sufridas, ya sean negativas o positivas. Convencer al cliente de que en mi restaurante podrá recibir la mejor experiencia gastronómica posible requiere de tiempo y distintos mensajes de alto poder de convencimiento.A la hora de gestionar el ciclo de experiencial del consumidor debemos ser conscientes de los siguientes puntos de contacto que se generan con el consumidor:
1. Despertar su interés. Estamos aquí, y podemos hacerlo disfrutar de una buena gastronomía.2. Conseguir que se decida a comprar nuestra oferta. Parece que vale la pena ir hasta el restaurante y gastarme el dinero que me piden.3. Disfrutar de la mejor experiencia gastronómica en nuestras instalaciones (o fuera de ellas, si se diera el caso) Y a raíz de dicho disfrute tendremos nuestra nota de examen: ¿Cómo nos valora nuestro cliente? ¿Nuestra relación calidad/precio ha sido la que él esperaba?4. Tener los mejores recuerdos posibles. En el cerebro del consumidor se va a grabar a fuego aquel sabor, momento de ocio, etc. lo que hará que en el momento en que el cliente quiera acudir a un restaurante, nuestro cerebro lo oriente hacia el mejor recuerdo.5. El boca-oreja. Cuando mi amigo me recomienda ir a probar un determinado restaurante.
Los puntos de contacto con el consumidor A la hora de gestionar eficazmente el ciclo de experiencia del consumidor debemos saber utilizar cuatro herramientas de decisión las siguientes:
Los productos y servicios que ofrecemos al cliente: carta, menú, tipos de carne, pescados, postres. Características del servicio (a la mesa, buffet, etc.).
Las interacciones que se generan entre consumidor y restaurante. Básicamente en un restaurante nos encontramos tres fórmulas de interacción: la que se realiza en persona (cuando el cliente entra por la puerta del restaurante ), a través del teléfono, o de manera virtual (páginas web, blogs, redes sociales, y similares).
Los mensajes que lanzamos al mercado. Aspectos intangibles como la marca, la publicidad que generamos en los medios de comunicación, la imagen de nuestra carta.
¿Dónde nos ve el cliente? Cualquier lugar en el que nuestro producto es usado o puede ser visto por el cliente potencial.
Cada una de las herramientas anteriores integra aquellas variables de valor que el cliente percibe de nuestro restaurante. El siguiente paso es analizar cómo cada una de las herramientas debe interactuar con las distintas fases que componen el ciclo de experiencia del consumidor. Tal como muestra el siguiente gráfico:
Fuente: Luis Codó adaptado de Adam Richardson
La oferta de productos y servicios de nuestro restaurante puede aparecer en todas las etapas del proceso, pero su impacto a la hora de establecer el cómo será más importante en el momento del disfrute que en la decisión de compra. No obstante, en cada punto de interacción la imaginación es el límite, ya que nosotros decidiremos cómo diseñar las herramientas en función de las necesidades de nuestro consumidor potencial. Pero siempre enfocándolo desde el punto de vista de la respuesta emocional del consumidor. A continuación desarrollo un pequeño ejemplo para ver una posible aplicación de lo que sería el primer punto de contacto de nuestro restaurante: despertar el interés.
Despertar el interés del consumidorEl modelo empieza con la capacidad que tenga nuestro restaurante de desperar el interés de nuestro consumidor. El sisguiente esquema subdivide el «despertar el interés» en tres variables: la aproximación al cliente, el diálogo y la presentación de nuestro producto, y finalmente la negociación. Asimismo incorporamos los factores de decisión, y la respuesta emocional del consumidor:
Al despertar el interés de nuestro cliente debemos ser conscientes de que se genera con el una primera aproximación basada en mis factores de decisión, que haran que el consumidor empieze a ver con buenos ojos o no nuestro restaurante: ¿Qué producto y servicio ofrezco al mercado? ¿Qué significa cocina de autor para el consumidor potencial? ¿Dónde y cómo me conoce el consumidor? A partir de ahí se establece un diálogo y presentación de nuestro producto gastronómico y sus servicios derivados. Nosotros no estamos delante del cliente para explicarle cara a cara cómo es nuestro restaurante. O si , por qué no incorporar un video en nuestra web donde le explicamos en primera persona porque debe invertir su dinero en venir hasta nuestro negocio? O mejor aún, por qué no garantizar al cliente el 100% del precio en función de lo que va a recibir. ¿Acaso no estamos seguros de nuestro servicio?Finalmente se inicia una negociación que va a dar como resultado que el cliente decida comprar nuestro restaurante y venir. Si hemos conseguido que el cliente sienta interés por nosotros no rompamos todo el encanto por no saber atender adecuadamente una llamada telefónica. Fijémonos como los factores de decisión están vinculados a respuestas emocionales que deberíamos definir y aplicar para cada uno de los factores de decisión.
Ejemplo: un restaurante me ofrece en una página web descuentos de hasta un 25% los martes y miércoles, si reservo a través de la página web. Emoción negativa: miedo que genera al no clarificar si el descuento también lo aplica por la noche (ya se que puedo coger el teléfono, pero nuestro cliente quiere mantener su anonimato y no sentirse ansioso por tener que preguntar si hay menú por la noche).
Hasta aquí el ejemplo de cómo desarrollar uno de los primeros puntos del ciclo de experiencia del consumidor. Dejo al lector el tiempo y el trabajo de desarrollar para su restaurante cada una de las dimensiones siguientes. De bien seguro que no será un trabajo sencillo de llevar a cabo, ya que todo diseño del producto y servicio requiere de ciertas dosis de imaginación, ser críticos con el propio producto, y conocer suficientemente bien a nuestro cliente potencial. Asimismo durante el proceso se abrirán muchas cuestiones, que si somos capaces de responder, seguramente nos conducirán a resultados espectaculares.
Lluís Codó PlaSocio Director Horeca Solutions España

GASTRONOMIA

Los servicios gastronómicos, su desarrollo y nuevas tendencias
La gastronomía de manera general se relaciona muy estrechamente con todos los elementos que conforman la elaboración de alimentos y bebidas, así como el servicio para la oferta de los mismos a los clientes, aunque para el perfeccionamiento en el desempeño y profesionalidad de los trabajadores de cada área específica se separa en especialidades de cocina y servicio gastronómico. A partir de este vocablo han surgido diversas conceptualizaciones que en unas más que otras se trata de englobar todo lo que ella representa. Muchas la engloban solo en el arte culinario y la definen como el arte de preparar una buena comida, sin embargo no solamente seria el arte de cocinar, sino también hay que tener en cuenta otras habilidades como crear, conocer, experimentar, vincular, etc. ya que se debe relacionar el simple hecho básico de alimentarnos con la riqueza de la cultura humana. Saber valorar y apreciar en toda su plenitud la comida y la bebida, así como el servicio utilizado para el ofrecimiento de la misma hacen de una persona un buen gastrónomo aunque esta no sea un practicante activo.
En los lugares donde se prepara y ofrecen productos para comer y beber, la situación se basa fundamentalmente en que es lo que el cliente desea y espera, por lo que en nuestros días la gastronomía no solo satisface las necesidades de alimentación de los clientes, sino que también es tomada como una oportunidad para escapar de una sociedad cada día más estresante, donde el comensal puede sentirse a gusto disfrutando cada momento, tanto por la calidad y presentación de la comida, como por las características del entorno. Aunque muchas instalaciones buscan volver a las ofertas y servicios tradicionales, otras por su parte están enfrascadas en buscar el desarrollo continuo de servicio, tecnología y oferta a la par del desarrollo de la sociedad moderna. Sin duda alguna las nuevas tecnologías, la industrialización y el corto tiempo necesario para la elaboración y servido de los productos ha influido en el desarrollo de nuevas tendencias en instalaciones de todo tipo.
Desarrollo y nuevas tendencias en la industria de los servicios de alimentos y bebidas
Como ya es conocido a lo largo de la historia los restaurantes de todo tipo han tenido que evolucionar en función de las demandas y la exigencias de cada uno de sus segmentos, ya que cada día las personas exigen más servicios y productos de calidad, para lo que en respuesta a esto la oferta comenzó a crecer con respecto a la demanda, y los establecimientos se vieron obligados a cambiar por lo que se comenzaron a realizar cosas nuevas rompiendo esquemas y buscando cada uno por su parte el estilo que permitiera darle el éxito. Mucho se puede comentar sobre tendencias nuevas alrededor de todo el mundo, sin embargo, todas están encaminadas a mejorar y optimizar procesos y sorprender al cliente cada día. Para ello se ha tratado de agrupar en tres grandes grupos:
Nuevas tendencias en el servicio gastronómico.
Nuevas tendencias en la preparación de alimentos.
Nuevas tendencias arquitectónicas
Nuevas tendencias en el servicio gastronómico
Desde tiempos remotos se le fueron dando algunos nombres a los tipos de servicios que se realizaban en distintos países. Hoy de igual forma también existen varios tipos de servicios que toman distintos nombres, sin embargo, más que el nombre es importante dominar la forma de realización de los mismos dado que se busca utilizar aquel que va a resultar más económico, provechoso y ágil sin que se pierda la calidad del mismo, teniendo en cuenta con que y para quien se trabaja. Los servicios de forma general requieren de personal que facilite el mismo dependiendo de cada uno, personalizándose en ocasiones de acuerdo al tipo de cliente, sin embargo la tendencia hoy esta muy asociada a la tecnología, utilizándose las herramientas tecnológicas y la Internet a favor del servicio. Un ejemplo de esto es la utilización de las mesas interactivas y las pantallas táctiles o touchscreen para hacer más rápido la toma de decisiones y para evitar errores. Aquí los meseros no toman la orden, las ordenes pasan directamente al chef vía bluetooth de manera que llega en el momento y evita la perdida de tiempo. Sin embargo, esta nueva tendencia crea un problema, ya que se sustituye al dependiente o mesero humano por una tecnología que aunque facilita la rapidez y evita los posibles errores nada tiene que ver con la influencia que hasta hoy a tenido en la toma de decisiones de los comensales para elegir un platillo o para regresar o sugerir el lugar a los demás.
Otros por su parte integran un poco más al hombre con la tecnología ya que el empleado interactúa con el equipo y con el cliente facilitando las ventas. Esto es posible ya que el empleado es quien selecciona el producto a petición del cliente y el sistema le proporciona el precio de venta (dependiendo de la situación de la venta, la hora, el cliente, la forma de pago), además si es un producto combinado, el sistema lo sustrae de almacén, y lo envío automáticamente a cocina. Desde este tipo de pantalla de uso exclusivo táctil, se realizan todas las operaciones implicadas en la venta como: introducción y modificación de la comanda, selección del cliente, descuentos, forma de pago, comensales, envíos a cocina, impresión de documentos, estados de caja, selección de menús, identificación de empleados, bonos de clientes, separación de facturas, traspasos de cuentas, pedidos a domicilio, y mucho más.
Como puede apreciarse estas tendencias están encaminadas a disminuir el personal de servicio, utilizar las nuevas tecnologías y dadas las características de este estilo utilizarla en establecimiento de comida rápida u otros donde el tiempo de servido sea lo mas pronto posible, dado el poco tiempo del que dispone el comensal.
Nuevas tendencias en la preparación de alimentos
En este caso al igual que los demás elementos en la restauración los platillos también cambian de forma continua, ya sea para llevar a cabo ideas más creativas, insertar productos y elaboraciones saludables o por es simple hecho de vincular la cocina con la investigación y la ciencia tal y como se a llevado a cabo en los últimos años por los diferentes movimientos vanguardistas. En la cocina se encuentran toda una gama de posibilidades para crear lo que hace posible el desarrollo de muchas ideas nuevas y que estas sean utilizadas hoy en restaurantes y establecimientos de toda clase. Algunos de los principales cambios en la cocina actual están dados por:
1. La sustitución de ingredientes en platillos tradicionales por frutas y hortalizas. Así podemos encontrar, por ejemplo raviolis, pero no hechos de pastas, sino de láminas de papas o zanahorias. También la utilización de plantas y otros alimentos de origen vegetal que muchos chef están enfrascados en recuperar en la cocina, para lo que presupone investigaciones de especies existentes poco conocidas y olvidadas, así como las nuevas que puedan surgir durante el análisis de sus diferentes componentes para el uso en la cocina. A partir de este ultimo elemento se está abriendo una nueva rama llamada gastrobotánica y chefs que se conocerán como ecochef. Por lo que, en un futuro no muy lejano la cocina natural será reconocida a nivel mundial y se volverá una exigencia de parte del comensal.
2. La creciente utilización de flores comestibles en los diferentes platos elaborados, una practica conocida desde hace tiempo pero que a tomado mayor auge durante los últimos años. La ventaja con la que cuentan las flores es que se aprovecha prácticamente la totalidad de la misma a excepción del tallo. Lo habitual desde el punto de vista gastronómico es que esta nueva práctica culinaria se emplee más como guarnición o acompañamiento de carnes o pescados que como plato único.
3. La gastronomía molecular, muy conocida y difundida en la actualidad, y donde los platos son preparados de una manera muy singular porque se aplican principios de física y química en su elaboración, vinculando la ciencia en la cocina y donde el chef más que un simple cocinero se transforma en un científico e investigador. Esta tendencia gastronómica esta ligada a la cocina de autor, porque son los cocineros los que buscan, a través de estos procedimientos químicos, producir transformaciones en los alimentos creando preparaciones para embellecer y cambiar la presentación y elaboración de sus platos. Un ejemplo de ello puede ser la utilización de la técnica para la deshidratación de los alimentos basada en el proceso de liofilización, que posteriormente trituran para poner ya en polvo sobre el mismo alimento de origen con la finalidad de resaltar su sabor, como puede ser un pescado que sabe más a pescado
4. Cambios en las técnicas culinarias de cocción para la elaboración de productos más sanos y exóticos, como es el caso de la cocina wok, en la que se emplea un sartén ligero, redondo y profundo, que permite métodos de cocción más rápidos y con menos aceite. El wok es perfecto para preparar un salteado de verduras y hortalizas con berenjenas, espárragos, cebolla, pimiento rojo, etcétera.
5. Surgimiento de movimientos como el conocido slow food en contraposición del fast food donde se conserva el gusto por los platos tradicionales y por ello eligen elaboraciones simples, como por ejemplo un puré de verduras, en el que se evita que los alimentos pierdan su pureza y sabor natural.
Nuevas tendencias arquitectónicas
La tendencia en relación a este aspecto según algunos especialistas es diferenciarse de la competencia por lo que se busca crear un vínculo emocional jugando con los sentidos del comensal para que se identifiquen con el lugar. Según el tipo de comida que se ofrece, el público al que se dirige, la zona geográfica en donde está ubicado el local, etc. lo más importante, en este sentido, es lograr construir una propuesta que satisfaga al mismo tiempo todas las necesidades operativas, de servicio y de marketing del local.
Las últimas tres tendencias en cuanto a arquitectura son la de segmentar esto se refiere a, que en un mismo salón se utilizan varios espacios con diferentes climas (temas), mobiliario, luces para crear diferentes ambientes. El segundo es un mix entre gastronomía y entretenimiento donde se conjugan el arte y el servicio gastronómico, siendo este, en la opinión de algunos expertos una de las mejores tendencias actuales ya que ofrece comodidad, deleite del paladar y de eventos culturales. Por último, el tercero es el llamado minimalista donde todo es simple, colores armónicos, el lugar sin tanta decoración pero al mismo tiempo hacer cómoda la estancia del comensal.
Algunas otras de las nuevas tendencias en materia de diseño de restaurantes, según se refiere por arquitectos, diseñadotes y expertos en la industria de la restauración muestran los siguientes elementos:
1. La exigencia por parte de algunos de espacios ambientados con un tinte hogareño y familiar, con la mesa bien puesta, para comer como antes. El uso de vajilla de los años 70, jarras de cerámica con jugos exprimidos en el momento y la comida servida en fuentes y, recién en la mesa, de la fuente al plato.
2. Utilización del “show culinario” donde los clientes tienen las cocinas a la vista en vidriera y pueden observar todo el tiempo la elaboración de los productos que se consumirán. Para los chef esto puede resultar un problema, sin embargo muchos comenzaron a entender que a los comensales les genera confianza que las cocinas se están a la vista.
Sin dudas la industria del servicio de alimentos no se a quedado para nada detrás en su desarrollo, por el contrario cada día surgen cosas nuevas e ideas que contribuyen en este sentido. Lo más importante de ello es siempre realizar una reflexión y análisis sobre los factores que pueden propiciar o no la aplicación de cualquier tendencia sin perder las perspectivas, dado que para esto se necesita pensar en toda una serie de elementos que pueden influir de forma directa o indirecta tales como: el factor humano, los avances tecnológicos, el entorno social y economico, la rentabilidad, las expectativas del cliente, sus deseos y exigencias, elementos ventajosos y desventajosos, etc. lo que hace de este tema un complejo compendio de posibilidades.

BANQUETES MISE EN PLACE

Banquetes
II: Mise en Place

Resumen: Para conseguir un excelente servicio de banquetes es necesario que la realización de la mise-en-place haya sido lo más escrupulosa y detallada posible. Es evidente que cada empresa, según sus características tendrá su estilo y pautas de trabajo en lo que a la mise-en-place se refiere. En este artículo se intentará abordar todos estos factores para mayor conocimiento de las personas encargadas de la organización de banquetes.
Una vez realizada la contratación del banquete por parte de los clientes se empiezan a definir los pasos a seguir en la preparación o mise-en-place. Para una correcta realización de la misma, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:
> El tipo de banquete contratadoEl montaje tendrá algunas diferencias dependiendo del tipo del banquete contratado. Lo más usual es la utilización de mesas redondas tanto para la presidencia del acto como para el resto de mesas, cuando el acto a realizar es un servicio de menú, buffet o lunch sentado. Cuando el banquete se realiza de pie, normalmente se utilizan pequeñas mesas redondas o cuadradas para la colocación de las diferentes ofertas del servicio y mesas o barras para el servicio de bebidas.
> La distribución de las mesas y de los comensalesLa mayoría de establecimientos de restauración, ofrecen a los clientes que han reservado la realización de un banquete, un plano – croquis de la distribución de las mesas en la sala donde se va a realizar el acto principal (normalmente servicio del menú contratado). La capacidad de las mesas de banquetes suele ser de 8 a 12 comensales, aunque también es algo usual encontrar mesas de 14 comensales o más. En estos casos, suele realizarse el montaje de una pequeña mesa imperial.En lo referente a la distribución de comensales, son los mismos clientes contratantes del acto los que deben realizar esta tarea. Normalmente en el plano se marca la mesa presidencial en la zona más céntrica de la sala. Las demás se irán colocando alrededor, dependiendo de la estructura de la sala. Los clientes deberán realizar una lista con la distribución de los comensales por mesa; la relación presentada por los mismos será la que se seguirá en la colocación el día de la realización del banquete. > Coordinación entre cocina y salaLa coordinación entre estos dos departamentos es de suma importancia no sólo en lo referente al servicio, sino también en lo referente a la preparación. La decisión del material de emplatado o del tipo de servicio para realizar el acto recae entre los dos encargados del servicio del mismo. La comunicación debe ser fluida y constante para evitar desajustes en la preparación y en el servicio.
> El menú escogido por los clientesSegún el tipo de menú escogido por los comensales, la preparación del acto puede tener aspectos distintos en referencia al tipo de material utilizado para el servicio. Será de gran ayuda la realización de inventarios para poder determinar la cantidad disponible de material apto para ser utilizado en el servicio de las distintas ofertas gastronómicas. Otro aspecto importante es la preparación de bebidas escogidas para el servicio del acto. La colocación de aguas, refrescos, aperitivos, vinos y espumosos en cámaras frigoríficas para un óptimo servicio deberá realizarse con la suficiente antelación.
> El tipo de montaje de mesa y la decoraciónEn primer lugar, deberá colocarse la mesa o mesas utilizadas para el acto. Existen empresas especializadas en la fabricación de mesas para banquetes que cuentan con un gran surtido de productos. La mayoría de mesas utilizadas suelen ser plegables, permitiendo así un mejor transporte y almacenaje. Se encuentran mesas redondas de distintos diámetros, rectangulares, medias lunas, cuartos de luna, permitiendo realizar los distintos montajes. Algunos ejemplos:


Cuando el montaje debe realizarse con dos o más mesas normalmente se utilizan mesas redondas y en algunos casos la presidencia del acto de monta en una mesa rectangular. Pueden también realizarse distintos montajes combinando mesas redondas y alargadas dibujando diferentes formas como por ejemplo espigas.El montaje de las mesas seguirá las mismas pautas que el montaje de mesas de restaurante, aunque se pueden encontrar algunas diferencias. Las pautas de montaje una vez realizado el esqueleto o croquis son:
Colocación del muletón, aunque la mayoría de mesas de banquete llevan una capa de pvc que realiza las mismas funciones que el muletón.
Tirado del mantel y cubre-mantel. Algunas empresas disponen de distintas medidas y formas de manteles para los diferentes montajes de mesas. Es importante manipular correctamente la mantelería y seguir las pautas siguientes:
Cuando se utilizan dos o más manteles en el montaje se debe conseguir en la medida de lo posible que cuelguen por igual por todos los lados.
Tener presente por donde se realiza la entrada de comensales al comedor, disimulando de esta forma los pliegues y dobladillos.
Es aconsejable realizar un planchado de la mantelería antes de la colocación de material y decoración.
Colocación del plato base. Si no se usa en el montaje, colocación de la servilleta.
Colocación de cubertería. Normalmente en la realización de banquetes, el montaje de la mesa se realiza con el marcaje completo o casi completo de los cubiertos necesarios para cada servicio. No necesariamente deben ser marcados todos los platos. Se recomienda no marcar más de cinco cubiertos entre izquierda y derecha del plato base. Decidir si el marcaje debe realizarse completo o casi completo dependerá en gran parte de los recursos humanos disponibles para el servicio del acto.
Colocación de plato de pan.
Colocación de cristalería. Normalmente la copa de agua se marca centrada sobre la prolongación del diámetro del plato base. La colocación de copas de derecha a izquierda es: aperitivo, vino blanco, vino tinto, agua y cava o espumoso. Es importante tener el cuenta que el espacio utilizado para la colocación de cristalería puede verse bastante reducido, pudiendo encontrar diferentes colocaciones originales y válidas.
Colocación de servilleta. El pliegue de la servilleta debe ser sencillo, aunque hay que tener presente que un pliegue original vestirá en gran medida la mesa.
Decoración de mesa. La decoración de las mesas debería realizarse con anterioridad al montaje de material, una vez se ha realizado el tirado de la mantelería. En la mayoría de banquetes, la realización del montaje de la sala se realiza con bastantes horas de antelación, de ahí que en estos casos, los motivos florales de la decoración o centro de mesa se coloquen una vez realizado el montaje, pocas horas antes de la realización del acto.
Colocación de sillas. Las sillas deben estar colocadas todas por igual, si se orientan hacia la entrada de la sala, deben estar colocadas así las de todas las mesas. La colocación desordenada de las sillas transmitirá también una sensación de desorden en la organización y servicio del acto. En muchos establecimientos se utilizan sillas plegables o apilables que en muchos casos se vestirán con una funda de tela adecuada para la ocasión.
El transporte de todo el material, mesas, sillas y utillaje, se realiza con distintos carros de transporte para evitar la carga de peso y roturas, contemplando así las normas de seguridad y salud en el trabajo.
> El cálculo de material necesario para la realización del montaje Para la realización del cálculo de material es necesario conocer el número de comensales que asistirán al acto y las ofertas gastronómicas que se servirán. Normalmente se suma entre un 5 o 10% más de material para hacer frente a imprevistos que puedan surgir durante el servicio del acto. En este punto, también es de suma importancia destacar la colocación del material una vez se haya preparado y repasado. Evidentemente, parte del material será el utilizado para el montaje de las mesas. En el caso de que no se hayan marcado todos los platos a servir, normalmente los cubiertos se colocan en muletillas en las mesas auxiliares o gueridones de apoyo al servicio, para que el camarero o ayudante pueda utilizarlos en el momento del marcado. Por otra parte, los platos que van a ser utilizados en el servicio deberán colocarse en las zonas de cocina preparadas para tal uso. Las ofertas que van a servirse calientes precisarán de platos calientes que previo al banquete se colocarán en mesas calientes. La persona de cocina – jefe, segundo, o cocinero - encargada del servicio del banquete, deberá conocer la ubicación de todo el material que va a ser utilizado para el emplatado de las ofertas a servir.
> El cálculo de recursos humanos para la realización del montajeLa realización del cálculo de personal necesario para la preparación y servicio del banquete se realiza normalmente por el jefe de sala. No hay ninguna norma escrita que defina la cantidad de recursos humanos necesarios para la preparación, ya que este cálculo dependerá de algunos factores como:
Tiempo disponible para la realización del montaje.
Cantidad de material necesario – vajilla, cubertería y cristalería.
Las condiciones de preparación del material, es decir, si debe repasarse el material o ya se tiene en óptimas condiciones para la realización del montaje.
Tipo de montaje a realizar.
Disponibilidad de salas reservadas para el servicio de banquetes.
> El tipo de servicio que va a realizarseSegún el servicio escogido para la realización del acto el material que deberá prepararse también variará. Cuando el servicio a realizar es a la inglesa se deberá tener presente la necesidad de bandejas y pinzas de servicio, al igual que en el servicio a gueridón o a dos manos, en el que deberá sumarse la necesidad de espacio, es decir, de mesa gueridón o auxiliar para la realización del servicio.
> Documentación del acto o banqueteLos establecimientos que de forma usual realizan servicios especiales o banquetes suelen trabajar un documento donde se relacionan las tareas durante la mise-en-place y los responsables de la realización de las mismas. El éxito del servicio del banquete se dará en gran medida si se han tenido en cuenta y se han realizado correctamente todas las pautas relacionadas en dicho documento.






Fotografías cedidas por INS Escola d’Hoteleria i Turisme de Barcelona

Roser Vives SerraProfesora Hostelería y TurismoJefe de SalaINS Escola d’Hoteleria i Turisme de Barcelona

BANQUETES SERVICIO

Banquetes
: Servicio

Resumen: En este escrito se exponen aquellos aspectos necesarios en el desarrollo del servicio de banquetes que deben trabajarse para que junto a una buena comercialización y una buena preparación, la empresa consiga un correcto y exitoso servicio, mejorando día a día aquellos puntos críticos que se deben superar.
El desarrollo y mecánica de servicio de banquetes tiene una gran similitud al servicio convencional de restaurante, aunque deben destacarse ciertos aspectos que ayudarán a mejorar el servicio si se tienen en cuenta y se trabajan conjuntamente con todos aquellos departamentos que intervienen en el mismo. Los aspectos más destacados que en algunas empresas dedicadas a este fin son los puntos críticos en la valoración del servicio son:
> Coordinación entre cocina y sala
La coordinación entre los dos departamentos debe ser fluida en todos los aspectos para conseguir un servicio excelente. En los artículos anteriores sobre Banquetes, se comenta la importancia de esta coordinación para una buena comercialización y así mismo, para la correcta realización de la mise-en-place. Llegar al servicio sin una completa comunicación de los dos departamentos significa el fracaso del mismo. Los dos departamentos deben trabajar unidos durante todo el servicio. La comunicación entre el jefe de cocina o encargado del pase del banquete y el jefe de sala debe ser constante. ¿En qué momentos esta comunicación es primordial?:
Inicio del servicio. Se mantendrá informada cocina en todo momento de los comensales reales a servir y de los cambios que se hayan podido realizar, como por ejemplo, cambios de platos, dietas especiales conocidas en el último momento, etc.
Durante el servicio. El jefe de sala informará a cocina del ritmo de los clientes, ayudando de esta forma a que el emplatado y/o entrega de platos se realice lo más justo posible, para que las preparaciones estén en óptimas condiciones de temperatura. También durante el servicio se comunicará a cocina posibles cambios producidos a última hora.
Repetición de platos. En algunos banquetes, se ofrece la posibilidad de que los comensales que gusten, puedan repetir algunos de los platos preparados. En estos casos, cocina prepara bandejas con los manjares para que los camareros puedan ofrecer a los comensales dicha repetición. Cierto es que, según el tipo de menú que se sirva en el acto, este servicio ha dejado de ser frecuente.
Al finalizar el servicio, es importante detectar y valorar, junto con el jefe de sala, el servicio realizado por parte de la brigada de cocina y de sala. Tomar nota de todos aquellos detalles del servicio que puedan ser mejorados por parte de ambos departamentos.
Otro aspecto que tanto el jefe de sala como el jefe de cocina deben realizar, es detectar durante el servicio si los comensales gustan de los platos que han sido servidos durante el mismo. Deben controlarse los platos retirados de las mesas para detectar el grado de satisfacción de los clientes y posibles errores ocurridos (puntos de cocción incorrectos, cantidad de comida emplatada, etc.).
> Duración y tiempos de servicio
Determinar la duración y los tiempos de servicio puede parecer una tarea fácil, aunque en realidad, hay ciertos factores internos y externos que pueden modificar la duración y tiempos. Algunos ejemplos son:
Servicio de aperitivo. La duración de un servicio de aperitivo que vaya seguido por un servicio de menú de banquete, no debería exceder la hora u hora y media. Si tenemos en cuenta que la mayoría de aperitivos de banquetes se realizan de pie, no se debería exceder este tiempo. El servicio de bebidas y ofertas debe ser constante para que el cliente no se quede con la sensación de larga espera entre el servicio de las distintas ofertas e incluso una vez terminado el aperitivo, hasta la entrada al comedor.
No todos los banquetes son iguales, pero el denominador común debe ser un servicio ligero y constante. Uno de los ejemplos más claros lo vemos en el servicio de aperitivo de una boda. Normalmente los novios realizan la sesión de fotografía durante el servicio de aperitivo. Si la sesión se realiza en un lugar próximo al establecimiento o en el mismo, es fácil controlar cuando debe empezarse el servicio, para que los novios puedan asistir al aperitivo durante los últimos minutos. Si la sesión fotográfica es larga o se realiza lejos del establecimiento, perjudicará en gran medida el tiempo de servicio, ya que el jefe de sala perderá el control del tiempo, derivando hacia un servicio lento y con grandes esperas. En el caso de preverse un servicio de aperitivo largo, se tendrá presente:
Empezar el servicio de aperitivo un poco más tarde, de esta forma se podrá realizar un servicio continuo de aperitivo y menú sin tiempos de espera.
Aunque el servio de aperitivo se realice de pie, deberían dejarse en el salón sillas para que los clientes puedan descansar cuando gusten y no se cansen de la larga espera.
Número de comensales a servir. Así como en el servicio convencional de mesa es importante que la espera entre plato y plato sea la menor posible, también en el servicio de banquetes deberá tenerse muy en cuenta este punto. Cierto es que uno de los factores que cabe destacar, es el número de comensales a servirse. En estos casos en que la cantidad de platos a servirse en un corto espacio de tiempo es considerable, optar por disponer dos o más puntos de entrega de platos (mesas de pase) es una buena solución. En realidad, dependiendo del menú que se escoja, cocina puede disponer de material adecuado para un servicio de gran volumen como los carros calientes, que permiten mantener a temperatura adecuada de servicio los platos ya emplatados, listos prácticamente para el pase.
Tipo de menú. En este punto, destacar que, no sólo es importante el tipo de menú que se escoja, sino como van a servirse los distintos platos. En los últimos años se ha detectado una importante evolución de los platos que se sirven en los banquetes. Cierto es que la mejora ha sido considerable en cuanto a maquinaria que permite mantener temperatura constante sin que los alimentos se resequen, el transporte adecuado de platos, etc. Todo ello ha derivado en una transformación de los platos servidos en los banquetes. Hoy por hoy, servir cualquier plato que se sirva en un servicio de restaurante convencional, puede servirse sin ninguna complicación en un banquete, sea cual sea el número de comensales asistentes.
El tipo de servicio de platos, entendiendo los distintos servicios que pueden realizarse durante el pase de los platos que forman el menú. Los más utilizados son el servicio emplatado con o sin campana, el servicio a la inglesa y el servicio a gueridón o a dos manos. Es importante destacar que según el servicio escogido, la brigada deberá tener conocimiento de las características del servicio, el material necesario para el mismo y contar con una gran coordinación con los compañeros.
> Recursos humanos necesarios para el desarrollo del servicio
El cálculo de recursos humanos necesarios para realizar un servicio correcto debe considerar aspectos como:
La cantidad de comensales a servir.
La cantidad de mesas.
El servicio de platos escogido.
Si debe realizarse el marcaje de los distintos platos o la mesa está previamente marcada.
Si todos los pases, incluido el de bebidas lo realiza el mismo camarero.
La categoría del banquete.
Cuanta mayor preparación y conocimientos sobre servicio tenga la brigada, mayor será su capacidad de servicio y atención de comensales. Sin lugar a dudas, el sinónimo de buen servicio es personal cualificado.Teniendo en cuenta los aspectos anteriormente relacionados, el número de comensales servidos por camarero suele situarse entre los 15 y 25 de mediana. Si la brigada cuenta con ayudantes y/o pasa vinos, esta cantidad puede verse aumentada.En cuanto a la categoría del banquete, mencionar que según el precio del cubierto la cantidad de personal de servicio también deberá ser distinta, consiguiendo de esta forma un aspecto diferenciador.
> Control del servicio
Es tarea del jefe de sala o el maître el control del servicio realizado. El dominio de los tiempos de servicio, escoger un servicio adecuado al acto y al tipo de platos y contar con una brigada cualificada, contribuyen a la realización de un servicio correcto. El maître no es más que el director de orquesta que está pendiente en todo momento de las notas que tocan sus músicos. Entender esta similitud permite al jefe de sala comprender que sin una buena dirección, entendiéndolo como una buena planificación, organización y control, el servicio no sería posible.
> Post-servicio o recogida
Una vez realizado el banquete la recogida de los espacios debe realizarse correctamente.
Desbarase de las mesas. El desbarase debe realizarse una vez los comensales hayan terminado el servicio. En algunos banquetes el servicio termina con un baile, que a veces se realiza en el mismo salón del acto. En estos casos se deberían dejar en la mesa las copas de agua y un servicio de agua para los comensales.
Recogida de mantelería. Nunca se debería recoger la mantelería de las mesas cuando los clientes están aún en la sala. Primero deberían retirarse el material que no ha sido desbarasado, seguidamente se retirarán las servilletas, el material desechable, la decoración y por último los manteles. El personal de lavandería agradecerá que en el retirado de mantelería no queden restos de comida, servilletas, papeles, etc. Se deberá tener especial cuidado cuando el servicio de lavandería es realizado por un servicio externo a la empresa.
Desmonte de la sala. El desmonte del esqueleto puede realizarse seguidamente al finalizar el servicio o en otro momento. Cada establecimiento pondrá las pautas a seguir en este aspecto. Algunos establecimientos realizan banquetes al mediodía y también en la misma sala banquetes de noche. Esto significa una gran organización no sólo de la brigada, sino también de todo el material que va a ser utilizado en los dos servicios. En estos casos, se realizará el cambio de esqueleto si fuera necesario y se seguirá con el montaje de mesas previsto.Estas pautas seguidas en la recogida varían en gran medida dependiendo de las instalaciones adaptadas al almacenaje de material y mobiliario.
Cada establecimiento y cada banquete son distintos, pero no todos los banquetes se realizan con gran éxito. Planificar, organizar, controlar y supervisar siguen siendo los cuatro vocablos comunes a todos ellos.
Roser Vives SerraProfesora Hostelería y TurismoJefe de SalaINS Escola d’Hoteleria i Turisme de Barcelona

BANQUETES COMERCIALIZACION

Banquetes
I. Comercialización

Resumen: La comercialización de banquetes abarca un gran abanico de temática a tratar. En el presente artículo se intentará reflexionar sobre la importancia de una buena comercialización de las diferentes ofertas que realizan distintos establecimientos de restauración, sin entrar en uno de los aspectos esenciales en la confección de las ofertas, como son los costes.
Entre muchas de las definiciones que se pueden encontrar de la palabra banquete, podemos quedarnos con una muy simple, que define el vocablo como “comida a la que concurren gran número de personas para la celebración de algún acontecimiento”. También podemos considerar como banquete aquellos eventos o servicios especiales de mesas de un número considerable de comensales, con un mínimo de unas 15 personas.
De todos es conocido que el servicio de banquetes es una de las actividades más realizadas y más rentables en las empresas de restauración, y partiendo de esta premisa, hablaremos sobre:
> Espacio disponible e infraestructura para la realización de banquetes.> ¿Qué tipo de ofertas se pueden ofrecer?> ¿Cómo se pueden ofrecer?
Espacio disponible y infraestructura para la realización de banquetes
Las características en cuanto a infraestructura de las empresas de restauración son múltiples y variadas. Existen empresas dedicadas única y exclusivamente a la realización de banquetes y eventos. Estas empresas cuentan con:
o Zona de recepción de clientes: aparcamiento, hall de entrada, …o Distintas salas de banquetes de diferentes capacidades.o Infraestructura adecuada a los distintos servicios como:
o Cocina de produccióno Cocinas de paseo Zona de office adecuada al volumen de producción…
o Gran capacidad de almacenaje de:
o Materia prima: perecedera y no perecedera.o Menaje de sala: vajilla, cristalería, cubertería y complementos.o Mobiliario: sillas y mesas.
Las empresas que realizan servicios de banquetes conjuntamente con el servicio de restaurante, también deberían disponer de infraestructura adecuada al servicio a realizar, pero en la mayoría de establecimientos se comparte el mismo espacio de cocina para el servicio de restaurante y el servicio de banquetes. En estos casos, la empresa debe ser consciente de las limitaciones que tiene para la realización correcta del servicio y saber actuar en consecuencia, adecuando sus limitaciones a los servicios ofertados.

¿Qué tipo de ofertas se pueden ofrecer?
El tipo de ofertas que el establecimiento puede ofrecer en el servicio de banquetes vendrá altamente condicionado por:
La infraestructura y equipamientos de que disponga el establecimiento .
Los recursos humanos de que disponga la empresa. Estos recursos pueden agruparse en:
Brigada de cocina.
Brigada de sala.
Brigada de limpieza: office, plonge y servicio de limpieza.
Personal de acogida: recepcionistas, azafatas, aparca-coches, etc.
Y por último, el tipo de servicio a realizar.
Una vez la empresa ha determinado los recursos con los que cuenta y el mercado al cual quiere dirigirse, puede empezar a definir que tipo de ofertas podrá ofrecer. En la realización de banquetes los más usuales son:
Aperitivos: se ofrecen canapés y tapas acompañado de bebidas aperitivos. Los aperitivos siempre preceden una comida o una cena.
Comidas y cenas: suelen ofrecer entrante, primer plato, segundo plato y postres acompañado de aguas y vinos. También se incluye el servicio de cafés y licores.
Cócteles: se ofrecen canapés y tapas acompañado de bebidas aperitivos. En este caso, no preceden comidas o cenas.
Lunch: similar al aperitivo, pero con un servicio más completo de ofertas. El servicio de lunch sustituye a un servicio de comida o cena. Puede ser realizado de pie o sentado.
Buffet: servicio de comida o cena en el cual se ofrecen un gran surtido de manjares fríos y calientes colocados en bandejas en mesas buffet. Los clientes se levantan de sus mesas y se sirven. El buffet puede estar asistido por camareros o personal de cocina.
Otros servicios: música y baile, servicio de barra, servicio de fotógrafo, etc.
¿Cómo se pueden ofrecer?
En este punto se tratará de exponer cómo se puede transmitir a los clientes potenciales lo que la empresa ofrece. En los establecimientos dedicados al servicio de banquetes disponen de un dossier informativo donde se reflejan todos los servicios que se ofrecen con sus correspondientes precios de venta.
¿Cómo se transmite esta información?
La información que se encuentra en el dossier debe transmitirse de una forma sencilla y clara para que el cliente entienda en una primera lectura los servicios que se venden y los precios de cada uno de ellos.
Aperitivos, cócteles, lunch y buffets
Cuando la empresa ofrece aperitivos, cócteles, lunch y buffets, una forma clara es nombrar todas las ofertas que se servirán, agrupadas en ofertas frías, calientes y bebidas, indicando el precio por persona del servicio completo. Las empresas pueden ofrecer distintas variantes a distintos precios. Ésta es quizás la fórmula más utilizada para estos tipos de servicio.
MenúsEn el servicio de menús para banquetes, existen distintas fórmulas, todas ellas válidas siempre y cuando quede bien estructurado y se indiquen correctamente los precios.Algunos ejemplos son:
Menús cerrados Cuentan con entrante y/o primer plato, segundo plato, postres y bebidas, aunque también pueden llegar a ofrecerse menús degustación que cuentan con un mínimo de cuatro platos más dos postres.Se relacionan los distintos menús, sin posibilidad de cambio de platos e indicando el precio por cubierto.
Menús cerrados con opcionesCuentan con una o dos opciones en cada grupo, para que el cliente pueda escoger entre estas opciones y determinar el menú a servir. Aquí también se relacionan los distintos menús y se indica el precio por cubierto.
Menús cerrados con suplementosIgual que el caso anterior, pero añadiendo suplementos según la opción escogida por el cliente. Es decir, el precio de menú es fijo y las opciones que ofrecen cuentan con un suplemento a añadir al precio del menú.En este caso, también se relacionan los distintos menús indicando el precio por cubierto.
Menús abiertosEn este caso, los platos se relacionan como si de una pequeña carta se tratara y el cliente escoge aquellos platos que crea más oportunos. Pueden ofrecerse de distinta forma:
Tipo carta, donde cada oferta tendrá su precio y cuando el cliente haya escogido, el precio por persona será la suma de cada una de las opciones escogidas.
Por grupos de platos, dando precio dentro de cada gama a diferentes grupos de platos y, al igual que en el caso anterior, una vez el cliente haya escogido, el precio por persona será la suma de cada una de las opciones escogidas.
El servicio de bebidasEs un servicio que puede marcarse fijo para cada menú, o bien puede ofrecerse también como distintas ofertas de vinos que estarán marcadas a un precio determinado cada grupo de bebidas. No sería de extrañar encontrar la oferta en forma de menús con opciones a escoger, con suplementos en forma de carta de bebidas, tal y como se ha comentado con anterioridad siguiendo el mismo esquema que los menús de platos.Normalmente el grupo de bebidas incluye aguas, vino blanco, vino tino y vino espumoso (cava o champagne). Para el servicio de aguardientes y licores para acompañar los cafés, normalmente se cuenta con una o varias opciones de carro de licores. Los precios se determinarán por persona, dependiendo de la categoría de aguardientes y licores que se incluyan en dichos carros. También hay establecimientos que ofrecen este servicio junto con el servicio de bebidas, aguas y vinos que acompañan las comidas.
Otros serviciosAlgunos de los servicios más comunes son:
Música y baile. Se determina si el establecimiento ofrece el servicio de música para acompañar la velada, discoteca, orquesta, etc. En este caso el precio no se determina por persona, se marca el precio global por servicio.
Servicio de barra. Este servicio puede ofrecerse de distintas formas:
Precio fijo, pactado con anterioridad. Se realiza el servicio hasta conseguir el precio fijado.
Precio por comensal. Se marca un precio medio por consumo de cliente.
Barra libre. Se cobra una vez realizado el servicio, según el consumo.
Servicio de barra a cargo de los mismos clientes. En este caso, no se pacta precio por servicio y son los mismos clientes que al consumir abonan el precio de cada bebida consumida.
Servicio de fotógrafo.Hay establecimientos que disponen de servicio de fotógrafo ofreciéndolo junto con los otros servicios. En estos casos, las empresas mantienen acuerdos con dichos fotógrafos pudiendo llegar a ser fichajes de exclusividad. El coste es por servicio, no por comensal.
Servicio de obsequios.En los banquetes de bodas, bautizos y otras celebraciones, es usual que los anfitriones regalen a sus invitados algún obsequio como recuerdo de la velada. Algunas empresas de restauración también disponen de este servicio para ofrecer a los clientes.
Servicio de flores y decoración de la sala.Este servicio puede ser incluido en el precio del menú o del aperitivo, aunque hay establecimientos que los ofrecen de forma separada, dependiendo de la cantidad y categoría de plantas que se utilicen para decorar las mesas y el local. El precio de este servicio será por comensal.
Según el tipo de banquete que se realice, también se puede ofrecer la opción del servicio de buffet después de realizado el servicio de comida o cena y el baile. Este buffet puede constar de platos fríos o platos fríos y calientes acompañado de bebidas. El precio de este servicio será por comensal.
Hay establecimientos que disponen de espacios como jardines y zonas de culto para la celebración de bodas, bautizos, etc. En estos casos, la empresa puede ofrecer el servicio cobrando un alquiler por dichos espacios.
En establecimientos donde el servicio de banquetes ser realiza de forma esporádica, dichas empresas no disponen de dossier informativo, pero si pueden ofrecer de forma impresa lo que se ofrece.Normalmente se trata de establecimientos de capacidad bastante limitada, pero que incluso pueden llegar a ofrecer menús un poco más elaborados como menús degustación.En estos casos, la comercialización se realiza de una forma más directa con el cliente, y muchas veces se trabajan los menús a partir de la carta de platos del establecimiento. El precio de las ofertas suele ofrecerse por comensal.Las fórmulas más utilizadas para mesas especiales son:
Aperitivo en mesa (poco variado) más un menú de dos o tres platos fijos y bebidas.
Aperitivo en mesa (poco variado) más un menú de dos o tres platos con una o dos variantes por plato y bebidas. En estos casos algunos establecimientos piden a los clientes que escojan cada plato de antemano para una mejor preparación y servicio.
Menú degustación.
Menú degustación con opciones, escogiendo a ser posible, de antemano las distintas opciones.
Entrantes variados compartidos por los comensales y un segundo plato fijo.
Entrantes variados compartidos por los comensales y un segundo plato con distintas opciones a escoger o no con anterioridad.
Sea cual sea la fórmula escogida por el establecimiento es importante que la información que se transmita sea clara y concisa y que no sea susceptible de confusión. El cliente debe quedarse con una sensación positiva, no sólo de los servicios que puede recibir, sino también de la buena organización interna de la empresa. La satisfacción del cliente contribuye en gran medida al éxito del servicio i así mismo de la empresa.
Roser Vives SerraProfesora Hostelería y TurismoJefe de SalaINS Escola d’Hoteleria i Turisme de Barcelona

Determinación del Consumo Promedio

Determinación del Consumo Promedio
Cualquier metodología obliga a conocer la estructura de costos y volumen para condicionar el consumo a generar la utilidad requerida.
Por ejemplo, un restaurante presenta los siguientes resultados mensuales (en millones); dispone de 150 puestos con una rotación diaria de 1,5. Presta servicio de almuerzos y comidas todos los días.
Descripción
Resultados
Costo Variable
Costo Fijo
Venta (millones)
$ 114.667


Alimentos
95.174


Bebidas
19.493


Costo de Ventas
38.769
0,3381

Alimentos
33.311
0,35

Bebidas
5.458
0,28

Utilidad Bruta
75.898


Gastos Operación
40.650


Nómina
20.850
0,02
18.557
Gastos Directos
1.500
0,01
353
Música
5.000

5.000
Mercadeo
1.800

1.800
Servicios
3.200

3.200
Administración
5.800
0,023
3.163
Mantenimiento
2.500

2.500
Utilidad Operacional
35.248


Cargos Fijos
8.200
0,01
7.053
Utilidad antes de Impuestos
27.048


Personas Atendidas
6.750


Consumo Promedio
16.988


Consumo Alimentos
14.100


Consumo Bebidas
2.888



Ventas $ 114.667
Costos Variable s 45.992
Margen de Contribución 68.674
Costos Fijos 41.626
Utilidad 27.048

De acuerdo a la información anterior, los factores determinantes de la utilidad de este restaurante son los siguientes:

Utilidad $ 27.048
Personas atendidas 6.750
Consumo promedio $ 16.988
Costo Variable 40,11%
Costo Fijo mensual $ 41.626

Si los Costos Fijos se incrementan en 10%, el número de personas atendidas se mantiene, los costos variables guardan la misma proporcionalidad y la utilidad requerida es de 32 millones, para el cálculo del consumo promedio, se debe calcular primero la venta requerida.



Si el número de personas atendidas se mantiene en 6.750 al mes, el consumo promedio es:
Consumo Promedio = Venta Requerida / Personas atendidas
Consumo promedio = $ 129.886 / 6.750 = 19.242

Se necesita incrementar el 13,27% el consumo actual para llegar a las ventas requerida. Si se mantiene la misma proporcionalidad en la Venta de A&B, los consumos respectivos se calculan de la siguiente manera:
Consumo Alimentos o Bebidas = Consumo Promedio * Proporción de Venta Alimentos o bebidas, según sea el caso

Consumo Promedio Alimentos = $ 19.242 * 0,83 = $ 15.971
Consumo promedio Bebidas = $ 19.242 * 0,17 = $ 3.271

Este último (Consumo Promedio Bebidas) también se puede determinar por complemento ($ 19.242 - $ 15.971 = $ 3.271).

Es importante conocer el comportamiento del Consumo Promedio Alimentos y Bebidas por servicio, es decir, almuerzo y cena. Para tal efecto es necesario establecer la proporción de la venta en almuerzo y cena, la proporción de venta de alimentos y bebidas en cada uno de los servicios y la rotación respectiva. Si el almuerzo representa el 35% de la venta total, 90% en venta de alimento y la rotación es de 0,6, el consumo promedio se calcula considerando la siguiente formulación:



Consumo Promedio Almuerzo = $ 16.837

Ahora, para determinar el Consumo Promedio Alimentos Almuerzo y el Consumo Promedio Bebidas Almuerzo, se procede así:

Consumo Promedio Alimentos Almuerzo = $ 16.837 * 0,9 = $ 15.153,

Y por diferencia,
Consumo Promedio Bebidas Almuerzo = $ 16.837 * 0,1 = $ 1.684

Respecto a la Cena, ésta representa el 65% de la venta total, el 79% en venta de Alimentos y una rotación de 0,9. Los cálculos del Consumo promedio Cena son los siguientes:




Consumo promedio Cena = $ 20.846

Para determinar el Consumo Promedio Alimentos Cena y Consumo Promedio Bebidas Cena, tenemos:

Consumo Promedio Alimentos Cena = $ 20.846 * 0,79 = $ 16.468

Consumo Promedio Bebidas Cena = $ 20.846 * 0,21 = $ 4.378

Elasticidad de la Demanda

Elasticidad de la Demanda

Los indicadores de elasticidad de la demanda determinan el efecto en la cantidad, demanda o volumen por una variación en los precios. Ej.: Si la tarifa de habitación se ha incrementado en 10% y la ocupación se ha disminuido en 5%, indica que por cada1% de incremento de tarifa, la ocupación se disminuye en 0,5%.

Una de las variables más importantes al fijar precios es considerar la elasticidad de la misma demanda, lo que permite crear márgenes de tolerancia al conocer la reacción que ha tenido la cantidad demandada al presentarse una variación en los precios.

La forma de calcular la elasticidad de la demanda es relacionar los comportamientos de incremento o disminución de demanda con el incremento o disminución de precios. La formula es la siguiente:

12Elasticidad de la Demanda=Variación en la Cantidad DemandadaVariación en el Precio'>

La interpretación del indicador resultante de la formula anterior, determina en qué proporción se ha afectado la cantidad demandada como producto de la variación en el precio.

Ej.: Un hotel de 120 habitaciones durante un año efectuó dos incrementos en la tarifa de habitación; el primero en Enero y el Segundo en Julio. La tarifa promedio en el primer semestre fue de $ 105.100 y se vendieron 14.040 habitaciones, teniendo un 65 % de ocupación. En el segundo semestre s obtuvo una tarifa promedio de $ 117.712 y se vendieron 14.472 habitaciones, teniendo un 67 % de ocupación. Para aplicar la formula de la Elasticidad de la Demanda, es necesario identificar las variaciones es ocupación y en precio así:

Variación en Ocupación= [(Ocupación Segundo Semestre/Ocupación Primer Semestre) -1]*100

Variación en Tarifa= [(Tarifa Promedio Segundo Semestre/Tarifa Promedio Primer Semestre) -1]*100

Entonces:

Variación en Ocupación=[(14.472/14.040) -1] *100
= 3.08%

Variación en Tarifa= [($ 117.712/ $ 105.100) -1] *100
= 12%

Calculadas las diferentes variaciones, se asocian para calcular la Elasticidad de la Demanda

12Elasticidad de la Demanda=3,08 %12 %'>

= 0,26 %

La relación anterior indica que el efecto en la ocupación por in incremento en la tarifa es de 0,26, lo que interpreta que por 1% de incremento en la tarifa la ocupación se aumenta en 0,26%. Esta situación se considera favorable, ya que al incrementar la tarifa a la vez se incrementa la ocupación, aunque no en la misma proporción, produciendo una elasticidad entre cero y uno.

Cuando la elasticidad es mayor a uno indica que la proporción en la variación de la ocupación es mayor a la variación en la tarifa. Ej.: Al presentarse un incremento en la tarifa del 12% y el incremento de la ocupación es del 15%, genera una elasticidad de 1,25. Esta relación indica que por un 1% de incremento d tarifa habitación la ocupación se aumentó en 1,25%. Esta situación es favorable y crea un buen margen d tolerancia para el incremento de precios.

Si al incrementar la tarifa de habitación y la ocupación se mantiene se produce una elasticidad de cero, lo que se interpreta como “demanda rígida”, es decir, que a pesar del incremento en la tarifa la ocupación es la misma. Esta situación es favorable, pero a la vez vulnerable, ya que no crea el margen de tolerancia necesario para incrementar las tarifas. Si esta situación se repite cada vez que se incrementa la tarifa, es posible que se llegue a generar disminución de ocupación por dichos incrementos, produciendo elasticidades negativas o menores de cero. Es el caso que al incrementar una tarifa en 10% se produzca una disminución en la ocupación del 5%, generando un índice de -0,5%.

En los casos anteriores se parte de cómo un incremento de la tarifa ha afectado la ocupación. También el concepto de elasticidad se aplica para determinar cómo una “disminución de tarifa” condiciona variaciones en la ocupación. Ej. Si un hotel disminuye la tarifa en 10% y la ocupación se aumenta en 15%, la elasticidad es de 1,5 e indica que por cada 1% de disminución en la tarifa la ocupación aumenta en 1,5%. Este comportamiento se presenta cuando la política es aumentar la ocupación a costa de disminuir la tarifa de acuerdo con las mismas condiciones del mercado, o mantener la ocupación como resultado de disminuir la tarifa. Ej. Disminuir la tarifa en un 10% y mantener la misma ocupación, presentando una situación desfavorable.

De este tipo de comportamiento se deriva la situación más extrema desfavorable que se presenta al disminuir la tarifa también se disminuye la ocupación, es decir, ambas situaciones son negativas. Esta situación es la más compleja, ya que produce un deterioro de los resultados y rendimientos. Ej. Disminuir la tarifa en un 10% y a la vez la ocupación se disminuye en un 8%. Este comportamiento produce una elasticidad de 0,8 que indica que por una disminución de la tarifa en un 1%, la ocupación se disminuye en un 0,8%

El interpretar adecuadamente los indicadores de elasticidad de la demanda proporciona los elementos para acomodar la política de precios a las condiciones del mercado y reacciones de la cantidad demandada.

Para el caso de A&B se toma como parámetro general de comportamiento de los precios el consumo promedio que resulta de dividir la venta entre el número de personas atendidas o consumo. Ej. Si el consumo promedio de tres meses es de $ 15.600 correspondiente a 5.850 atendidas y en los siguientes tres meses el consumo promedio es de $ 17.472 como efecto de un incremento de precios y se atendieron a 6.435 personas. El incremento del consumo en 12% se asocia a un incremento de demanda de 10%, generando una elasticidad de 0,83.

Para efecto de calcular la Elasticidad de la Demanda en A&B, es recomendable utilizar los cálculos de “Índices de Precios y Cantidades” que se utiliza para un grupo de productos. Ej. Un restaurante durante dos meses ha vendido $ 39.312.500 como resultado de vender 2.265 productos específicos, lo que produce un precio promedio por productos de $ 17.357. Los dos meses siguientes se incrementaron los precios y se logró una venta de $ 44.586.400, al venderse2.287 productos a un precio promedio por producto de $ 19.496. De acuerdo con esta información el precio promedio se incrementó en 12,32% (($ 19.496/$17.357)-1*100), y la cantidad de productos se incrementó en 0,97% ((2.287/2.265)-1*100). Estas variaciones determinan una elasticidad de la demanda de 0,078%.
Al aplicar los Índices de Precios y Cantidades ponderados en el caso anterior se debe determinar el grupo de productos. El siguiente cuadro muestra la formación de los productos objeto de estudio (parte de la carta) que se agrupan en pastas, pollo, carnes y pescados:

Grupo
Po Qo Ventas
Pt Qt Ventas
PtQo
PoQt
Pastas
Pollos
Carnes
Pescados
14.500 150 2.175.000
16.200 820 13.284.000
18.100 950 17.195.000
19.300 345 6.658.500
16.700 120 2.004.000
18.100 950 17.195.000
20.200 815 16.463.000
22.200 402 8.924.400
2.505.000
14.842.000
19.190.000
7.659.000
1.740.000
15.390.000
14.751.500
7.758.600
2.265 39.312.500 2.287 44.586.400 44.196.000 39.640.100
Consumo Promedio
$ 17.357 $ 19.496
Como se aprecia, a cada grupo se la determina el precio base (Po) y la cantidad base (Qo) que representa el movimiento de dos meses. Al incrementar los precios (Pt) se definen las cantidades generadas (Qt) en los dos meses siguientes. Los Índices de Precio se ponderan por cantidades y los Índices de Cantidades se ponderan por precios. Estas combinaciones generan las formulas matemáticas de Laspeyres, Peasche y Ficher.

Para calcular los Índices de Precios se toman las siguientes formulaciones:

12Indice de Precios Laspeyres=PtQo/PoQo'>

12Indice de Precios Peasche=PtQt/PoQt'>

12Indice de Precios Ficher=IPL*IPP'>

Al aplicar las anteriores formulas, tenemos:

12IPL=44.196.000/39.312.500=1,1242=12,42% de Incremento'>

12IPP=44.586.400/39.640.100=1,1248=12.48% de Incremento'>

12IPF=1,1242*1,1248'>

= 1,1245 = 12,45% de Incremento


Para calcular los Índices de Cantidades se toman las siguientes formulaciones:

12Indice de Cantidades Laspeyres=QtPo/QoPo'>

12Indice de Cantidades Peasche=QtPt/QoPt'>

12Indice de Cantidades Ficher=IQL*IQP'>

Al aplicar las anteriores formulas, tenemos:

12IQL=39.640.100/39.312.500=1,0083=0,83% de Incremento'>

12IQP=44.586.400/44.196.000=1,0088=0,88% de Incremento'>

12IQF=1,0083*1,0088'>

= 1,0085 = 0,85% de Incremento

Para calcular la Elasticidad de la Demanda se toman los respectivos índices representados en porcentaje.

Elasticidad de la Demanda = 0,85% / 12,45

= 0.068

En este caso se podría interpretar que el comportamiento identifica una demanda rígida por el acercamiento a cero del indicador.

La metodología de Índices Ponderados es útil para ser aplicada a diferentes sectores de la carta de A&B y así verificar en qué productos su cantidad demandada es afectada por el incremento de los precios.

Determinación de Precios en Hoteles
Las diferentes variables que se deben considerar cono la estructura de costos, el impacto en el mercado y la competencia crean el entorno en que se fundamentan la determinación de precios constituyéndose en una de las decisiones más difíciles que debe afrontar la gerencia de una operación hotelera. Si el precio es muy alto, es posible que afecte sensiblemente la demanda en razón de la elasticidad característica de la misma. Si el precio es muy bajo generaría un incremento sustancial de la demanda creando a la vez un aumento de costos variables e inclusive disminuyendo el margen de contribución produciendo un alto desgaste administrativo reportando una utilidad no representativa con dicho esfuerzo.
Son estas las situaciones que se ventilan continuamente al decidir cuál debe ser la tarifa de habitación y los precios de A&B. Siempre se enmarca la determinación de precios entre la productividad que responde a la utilidad requerida y estructura de costos y la competitividad respecto a otros establecimientos.
Existen métodos que proporcionan claridad en el juego de variables y factores que faciliten la racionalidad en determinar acertadamente la tarifa de habitación y precios en A&B, pero es importante considerar que ningún método ofrece garantía total en obtener la maximización de la utilidad debido precisamente a la aleatoriedad en el comportamiento de la demanda que en la mayoría de las situaciones afectan los pronósticos de ventas estimados.
Por tradición, en muchos hoteles se fijan precios aplicando métodos informales, más por intuición de cuanto el huésped estás dispuesto a pagar y cuanto están cobrando otros establecimientos. Estas prácticas, alejadas de la realidad financiera generan altos riesgos operacionales, mediocridad en el servicio y deterioro en la utilidad.
Por lo anterior, se puede afirmar que una política de precios inapropiada genera consecuencias muy negativas en los resultados operacionales. Los casos más frecuentes son los siguientes:
· Si la tarifa de habitación es muy alta respecto a la competencia, a la capacidad de pago del consumidor y percepción del servicio, lo más obvio que suceda es la inmediata disminución de la ocupación y a la vez, produce un posicionamiento inadecuado del producto en el mercado (hotel caro y malo).
· Si la tarifa de habitación es alta respecto a la competencia, pero responde a la percepción y a los estándares de servicio, el efecto es una disminución de la ocupación pero con un adecuado posicionamiento del producto en el mercado (hotel caro per muy bueno o excelente).
· Si la tarifa de habitación es baja respecto a la competencia y con altos estándares de servicio se producirá un aumento en la ocupación pero con un incremento de costos variables que afectan la productividad y, en muchos casos, el posicionamiento en un mercado que no corresponde a los estándares de servicio.

Estos planteamientos demuestran que la determinación de precios no puede responder a acciones caprichosas, espontaneas ni aleatoria. La responsabilidad de la gerencia es lograr una política de precios que se asocie a la misma situación del mercado y genere la productividad requerida. El combinar estas variables no es fácil, ya que en la generalidad de los casos se percibe un conflicto de políticas entre las de mercado y las de productividad; por tal razón, la combinación en la diversidad de productos y valores agregados genera el vehículo para lograr la coherencia entre las políticas de mercado y de productividad.
En hoteles y restaurantes la política de producto es indispensable para conciliar el posicionamiento ante el mercado, la competencia y los objetivos de productividad. Esta política de producto es la que requiere de la creatividad para proporcionar al cliente los valores agregados que incentiven el consumo de productos. Lo anterior establece que una política de precios acertada debe considerar la forma en que se motive a la demanda al consumo derivado. Este criterio se basa en cómo lograr que al consumir un producto te genere el consumo de otro produciendo una cadena de facturación que al promediarla se genera el consumo promedio requerido. Dentro de la cadena de facturación el consumidor obtiene productos a muy buen precio y otros a un precio más alto o con mejor margen de utilidad.

Esta política de producto facilita la comercialización y dinamiza la promoción ante el mercado. El disponer de verdaderos valores agregados en la misma tarifa de habitación o en los precios de A&B produce un mantenimiento continuo en el mercado y la generación de huéspedes frecuentes y leales al producto. De lo anterior se deduce que toda política de precios debe lograr los siguientes objetivos:

· Que la fijación de precios corresponda a la planificación de la utilidad y así obtener los rendimientos requeridos a la operación.
· Que la fijación de precios corresponda a la percepción del servicio por parte del mercado y a los requisitos de calidad.
· Que la fijación de precios corresponda al nivel de competencia de la oferta existente.

Para que se cumplan estos objetivos es necesario que las condiciones del mercado sean adecuadas en el sentido de la concentración de la oferta y comportamiento de la demanda. Al existir descompensaciones entre la oferta y la demanda en el área, se producen efectos inmediatos en la determinación de precios. Si la demanda sobrepasa la oferta o disponibilidad de habitaciones se presenta incremento de precios, creando el riesgo de cobrar por servicios que no corresponden a la calidad. Si la oferta sobrepasa la demanda, la reacción inmediata es la reducción de precios, generando la oportunidad de obtener servicios de excelente calidad por precios competitivamente bajos. Es claro que la política de precios debe conciliar con estas situaciones que son propias del negocio hotelero al considerar las siguientes características:

· La concentración de la oferta de alojamiento es rígida
· El comportamiento de la demanda de alojamiento es elástica

Al combinar estas características se produce la estacionalidad en el negocio hotelero en el que se identifican épocas en que la demanda supera la disponibilidad y viceversa. La política de precios debe responder adecuadamente a estas variaciones de demanda o elasticidades.

Todas las variables enunciadas y comportamientos demuestran la importancia de la determinación de precios, convirtiéndose este tipo de decisiones en críticas y prioritarias en la gestión gerencial de la operación hotelera.

Métodos Generales para la determinación de precios en A&B

Métodos Generales para la determinación de precios en A&B

Dentro de los métodos para la determinación de precios en A&B, se consideran los “informales” o aquellos que no se basan en el concepto de costos para llegar al precio que se le debe aplicar al producto. Estos métodos informales se fundamentan básicamente en verificar a qué precios la competencia coloca el producto en el mercado. Es el caso típico en los restaurantes en que el criterio para constituir los precios de la carta es de acuerdo con los precios del vecino. Hacen parte de los métodos informales la intuición del administrador en considerar en cuanto el cliente está dispuesto a pagar por el producto, o muchas veces se aplica la teoría de “prueba y error” para verificar la reacción del cliente en cuanto su apreciación del precio y lo que recibe por ello.

La metodología clásica para la determinación de precios está fundamentada en la estructura de costos. La teoría general se basa en que el precio del producto se forma al sumarle a los costos del producto la utilidad. Esta metodología es viable en la medida en que se identifique claramente la asignación de costos directos e indirectos al producto en forma individual o específica. El asignar los costos directos al producto no implican mayor complicación, pero los costos indirectos si presentan la limitante de asignarse al producto de acuerdo con el mismo volumen, es decir, entre mayor volumen en menor la asignación de éstos a cada producto. Esta situación hace que en la industria hotelera y manufacturera en general, la determinación de precios sea crítica en la medida en que la capacidad de producción está subutilizada con respecto a la cantidad demandada.

En la práctica empresarial, la metodología más común para determinar los precios se orienta en aplicar un “factor” a una “base de costos”. La base de costos es identificar claramente que parte de los elementos del costo son perfectamente medibles al producto y el factor es el margen que éstos elementos representan de la venta para cubrir los demás gastos y generar utilidad. Si en una industria manufacturera el costo de producción representa el 42% de la venta y los demás gastos representan el 35% para generar una utilidad del 23&, la base del costo es el mismo costo de producción y el factor es el 42%. Esta metodología es conocida como “gross margin method” o “cost-plus pricing” o “ingredient mark-up”.

Al asociar el factor con el 100% de la venta, se calcula un multiplicador que representaría el precio de venta al aplicarle el multiplicador a la base de costo. Por ejemplo, si la base de costo representa el 42% del la venta, el multiplicador se calcula de la siguiente forma:

Multiplicador = 1 / factor
Multiplicador = 1 / 0,42 = 2,38

Esto indica, que el multiplicador es el inverso del factor. El cálculo del precio resulta de multiplicar el costo de producción de un artículo por 2,38. Si el costo de producción es $ 555 el precio de venta debe ser $ 1.321 ($ 555 x 2,38).

Al aplicar esta metodología para el caso de los A&B, la base del costo es el costo de la materia prima o “costo de venta de alimentos o bebidas”, y el factor es el porcentaje del costo de venta con respecto a la venta. Un restaurante dispone de la siguiente estructura:

Venta total 100%
Alimentos 82%
Bebidas 18%

Costo de Venta 34%
Alimentos 35%
Bebidas 28%

Utilidad Bruta 66%
Otros Ingresos 2%
Gastos de Operación 38%
Utilidad antes de cargos fijos 30%
Si ésta es la estructura que se define como base para la determinación de precios, se toma como base de costo de venta y como factor el porcentaje de costo de venta que es de 35% para alimentos y 28% para bebidas. A cada uno se le calcula el multiplicador así:
Multiplicador alimentos = 1 / 0,35 = 2,86
Multiplicador bebidas = 1 / 0,28 = 3,57
Para determinar el precio de cada producto se le aplica al costo de materia prima (receta estándar<9 el multiplicador y el resultado se compara con el precio de la competencia. Otra forma de aplicar la formulación es:
Precio = base de costo / factor
Precio alimento = costo materia prima alimentos / factor
Precio bebidas = costo materia prima bebidas / factor
Si el costo de la materia prima de un producto es de $ 4567 y el factor (porcentaje de costo de venta alimentos) es de 35%, el precio se calcula de la siguiente manera:
Precio alimentos = $ 4567 / 0,35
Precio alimentos = 13.049
Esta misma formulación es la aplicada para calcular los precios de productos en la operación de A&B en hoteles o restaurantes en que se determina claramente la estructura y participación del costo de venta, nómina y otros gastos con respecto a la venta para generar la utilidad departamental.
Se parte de esta metodología para definir los precios de A&B, pero no garantiza que al aplicarlo se cumpla la estructura requerida. Se cumplirá si la estructura de costos fuera totalmente variable, pero existe una concentración importante de costos fijos cuyo cumplimiento se logra condicionado al volumen. Entre mayor sea el volumen de personas atendidas, los costos fijos por persona son menores. Por ejemplo, un restaurante cuyos costos fijos son $ 12 millones y solo atiende de lunes a viernes, los costos fijos diarios son de $ 600.000 y los costos variables son el 40% de la venta.
El siguiente cuadro calcula para cada día de lunes a viernes la utilidad por persona. El Lunes atendió 70 personas con un consumo promedio de $11.435, generando un Margen de Contribución (Precio de Venta Unitario – Costo Variable Unitario) por persona de $6.861; como los Costos Fijos diarios son de $ 600.000, al aplicarlos por persona se calcula $ 8.571 ($ 600.000 / 70 ), generando el Lunes una Utilidad por persona de < 1.710 >. Así se calcula sucesivamente cada día verificando el impacto de los Costos Fijos por “persona atendida”, dependiendo del “Número de Personas Atendidas”.
Movimiento Semanal Restaurante:
DESCRIPCIÓN
Lunes
Martes
Miércoles
Jueves
Viernes
TOTAL
Personas Atendidas
70
120
110
140
165
605
Consumo Promedio
11.435
12.002
11.890
11.910
12.321
11.982
Costo Variable
4.574
4.801
4.756
4.764
4,928
4.793
Margen de Contribución
6.861
7.201
7.134
7.146
7.393
7.189
Costo Fijos por Persona
8.571
5.000
5.455
4.286
3.636
4.959
Utilidad por Persona
-1.710
2.201
1.679
2.860
3.756
2.230
% de Utilidad
-14.96%
18.34%
14.12%
24.02%
30.49
18.61%
Método de Costo-Volumen-Utilidad
Las relaciones de costo-volumen-utilidad son utilizadas ampliamente para definir precios de productos específicos. Si se conoce claramente para un producto sus costos variables, costos fijos, volumen de venta y utilidad requerida, solo se necesita aplicar la siguiente fórmula:
Esta fórmula es útil para el cálculo del precio en eventos especiales, festivales gastronómicos, paquetes turísticos, seminarios, congresos. Por ejemplo, un hotel está organizando un evento especial para el día de la MADRE; al calcular los costos fijos y variables se obtuvo la siguiente relación:
Costos Fijos Costo Variable
Música
$ 2.000.000
Maestro de Ceremonia
500.000
Nómina Evento
500.000
Publicidad
800.000
Total Costo Fijo
$ 3.800.000
Costo Buffet por Persona
$ 5.200
Regalo
2.000
Total Costo Variable
$ 7.200



Para calcular el precio que se debe cobrar para este evento se elabora primero la siguiente tabla.
Costo por persona.- evento “Día de la MADRE”
Personas Atendidas
50
70
90
110
130
150
170
190
220
Costo Variable por Persona
7.200
7.200
7.200
7.200
7.200
7.200
7.200
7.200
7.200
Costo Fijo por Persona
76.000
54.286
42.222
34.545
29.231
25.333
22.353
20.000
17.273
Costo por Persona
83.200
61.486
49.422
41.745
36.431
32.533
29.553
27.200
24.473
El salón disponible para este evento tiene capacidad para 250 personas. El propósito de elaborar la tabla del cuadro anterior es calcular el “costo por persona” de acuerdo al número de personas que podrían asistir al evento comenzando por 50 personas y terminando con 220. Se aprecia en la tabla que no importa en número de personas atendidas el Costo Variable es de $ 7.200 y el Costo Fijo por persona va disminuyendo a medida que se aumenta la asistencia. Es así como el Costo Fijo por persona si asisten 50 personas es de $ 76.000 y si asisten 220 es de $17.273. Con lo anterior se deduce que el éxito del evento está condicionado a que asistan el número posible de personas que quepan en el salón. De igual forma, la definición de precio se asocia a determinar en número de asistentes que asegure el cubrimiento de Costos Fijos.
El siguiente paso es definir los precios de la competencia. Otros hoteles están ofreciendo un producto similar por $ 42.000 por persona. Al conocer este dato se calcula el punto de equilibrio partiendo del precio de la competencia aplicando la siguiente fórmula:
Es de anotar que “Punto de Equilibrio” es aquel nivel de ventas en el cual la utilidad es igual a cero. Este Punto de Equilibrio se transforma en un margen crítico de seguridad indicando la capacidad utilizada de la capacidad instalada para que el establecimiento no obtenga ni perdidas ni ganancias, pues por debajo de ese punto entraría en el área de perdidas mientras que por encima de dicho punto, entraría en el área de ganancias. También es importante anotar el término “Margen de Contribución”, que es la parte del precio de venta que una vez recuperados los Costos Variables, contribuye a recuperar los Costos Fijos y luego generar utilidades (Margen de Contribución = mc = Precio de Venta Unitario – Costos Variables Unitario).
Aclarados los términos anteriores, y siguiendo con el Evento del Día de la Madre, lo anterior indica que si se cobra lo mismo de la competencia se requiere de 109 personas para lograr el punto de equilibrio. A este nivel de información se conforma la primera ruta crítica, es decir, que en este momento se toma la decisión de hacer el evento o no, dependiendo del número de personas para llegar al punto de equilibrio. Es obvio, que si el punto de equilibrio es demasiado alto al cobrar lo mismo de la competencia, el riesgo de realizar el evento y obtener perdidas es igualmente alto. En este caso, las 109 personas que se requieren es un riesgo tolerable.
Identificado el punto de equilibrio se determina la utilidad requerida, que este caso se ha estipulado en $ 3.000.000. Los organizadores han estimado que la asistencia es de 180 personas. Con esta información se calcula el precio de la siguiente manera:


+ 7200 = $ 44.978
Evaluando la situación, los organizadores dudan que se logre obtener la asistencia de 180 personas si el precio es de $ 44.978; es necesario disminuirlo a $ 43.000 para asegurar la asistencia. Si es así, el número de personas que se requiere para llegar a este objetivo se calcula de la siguiente forma:



Con esta información se calcula el punto de equilibrio con el precio de Venta de $ 43.000

La conclusión es que es posible realizar el evento y obtener fácilmente 106 asistentes para lograr el Punto de Equilibrio. A partir de este volumen, se logra utilidad y si en número de asistentes es de 190 se obtiene la utilidad deseada de $ 3.000,000. El siguiente cuadro calcula la utilidad del evento de acuerdo al número de asistentes y considerando un Precio de Venta de $ 43.000
Utilidad Evento Día de la Madre
Personas Atendidas
50
70
90
110
130
150
170
190
220
Precio por Persona
43.000
43.000
43.000
43.000
43.000
43.000
43.000
43.000
43.000
Venta total
2.150.000
3.010.000
3.870.000
4.730.000
5.590.000
6.450.000
7.310.000
8.170.000
9.460.000
Costo. Varia. por Pers.
7.200
7.200
7.200
7.200
7.200
7.200
7.200
7.200
7.200
Costo. Varia. Total
360.000
504.000
648.000
792.000
936.000
1.080.000
1.224.000
1.368.000
1.584.000
Costo Fijo Total
3.800.000
3.800.000
3.800.000
3.800.000
3.800.000
3.800.000
3.800.000
3.800.000
3.800.000
Costo Total
4.160.000
4.304.000
4.448.000
4.592.000
4.736.000
4.880.000
5.024.000
5.168.000
5.384.000
Utilidad del Evento
<2.010.000>
<1.294.000>
<578.000>
138.000
854.000
1.570.000
2.286.000
3.002.000
4.076.000