CONTABILIDAD DE COSTOS

TECNOLOGO EN GASTRONOMIA
CONTABILIDAD DE COSTOS
Introducción:
¿Qué es la contabilidad de costes?

La contabilidad de coste es una rama de la contabilidad que analiza cómo se distribuyen los costes y los ingresos que genera una empresa entre:
Los diversos productos que fabrica / comercializa o los servicios que ofrece.
Entre sus diferentes departamentos de la empresa.
Entre sus clientes.
Con ello, trata de ver cual es el coste de cada producto, de cada departamento, de cada cliente…, y ver que rentabilidad obtiene de cada uno de ellos.
Veamos un ejemplo: supongamos una empresa elabora alimentos y bebidas y presta el servicio correspondiente.
La contabilidad general nos permite conocer a cuanto ascienden los gastos de personal, de materia prima, de suministros, de amortizaciones, etc., y a cuanto ascienden los ingresos totales.
La contabilidad de costes, en cambio, nos dirá cuanto le cuesta a la empresa transformar la materia prima en productos terminados; de ese coste, que parte corresponde a consumo de materia prima, que parte a mano de obra, que parte a amortización de equipos, etc.
También nos permite saber que margen obtiene la empresa de cada tipo de alimentos y/o bebidas, cuales son los más rentables y en cuales pierde dinero.
Además, nos dirá como se distribuyen los gastos de la empresa entre los diversos departamentos (compras, producción, ventas, administración, etc.).
En definitiva, mientras que la contabilidad general analiza la empresa en su conjunto, la contabilidad de coste permite analizar en profundidad los ingresos que se han generado y los costes que se han producido.
La contabilidad de costes permite:
Conocer en que costes incurre la empresa en cada fase de elaboración de sus productos.
Valorar las existencias de productos en curso, semiterminados y terminados (en función de los costes en los que hasta ese momento hayan generado).
Detectar posibles actividades, productos o clientes en los que la empresa pierde dinero.
Fijar los precios de venta conociendo que margen obtiene en cada producto.
La información que elabora la contabilidad general (balance, cuenta de resultados, estados y origen de aplicación de fondos, etc.) va destinada tanto a la propia empresa como a agentes externos (accionistas, Hacienda, Registro Mercantil, entidades financieras, etc.), mientras que la información que genera la contabilidad de costes va dirigida únicamente a los órganos internos de la empresa.
Sus destinatarios son la dirección de la empresa y los responsables de los distintos departamentos con vista a que puedan conocer en profundidad cómo evolucionan los diversos costes e ingresos, en qué medida se apartan de los presupuestos, así como los motivos de estas desviaciones, cuales son las actividades rentables y en cuales se pierde dinero, etc.
Mientras que la contabilidad general tiene unas normas y criterios muy determinados, que son de obligado cumplimiento para todas las empresas, en la contabilidad de costes cada entidad tiene plena libertad para establecer aquel sistema que mejor se adapte a sus necesidades (de hecho, muchas empresas no aplican ningún sistema de contabilidad de costes).
















Tipos de costes

Los costes de una empresa se pueden clasificar en función de diversos criterios.
1.- Según su modalidad:
Materias primas, otros aprovisionamientos, costes de personal, servicios exteriores, amortizaciones, costes financieros, provisiones, etc.
2.- Según se puedan asignar o no de manera objetiva a un producto determinado:
Coste directo: aquél que se puede repartir objetivamente entre los distintos productos, ya que se sabe con total precisión en que medida cada uno de ellos es responsable de haber incurrido en este coste.
Por ejemplo, si una empresa fabrica refrescos y galletas, el coste de las botellas es un coste directo de los refrescos (las galletas no se suelen embotellar).
Si esta empresa tiene una máquina dedicada exclusivamente a empaquetar galletas, el coste de esta máquina (su amortización) es un coste directo imputable a las galletas.
Coste indirecto: aquél que no se puede repartir objetivamente entre los diversos productos, ya que no se conoce en que medida cada uno de ellos es responsable del mismo. Para poder distribuirlo habrá que establecer previamente algún criterio de reparto, más o menos lógico.
Por ejemplo, en la empresa anterior el consumo eléctrico se debe tanto a la fabricación de refrescos como a la de galletas. Para poder distribuir este coste entre dichos productos habrá que establecer algún criterio de reparto (por ejemplo, horas de funcionamiento de cada línea de producción).
El alquiler de la nave industrial (en la que se elaboran ambos productos) también es un coste indirecto. También habrá que establecer algún criterio de reparto (por ejemplo, porcentaje de la superficie de la nave dedicada a cada actividad).
Por cierto, si la empresa utilizara distintas naves para fabricar cada producto, el alquiler de cada una de ellas sería en este caso un coste directo (se asignaría al producto que en ella se fabrique).
La empresa es libre de establecer los criterios de distribución que considere oportuno, con el único requisito de que sean criterios lógicos (guarden relación con la generación del coste que se va a distribuir).
Por ejemplo, en el caso del alquiler de la nave industrial en la que se elaboran ambos productos, parece preferible utilizar como criterio de reparto el porcentaje de superficie dedicada a cada actividad, antes que, por ejemplo, el % que sobre el total de las ventas de la empresa representa cada producto.

La empresa podrá establecer criterios de reparto diferentes para los diversos costes indirectos:
Por ejemplo, el coste del alquiler en función de la superficie ocupada; el coste de electricidad en función del número de horas de funcionamiento de cada línea de producción; el salario de los vendedores en función del volumen de ventas de cada producto o del número de clientes, etc.
Los costes serán directos o indirectos dependiendo del tipo de compañía, de la actividad que realice, de cómo esté organizada. Puede ocurrir que un coste sea directo para una empresa e indirecto para otra, y viceversa:
Ya hemos señalado en el ejemplo anterior que si la empresa utiliza naves industriales diferentes para cada producto, este coste deja de ser indirecto y pasa a ser un coste directo.
También, el que un coste sea directo o indirecto puede depender de los sistemas de medición y control que tenga la empresa:
En la empresa del ejemplo hemos calificado el consumo eléctrico como un coste indirecto. Sin embargo, si cada línea de producción dispusiese de un contador de consumo eléctrico se podría saber con exactitud que parte de este gasto corresponde a la fabricación de refrescos y que parte a la de galletas, en cuyo pasaría a ser un coste directo.
3.- Según varíen o no con el nivel de actividad de la empresa:
Coste fijo: aquél que no varía con el nivel de actividad de la empresa.
Por ejemplo el alquiler de la oficina (fabrique la empresa una cantidad u otra, tendrá que pagar el mismo alquiler).
La amortización de la maquinaria será también un coste fijo, ya que no depende del volumen de actividad.
Coste variable: aquél que sí varía con el nivel de actividad.
Por ejemplo, el coste de los envases de vidrio dependerá del volumen de actividad: si la empresa fabrica más refrescos tendrá que comprar más botellas.
También hay costes que tienen una naturaleza mixta: pueden ser semifijos o semivariable.
Coste semifijo: aquél que evoluciona escalonadamente. En principio se comporta como un coste fijo hasta que la actividad alcanza un determinado nivel, momento en el que se produce un incremento brusco del mismo. A partir de ahí se vuelve a comportar como un coste fijo hasta que nuevamente la actividad alcanza otro nivel determinado.
Por ejemplo, una empresa dispone de un solo camión para la distribución de su producción. El coste de este camión (su amortización) se comporta como un coste fijo.
No obstante, si esta empresa crece, llegará un momento en el que un solo camión no le resultará suficiente y tendrá que comprar un segundo camión. En este momento el coste de amortización se duplicará.
Coste semivariable: aquél que tiene una parte fija y otra variable.
Por ejemplo, en la factura del teléfono hay un importe fijo (conexión) y una parte variable (en función del consumo).
4.- Según ya se haya incurrido en los mismos o estén todavía pendientes:
Coste potencial: aquél en el que la empresa todavía no ha incurrido, y va a depender de la decisión que tome la empresa.
Coste incurrido: aquél que ya se ha producido.
Veamos un ejemplo:
Una empresa estudia la posibilidad de lanzar una nueva línea de productos y para ello encarga un estudio de mercado. Una vez que tenga este informe tendrá que tomar la decisión de seguir o no adelante. Si decide seguir, tendrá que alquilar una nueva nave industrial para elaborar este producto.
El alquiler de esta nave es un coste potencial: se incurrirá o no en el mismo dependiendo de la decisión que tome la empresa.
El coste del estudio de mercado es un coste ya incurrido (ya se ha producido).
Una vez que haya recibido este informe, si la empresa quiere analizar la rentabilidad que puede obtener de este proyecto, tendrá que comparar los ingresos estimados con los costes potenciales. En este análisis ya no hay que incluir los costes incurridos (estos ya se han producido, con independencia de que el proyecto siga adelante o no).



Distintos métodos de control de costes

Hemos comentado anteriormente que la contabilidad de coste trata de distribuir los costes incurridos por la empresa entre los diversos productos / servicios que fabrica / comercializa.
Las empresas pueden aplicar diversos métodos para realizar este reparto. Según repartan entre los productos la totalidad de los costes o sólo una parte, distinguiremos entre:
Métodos de costes parciales: sólo distribuyen entre los productos ciertas categorías de costes.
Métodos de costes totales: distribuyen la totalidad de los costes.
a) Métodos de costes parciales
Estos métodos sólo distribuyen determinadas categorías de costes.
El resto de costes no distribuidos se consideran gastos del ejercicio y se llevan directamente a la cuenta de resultado.
Dentro de esta categoría se pueden distinguir los siguientes métodos:
Método de costes directos: imputa a los productos únicamente los costes directos.
Método de costes variables: imputa únicamente los costes variables.
La ventaja de los métodos parciales es su sencillez (y por ello, son métodos más baratos de implantar y de gestionar), sin embargo, la información que facilitan es de menor calidad la que ofrecen los métodos de costes completos.
Los métodos de costes parciales son adecuados para aquellas empresas en las que los costes imputados (ya sean directos o variables) representan la parte principal de los gastos, de manera que lo que queda sin imputar no es demasiado significativo.
Por ejemplo, este método puede ser válido para una empresa comercializadora, con poco inmovilizado, y con vendedores a comisión (costes variables). En cambio, no valdría para una industria petroquímica con fuertes inversiones en inmovilizado y con costes fijos muy elevados (la información que se perdería en este caso sería demasiado importante).
b) Métodos de costes totales
Estos métodos distribuyen entre los productos la totalidad de los costes de la empresa.
Son métodos más sofisticados y caros de implantar y de gestionar, pero que ofrecen una información más precisa.
Dentro de estos métodos, podemos distinguir tres variantes:
Método de coste completo: funciona igual que los métodos de costes parciales que hemos descrito, con la diferencia de que imputan a los productos la totalidad de los costes del ejercicio.
Método de secciones homogéneas: es más sofisticado que el anterior. También imputa a los productos la totalidad de los costes del ejercicio, pero previamente a este reparto distribuye los gastos indirectos entre los diversos centros de costes de la empresa.
Método de coste ABC: distribuye también la totalidad de los costes, pero antes de esta distribución realiza dos pasos previos:
En primer lugar, distribuye todos los costes indirectos entre los diversos centros de costes de la empresa.
A continuación, dentro de cada centro de coste distribuye los costes imputados entre las distintas actividades que en ellos se realizan.
Elementos de los Costos

ELEMENTOS DE LOS COSTOS
La competitividad exige que la estructura empresarial y costos dependan directamente del volumen de ocupación y de aspectos como:
· Temporadas vacacionales, fechas festivas, fines de semana etc.
· Localización y
· Complemento de marketing
Las políticas del manejo operacional como el control de costos son de responsabilidad de la gerencia general y de operaciones, de acuerdo a los presupuestos de ocupación del periodo, diseñando el efecto de cada elemento del costo.
Los elementos de costos de una empresa de hospedaje son:
1.- Materias primas, suministros y materiales
2.- mano de obra (directa e indirecta)
3.- Costos indirectos del servicio
1.- Materias primas, suministros y materiales.-
Principal elemento, valor que en un producto, lo conforma la mayor parte del costo de las áreas de alimentos y bebidas.
Su requerimiento se efectúa en función de la ocupabilidad de los huéspedes y/o comensales y de acuerdo a la carta que esta oferte.
a.- La materia prima.- Elemento que forma parte del producto.
- Perecederos : Carnes, aves, pecados y mariscos
-Semi - perecederos : Frutas, verduras, hortalizas
-No perecederos : Abarrotes, vinos, licores
b.- Suministros.- Bienes materiales que sirven de complemento para brindar un servicio (alojamiento, lavandería, a y b, entre otros)
- Suministros de huésped: Jabón, papel higiénico,
- Suministros de limpieza: Detergentes, ambientadores
- Formatos y papelería : Formatos, útiles de escritorio
c.- Materiales diversos.- Bienes que participan en la producción de bienes y servicios de los diversos departamentos operativos, ejemplos:
- Repuestos, combustible, gas entre otros.
En los establecimientos hoteleros la departamentalización del servicio a prestar, determina la naturaleza de la materia prima, suministros y materiales a utilizar según el departamento de servicio.
2.- Mano de obra.-
En cualquier empresa y en particular en una empresa de servicios el recurso humano es el elemento más importante de la gestión y de la prestación del servicio, pues por mayor avance científico o tecnológico en un establecimiento hotelero se requiere de una persona que efectué, supervise y controle la operación, causando así un costo de mano de obra.
El promedio de ocupación anual determina el requerimiento de la planilla fija o estable, para evitar los sobre costos y tiempo.
Existen estándares de requerimiento de personal que está en función del número de habitaciones del hotel.
Europa EEUU Japón Perú
1 empleado
Por cada
habitación
1.5 empleados
por cada
habitación
1.5 empleados
por cada
habitación
No hay estudios Pero se estima en hoteles de 4 y 5 estrellas es de 2 personas x habitación
Fuente: Revista AHORA. Julio del 2001
Además de los estándares, de acuerdo al producto a elaborar o servicio a prestar se establecen los tiempos y movimientos mínimos como base para determinar el trabajo en una hora, día, o el número de habitaciones por arreglar o el número mesas por atender.
Para establecer la proyección de necesidad de mano de obra en un hotel de X cantidad de habitaciones, se debe tener en cuenta el área de pisos, cantidad de camas, servicios adicionales, pues inciden directamente en el tiempo del arreglo de una habitación.
Por ejemplo tomando como promedio de 20 minutos el arreglo de una habitación doble, se puede proyectar:
· Cuantas habitaciones arregla en un día una camarera.
· Cuantas camareras se necesitan en un hotel de X número de habitaciones.
· Según el presupuesto de ocupación, cuál será la mano de obra a contratar.
Según el grado de participación en el manejo del producto o servicio la mano de obra puede ser:
a) Mano de obra directa.- Los que intervienen directamente en el proceso de producción o servicio. Por ello es muy importante definir el organigrama funcional del hotel donde se pueda identificar fácilmente el personal directo. Ejemplos:
La camarera, el recepcionista, el chef, el barman, el mesero etc.
La mano de obra directa debe ser variable, ya que pueda cambiar por eventos de la producción o servicio, como incremento de la producción, temporada alta o baja.
b) Mano de obra indirecta.- Se conforma por el personal de oficinas administrativas y dirección, que no participan o no intervienen en forma directa en el proceso productivo o servicio. Ejemplos:
Mantenimiento, administración, compras etc.
3.- Costos indirectos de producción o del servicio – CIS.-
El tercer elemento está conformado por todos los gastos y servicios que no están en los dos elementos anteriores, como por ejemplo el servicio de agua, energía, arriendo del local, servicios de reparaciones etc. Estos elementos también son necesarios para la producción o para la prestación del servicio.
Estos elementos para su distribución e identificación en los departamentos operativos y / o servicios requieren de algunos métodos de reparto. Como por ejemplo la energía en función (Kw) determinado por el consumo de los focos y de los equipos que utilizan energía eléctrica por habitación, los gastos de licencia y la depreciación en función de los metros cuadrados de construcción del hotel, el consumo de teléfono por ejemplo en función de las ventas, etc.
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