COMPRAS HOTELERAS

LAS COMPRAS


GENERALIDADES

Siempre que sea necesario el establecimiento debe replantear su política de compras, cuando sea necesario ya que las inversiones son muy altas y se necesita efectividad en la operación.
El proceso se inicia en la operación cuando se solicita un artículo en el almacén y este existe; entonces se origina un control de entrega.
La alternativa que sigue es cuando un artículo no existe; se origina la solicitud de compra.

La solicitud de compra se origina:

a. no existencia del producto
b. por ser artículo nuevo
c. por agotamiento de stock.

Debemos definir en este paso la calidad, elección del proveedor, contacto del proveedor.


LA CALIDAD

Este es el factor primordial a la hora de elegir a un proveedor, pero esto no quiere decir que necesariamente tengamos que buscar siempre la mejor calidad, pues pueden interesarnos tipos intermedios o superiores, según los casos y para lo que se vayan a utilizar. No obstante, aclaramos que la imagen de nuestros proveedores esta cifrada en la calidad de sus artículos y, recíprocamente, nuestra imagen comercial puede depender, en gran parte de la calidad de los mismos.
En el campo de las mercancías consumibles y perecederas, la comparación es muy problemática y los criterios difieren. Por eso se hace necesario implantar normas de calidad, al alcance de todos los involucrados, apareciendo la especificación de compra estándar, donde un grupo de personas como el gerente de alimentos y bebidas, el chef de cocina, maitre, barman, almacenista, se reúnen con la jefatura de compras y digan como, cuando quieren su producto.


EL PROVEEDOR

En sentido general, un proveedor es la persona que tiene a su cargo proveer o abastecer de todo lo necesario. Según esta definición, como podemos suponer, cuando hablamos del proveedor de un restaurante nos referimos a la persona o grupo a quien se le compra todo lo que sean productos alimenticios, por lo que será un elemento de referencia imprescindible en el tema de las compras.
Es necesario tener en cuenta que un proveedor puede ser muy eficiente en un principio, pero con el tiempo podría cambiar sus condiciones o la calidad de los productos que entrega. En ese caso sería conveniente desestimarlo.




TIPOS DE PROVEEDORES

Hay varios tipos de proveedores que denominaremos de forma distinta en función de sus diversas características.

ELEGIDOS OBLIGADOS DESETIMADOS -- FABRICANTES

-- HABITUALES -- PRODUCTORES

-- OCASIONALES -- GANADEROS

-- POTENCIALES -- MAYORISTAS

-- DETALLISTAS

-- COOPERATIVISTA




ELECCION DEL PROVEEDOR

Los proveedores deben ser escogidos después de haber analizado el mercado y en consonancia con la política de compras que haya planificado la empresa de restauración. Cabe la posibilidad de que en empresas que trabajan en cadena, “la central” suele establecer cuales son los proveedores que se deben contratar y de que productos deben ser suministradores; si bien existe la posibilidad de aplicar una descentralización según los artículos o servicios a realizar.











CONTACTO DEL PROVEEDOR

En el momento de solicitar una información se debe tener a mano la información necesaria.
La efectividad de la operación es conocer cual es el canal que vamos a utilizar:

revistas
folletos
impresos de proveedores
lista de precios
registro de proveedores




TECNICAS DE COMPRAS

Para adquirir los productos de manera eficaz, hay varias formas de comprar, cada una con unos rasgos diferentes. La elección de un método u otra está en función de los siguientes puntos:

las características del establecimiento
las peculiaridades de los productos
los tipos de proveedores

Deberá escoger el método que más le convenga en función de las características de su establecimiento. No es lo mismo un restaurante de carretera que un restaurante vegetariano emplazado en una ciudad. También se puede emplear a la hora de comprar varios métodos a la vez, puesto que es posible que cada tipo de producto tenga un método más adecuado. Por ejemplo, la relación de compra que se establece para el suministrador de pescado fresco no puede ser, lógicamente, la misma que la que se establece para el distribuidor del agua embotellada.
Antes de la compra debe tenerse en cuenta:

la necesidad de la empresa
conocer las posibilidades de almacenamiento
 conocer el mercado






NECESIDAD DE LA EMPRESA

En un gran establecimiento diversos servicios deberán trasmitir el pedido a una oficina central que reagrupará los pedidos, siendo prioritario la fecha de necesidad para que se puede buscar al proveedor idóneo, y la calidad esperada.
En este proceso es importante la asesoria de los especialistas en la materia para lograr la eficiencia.
La ley de parettó. Clasifica prioridades y tipos de productos:

Productos clase A: Productos de alto valor y bajo volumen de rotación: representa 10 a 15% de la venta.

Productos clase B: productos de regular rotación precio promedio valor: representa 25% de la venta.

Producto clase C: productos de bajo valor y alto volumen de consumo: representa 50% de venta.


Clase A define tipo de negocio podremos negociar con el proveedor los
Contratos por volúmenes y entregas parciales siendo conservadas en la bodega del propio proveedor.

Clase B regula el precio de artículo.

Clase C sirve de complemento.






LA POSIBILIDAD DE ALMACENAMIENTO

La gestión de compra esta ligada estrechamente a la gestión de stock y disponibilidad de capital.
Se trabaja con los stocks máximo y mínimo, sobre la rotación de los mismos, sobre el momento en que se debe realizar el pedido y la cantidad a pedir. Los locales actuales fueron hechos en su momento baja un criterio, no los podemos ni agrandar, ni achicar, se dice si el funcionario tiene un local demasiado grande, tendrá tendencia a almacenar grandes cantidades de mercancía ya que ignora el costo total del capital invertido. También manutención, alquiler, deterioro, obscelencia etc.
Se debe escoger productos que escapen a la tendencia de la moda, ya que será muy difícil su consecución en un futuro.
Al momento de comprar se debe de pensar en almacenamiento, método de conservación y la duración optima de estos.

CONOCER EL MERCADO

Significa conocer donde podemos encontrar la calidad, cantidad y precio de los elementos necesarios para nuestra operación.
A pesar de los diversos ofrecimientos de los proveedores, sus continuas promociones, descuentos debemos elaborar minuciosamente nuestros cálculos de cuanto cuesta nuestra futura compra.


METODO DE COMPRAS


SOLICITUD DE COMPRAS

Ante la necesidad de uno o varios productos es necesario empezar con una solicitud de compras, elaborada por el jefe se sección o jefe de almacén según la situación expuesta en la operación. Esta documento es interno y su flujo esta entre el solicitante, jefe de compras, y la gerencia que determina y autoriza la cantidad aprobada.
Cuando se elabora una solicitud de compra es necesario conocer la fecha de la ultiman compra, precio, proveedor, tiempo que duro la compra y cual fue su rentabilidad, su existencia, cantidad y fecha requerida, unidad, cantidad descripción del articulo y uso.
Esta solicitud es firmada por el jefe de sección, jefe de almacén y V.B de la gerencia consta de un original, se queda en la sección que solicito y una copia a oficina de compras.
Una vez aprobada por la gerencia, el departamento de compra se apresta a elaborar tres cotizaciones por producto, solicitando información sobre: valor unitario, descuento, impoventas, transporte, y condiciones de pago.
Después de efectuar la cotización y aprobada las condiciones y garantías por parte del proveedor el departamento de compras debe realizar inmediatamente la orden de compras o de servicio. Teniendo en cuenta toda la información obtenida en las cotizaciones.
La orden de compra se envía autorizada al proveedor.

Original al proveedor
 Copia a recibo de mercancía
Copia contabilidad a cuentas por pagar
 Copia sección que solicito el servicio
Copia consecutiva.

La orden de compra tiene flujo con el exterior y origina un sistema de cobro; ya sea que la mercancía llegue con nota de remisión o factura.







TIPOS DE COMPRA



COMPRAS AUTORIZADAS

Usadas para mercancías de stock, su monto es alto y necesitan estudio para su ejecución debe almacenarse.

COMPRAS NO AUTORIZADAS

Usadas para mercancías perecederas, de fácil descomposición y de uso inmediato.
Las cantidades que se compren todos los días se deben de planear cuidadosamente según la estimación de la venta y no con el fin de mantener lleno el almacén del establecimiento. El inventario debe revisarse cuidadosamente para asegurarse de no bajar al mínimo, por ejemplo la leche, huevos, queso, yogur etc.

COMPRAS CENTRALIZADAS

Son aquellas ejecutadas por una oficina que se relacionan con todas las dependencia de la empresa que se contacta con los proveedores para llevar a cabo una misión logística.
El objetivo del departamento de compras es asegurar la calidad y suministrar los alimentos en fechas necesarias, teniendo en cuenta el precio aceptable con las garantías posibles.

VENTAJAS


MEJOR APROVECHAMIENTO DE DINERO

Con la concentración de fondos destinados a funciones de compras, se coloca al establecimiento en una buena posición para negociar teniendo en cuenta cantidades, perdió de consumo, ganancias en descuento. Promociones de descontado, descuento financiero por pronto pago.


MEJOR CONTROL

Para la administración de cualquier establecimiento es fácil la situación en un cuadro generadle compras, incluyendo los métodos y procedimientos de compras, teniendo en cuenta el comparativo con meses anteriores.





MEJOR APROVECHAMIENTO DEL PERSONAL

La centralización de las compras lidera a todo el personal del establecimiento a concentrarse en sus labores específicas. As el departamento de compras adquiere conocimiento más a fondo de sus operaciones, haciéndolos eficaces en la consecución de condiciones mas favorables de adprovisonamiento.

RELACIONES CON EL PROVEEDOR

Un proveedor digno de confianza es digno de gran ventaja para el establecimiento, obtener su lealtad es gran ventaja, agilizando el prosediento de compras con calidad.

EL TRANSPORTE Y LA ENTREGA

Como ya hemos visto, una buena selección del proveedor o proveedores es necesaria para obtener la mejor calidad al mejor precio y con el mejor servicio.
Para ello, hay saber evaluar la calidad de los productos alimenticios comprados, lo que significa que la persona responsable de las compras debe conocer el origen de los productos y visitar, a ser posibles, las instalaciones donde se manipulan, los medios de fabricación y los almacenes. Así mismo, para que la evaluación sea efectiva se han de controlar las condiciones de transporte y entrega de las mercancías, y cuyos requisitos explicaremos a continuación.

CONDICIONES DE TRANSPORTE

En el transporte de los alimentos hasta el establecimiento los productos, a veces sufren alteraciones por diversas causas. Las más importantes de ellas:

El mal estado de limpieza del medio de transporte.
La falta de limpieza corporal de las personas que transporta la mercancía.
Los materiales o recipientes sucios que contienen los productos.
Los productos colocados directamente en el suelo, expuesto a al suciedad.
Los productos amontonados.
Las temperaturas no respetadas.
Las puertas abiertas demasiado a menudo, los malos ajustes o un funcionamiento poco satisfactorio.
Los productos mal embalados.
La adquisición de productos congelados al principio de la compra expuestos durante un tiempo más o menos largo a temperatura ambiente, por lo que se empiezan a descongelar.
 Los productos perecederos que esperan en un vehiculo estacionado al sol o a temperatura ambiente. La duración del transportes de estos eructos debe vigilarse mucho: reducir las paradas inútiles y escoger el recorrido más breve posible.

En ocasiones, el transporte lo efectúa el mismo restaurador o una persona encargada para este fin. Esto suele ocurrir cuando el peso neto total es normalmente inferior a 200 kg. En estos casos se puede utilizar varios tipos de vehículos, pero siempre con la condición de mantener las temperaturas exigidas y el estado higiénico de los productos para conservar la calidad de los mismos.
Los tipos tipo furgoneta minimamente acondicionados sirven para el transporte de los productos alimenticios. Actualmente algunos están aislados térmicamente y en cualquier caso es necesario lo siguiente:

Que el material de su interior sea lavable, especialmente si el vehiculo se utiliza para otros transportes.
Que haya una separación entre los productos de pesca y carnes, con contenedores, cajas o recipientes herméticos y, por tanto, provistos de una tapa. Estas precauciones evitan la transmisión de olores y el cruce de contaminaciones.
Que se mantengan las temperaturas exigidas para los productos mas frágiles con las ayudas de cajas isotérmicas (que no dejan pasar el frió ni el calor), manteniendo así la temperatura constante.

Si se emplean los vehículos personales, el portaequipaje debe estar correctamente dispuesto y todas las condiciones precedentes deben respetarse. No olvidemos que los clientes que pasan por el establecimiento cuando se descarga pueden hacerse una idea bastante precisa de las condiciones de higiene que reúne el local.

Tanto si los productos se adquieren directamente como si son entregados en el establecimiento hay que fijarse bien en la indicación de la fecha de caducidad, que debe ser precisa y clara.

De todas formas, hay una serie de productos alimenticios en los que no es obligado indica la fecha de caducidad. Son las siguientes:

Frutos y legumbres frescas y patatas que no hayan sido peladas.
Bebidas con más de un 10% de alcohol.
Productos de panadería y de pastelería que, por su naturaleza, se consume en el plazo de 24 horas después de su fabricación.
Vinagres.
Sal de cocina.
 Azúcares en estado sólido.
Quesos fermentados destinados a madurar total ó parcialmente en su embalaje.
Ostras, moluscos y otros mariscos vivos destinados a ser consumidos crudos.

Las conservas, productos congelados, helados, cremas heladas y sorbetes deben llevar, además de la fecha de caducidad, la inscripción del lote de fabricación.


ESPECIFICACION DE COMPRA ESTANDAR

Para cumplir cabalmente con el control de compras el encargado de la sección debe disponer de la siguiente información:

 Control de proveedores por artículos
Especificación estándar de cada articulo

Se referencia a la elaboración de un manual de compras de alimentos y bebidas donde se describen las especificaciones de cada articulo, su uso, su presentación, su dosificación, temporada, medida, peso, volumen, acompañado de su calidad.
Generalmente se aplica en los grupos con que se trabaja:

Alimentos
Bebidas
Cigarrillos
Víveres
 Enlatados, etc.

Esta labor se lleva acabo en un comité de mejoramiento: con ayuda del chef de cocina, maître, barman, mesero, jefe de compras, gerencia de alimentos y bebidas.
Generalmente, se solicita productos de temporada, frescos y en base a la receta estándar, es muy usual utilizar la lista de mercado colocando las características.

PRINCIPIOS GENERALES DE COMPRA

Conocimiento relacionado con la necesidad de la empresa
 Conocimiento de la especificación estándar
Conocimiento de los proveedores
Conseguir convenios sobre pagos
Coordinación correcta entre los diferentes pasos de la compra, su recibo.
Disponer de toda la información básica.
Buenas relaciones con los proveedores.
Manejar éticamente los procesos.
Ser leal al proveedor “hotel”.











RESPONSABILIDAD DE LA PERSONA ENCARGADA DE COMPRA

Es recibir solicitudes de compras para luego poner a funcionar toda la logística con objetivo de conseguir los productos de buena calidad, cantidad con un precio competitivo del mercado donde se desarrolle su actividad.
Deben tener todas las alternativas para suplir emergencias en caso de no contar con transporte ó sencillamente un pedido de emergencia conocer donde conseguirlo en el tiempo exacto con efectividad y eficacia,

Deberá recibir las solicitudes de compra/ lista de mercado
Deberá elaborar las cotizaciones.
Deberá elaborar las órdenes de compra.
Escogerá los proveedores.
Negociará con los proveedores.
Entrevistará a los proveedores.
Analizará las ofertas y comparará precios competitivos.
Conseguirá toda clase de licencias e importaciones.
Llevará el seguimiento a las órdenes de compra.
 Dispondrá de sistema de transporte cuando amerite.
Asegurarse de la necesidad de los productos solicitados.
Tener toda la información necesaria sobre catálogos revistas, etc.







ALMACENAMIENTO

Su objetivo principal es controlar, inspeccionar, conservar y despachar todo elemento depositado en el almacén.
Para realizar el control necesitamos los siguientes datos:
1. Tarjeta de Kardex: es un sistema de inventario permanente, implantado como un procedimiento para controlar el movimiento de las mercancías. Esta tarjeta permite controlar las cantidades de costo de las entradas y salidas de un artículo y dar la existencia de este sin hacer un inventario físico.
La tarjeta consta de las siguientes partes:
- Encabezamiento: razón social, nombre de la cuenta principal, nombre de 31 artículos con la referencia y el código.
- Fecha, mes, día y año en que se efectúa la transacción por registrar.
- Detalle: descripción del movimiento, compra, venta o devolución en compra y venta.
- Comprobante diario de contabilidad.
- Entradas: se registran compras y devoluciones de compra de mercancías, registrando el costo y el total de artículos comprados con los datos de las facturas de compras liquidadas al costo, al final de el periodo esta columna informa el valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo:
Inventario inicial + compras- devoluciones de compras.
- Salidas
- Saldos
- Costo unitario
- Localización
- Proveedor
2. Bin- Card: registra el movimiento de entrada y salida, en la columna de balance, y se utiliza para el control e inventario de granos, enlatados, envasados, lácteos, vinos, licores y cigarrillos.
- Nombre del artículo
- Grupo al cual pertenece
- Presentación del producto
- Número que se le adjudica al producto
- Cantidad consumida del producto entre pedidos
- Cantidad de que se cumple el producto mientras se acaba el ciclo del programa.
- En que se hace el movimiento ya sea para entrada o salida.
- Registro de las entradas.
- Resultado del inventario.
3. Meat –Tag (tarjeta de carnes): a través de este se ejerce un control de inventario para las carnes y salsamentaría, pescados y mariscos, aves y carnes. La elaboración de este concierne a recibo, ya que la mercancía debe entrar al almacén. Esta relaciona el contenido de dichos paquetes especificando el número de unidades y el costo unitario; que corresponda al comprobante de recibo de mercancía.
- Grupo de inventario
- Clase de carne de acuerdo al grupo: res, ternera, cerdo.
- Nombre del corte.
- Peso total
- Numero de porciones
- Costo por libra
- Nombre del proveedor.

ESPECIFICACIONES DEL ALMACEN EN GENERAL

El almacenista debe ser competente a la conservación de las mercancías, siendo parte de ellos la organización de los diferentes puestos que integran el almacén de un hotel o club: los alimentos requieren de un lugar según su temperatura y ambiente.
Los alimentos por su cuidado se subdividen así:
1. Carnes y pescados
2. Comestibles
3. Productos de granja
4. Frutas y verduras

a. Cuartos fríos para carnes: su temperatura esta más cerca posible de 0 grados a -10 grados.
b. Cuartos fríos para pescado: su temperatura deberá ser de de 0 grados a -20 grados. Estos no pueden estar juntos a la carne debido al olor que el despide.
c. Deposito de comestibles: su temperatura debe ser seca ya que se guardan aquí productos enlatados, condimentos y harinas.
d. Cuartos fríos de productos lácteos: la temperatura debe ser de 4 grados y humedad requerida para la leche, crema y queso.
e. Cuarto para frutas y verduras: su temperatura debe ser de 4 a 7 grados. Este varía de acuerdo al tipo de fruta o vegetales.
f. Bebidas: el estante de los licores debe tener buena ventilación, las botellas de vino deben estar en forma vertical que el líquido tenga contacto con el corcho y no sufra resequedad.

CLASIFICACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA DILIGENCIAR EL ALMACENAMIENTO

De acuerdo a la clase de alimento se aplicará un proceso de gestión de almacenaje diferente que altera la utilización del sistema de información.
La clasificación se debe identificar así:
Carne y salsamentaría
Pescados y mariscos
Aves y caza
Lácteos, huevos, pan frutas y verduras
Enlatados y envasados
Granos
Se puede decir que la mayor parte de alimentos pueden ser almacenados satisfactoriamente durante un año bajo condiciones adecuadas sin tener en cuenta la perdida de valores.
La temperatura de refrigeración de cuartos fríos deben estar controlados por termómetros y es necesario que cada uno tenga su propia tablilla.

RECOMENDACIONES ESPECIALES PARA EL ALMACENAMIENTO

1. Temperatura adecuada. La alta temperatura produce mohos y bacterias durante periodos prolongados.
2. Los enlatados a temperaturas excesivas acelera la descomposición de alimentos y produce perforaciones en las latas.
3. La humedad elevada produce bacterias y mohos.
4. La limpieza es un buen factor que elimina polvo y otras impurezas.
5. La duración de la carne dependerá de:
- Calidad original
- Manejo del matadero hasta el procesador
- Si es fresca congelada, salada, ahumada o cocida
- Si viene empacada y envuelta o no
- Tamaño y forma de los cortes





COMPROBANTE DE COMPRA

He recibido en la fecha la suma de:____________________________

En letras: _________________________________________________________________

Por concepto de la compra de los artículos detallados a continuación:


UNIDAD
CANTIDAD
ARTICULO
PRECIO UNITARIO
PRECIO TOTAL










TOTAL
Recibí

Nombre:_________________________________ Firma:_______________________
NIT o CC No._________________
Elaborado por: ____________________________







LAS COMPRAS


GENERALIDADES

Siempre que sea necesario el establecimiento debe replantear su política de compras, cuando sea necesario ya que las inversiones son muy altas y se necesita efectividad en la operación.
El proceso se inicia en la operación cuando se solicita un artículo en el almacén y este existe; entonces se origina un control de entrega.
La alternativa que sigue es cuando un artículo no existe; se origina la solicitud de compra.

La solicitud de compra se origina:

a. no existencia del producto
b. por ser artículo nuevo
c. por agotamiento de stock.

Debemos definir en este paso la calidad, elección del proveedor, contacto del proveedor.


LA CALIDAD

Este es el factor primordial a la hora de elegir a un proveedor, pero esto no quiere decir que necesariamente tengamos que buscar siempre la mejor calidad, pues pueden interesarnos tipos intermedios o superiores, según los casos y para lo que se vayan a utilizar. No obstante, aclaramos que la imagen de nuestros proveedores esta cifrada en la calidad de sus artículos y, recíprocamente, nuestra imagen comercial puede depender, en gran parte de la calidad de los mismos.
En el campo de las mercancías consumibles y perecederas, la comparación es muy problemática y los criterios difieren. Por eso se hace necesario implantar normas de calidad, al alcance de todos los involucrados, apareciendo la especificación de compra estándar, donde un grupo de personas como el gerente de alimentos y bebidas, el chef de cocina, maitre, barman, almacenista, se reúnen con la jefatura de compras y digan como, cuando quieren su producto.


EL PROVEEDOR

En sentido general, un proveedor es la persona que tiene a su cargo proveer o abastecer de todo lo necesario. Según esta definición, como podemos suponer, cuando hablamos del proveedor de un restaurante nos referimos a la persona o grupo a quien se le compra todo lo que sean productos alimenticios, por lo que será un elemento de referencia imprescindible en el tema de las compras.
Es necesario tener en cuenta que un proveedor puede ser muy eficiente en un principio, pero con el tiempo podría cambiar sus condiciones o la calidad de los productos que entrega. En ese caso sería conveniente desestimarlo.




TIPOS DE PROVEEDORES

Hay varios tipos de proveedores que denominaremos de forma distinta en función de sus diversas características.

ELEGIDOS OBLIGADOS DESETIMADOS -- FABRICANTES

-- HABITUALES -- PRODUCTORES

-- OCASIONALES -- GANADEROS

-- POTENCIALES -- MAYORISTAS

-- DETALLISTAS

-- COOPERATIVISTA




ELECCION DEL PROVEEDOR

Los proveedores deben ser escogidos después de haber analizado el mercado y en consonancia con la política de compras que haya planificado la empresa de restauración. Cabe la posibilidad de que en empresas que trabajan en cadena, “la central” suele establecer cuales son los proveedores que se deben contratar y de que productos deben ser suministradores; si bien existe la posibilidad de aplicar una descentralización según los artículos o servicios a realizar.











CONTACTO DEL PROVEEDOR

En el momento de solicitar una información se debe tener a mano la información necesaria.
La efectividad de la operación es conocer cual es el canal que vamos a utilizar:

revistas
folletos
impresos de proveedores
lista de precios
registro de proveedores




TECNICAS DE COMPRAS

Para adquirir los productos de manera eficaz, hay varias formas de comprar, cada una con unos rasgos diferentes. La elección de un método u otra está en función de los siguientes puntos:

las características del establecimiento
las peculiaridades de los productos
los tipos de proveedores

Deberá escoger el método que más le convenga en función de las características de su establecimiento. No es lo mismo un restaurante de carretera que un restaurante vegetariano emplazado en una ciudad. También se puede emplear a la hora de comprar varios métodos a la vez, puesto que es posible que cada tipo de producto tenga un método más adecuado. Por ejemplo, la relación de compra que se establece para el suministrador de pescado fresco no puede ser, lógicamente, la misma que la que se establece para el distribuidor del agua embotellada.
Antes de la compra debe tenerse en cuenta:

la necesidad de la empresa
conocer las posibilidades de almacenamiento
 conocer el mercado






NECESIDAD DE LA EMPRESA

En un gran establecimiento diversos servicios deberán trasmitir el pedido a una oficina central que reagrupará los pedidos, siendo prioritario la fecha de necesidad para que se puede buscar al proveedor idóneo, y la calidad esperada.
En este proceso es importante la asesoria de los especialistas en la materia para lograr la eficiencia.
La ley de parettó. Clasifica prioridades y tipos de productos:

Productos clase A: Productos de alto valor y bajo volumen de rotación: representa 10 a 15% de la venta.

Productos clase B: productos de regular rotación precio promedio valor: representa 25% de la venta.

Producto clase C: productos de bajo valor y alto volumen de consumo: representa 50% de venta.


Clase A define tipo de negocio podremos negociar con el proveedor los
Contratos por volúmenes y entregas parciales siendo conservadas en la bodega del propio proveedor.

Clase B regula el precio de artículo.

Clase C sirve de complemento.






LA POSIBILIDAD DE ALMACENAMIENTO

La gestión de compra esta ligada estrechamente a la gestión de stock y disponibilidad de capital.
Se trabaja con los stocks máximo y mínimo, sobre la rotación de los mismos, sobre el momento en que se debe realizar el pedido y la cantidad a pedir. Los locales actuales fueron hechos en su momento baja un criterio, no los podemos ni agrandar, ni achicar, se dice si el funcionario tiene un local demasiado grande, tendrá tendencia a almacenar grandes cantidades de mercancía ya que ignora el costo total del capital invertido. También manutención, alquiler, deterioro, obscelencia etc.
Se debe escoger productos que escapen a la tendencia de la moda, ya que será muy difícil su consecución en un futuro.
Al momento de comprar se debe de pensar en almacenamiento, método de conservación y la duración optima de estos.

CONOCER EL MERCADO

Significa conocer donde podemos encontrar la calidad, cantidad y precio de los elementos necesarios para nuestra operación.
A pesar de los diversos ofrecimientos de los proveedores, sus continuas promociones, descuentos debemos elaborar minuciosamente nuestros cálculos de cuanto cuesta nuestra futura compra.


METODO DE COMPRAS


SOLICITUD DE COMPRAS

Ante la necesidad de uno o varios productos es necesario empezar con una solicitud de compras, elaborada por el jefe se sección o jefe de almacén según la situación expuesta en la operación. Esta documento es interno y su flujo esta entre el solicitante, jefe de compras, y la gerencia que determina y autoriza la cantidad aprobada.
Cuando se elabora una solicitud de compra es necesario conocer la fecha de la ultiman compra, precio, proveedor, tiempo que duro la compra y cual fue su rentabilidad, su existencia, cantidad y fecha requerida, unidad, cantidad descripción del articulo y uso.
Esta solicitud es firmada por el jefe de sección, jefe de almacén y V.B de la gerencia consta de un original, se queda en la sección que solicito y una copia a oficina de compras.
Una vez aprobada por la gerencia, el departamento de compra se apresta a elaborar tres cotizaciones por producto, solicitando información sobre: valor unitario, descuento, impoventas, transporte, y condiciones de pago.
Después de efectuar la cotización y aprobada las condiciones y garantías por parte del proveedor el departamento de compras debe realizar inmediatamente la orden de compras o de servicio. Teniendo en cuenta toda la información obtenida en las cotizaciones.
La orden de compra se envía autorizada al proveedor.

Original al proveedor
 Copia a recibo de mercancía
Copia contabilidad a cuentas por pagar
 Copia sección que solicito el servicio
Copia consecutiva.

La orden de compra tiene flujo con el exterior y origina un sistema de cobro; ya sea que la mercancía llegue con nota de remisión o factura.







TIPOS DE COMPRA



COMPRAS AUTORIZADAS

Usadas para mercancías de stock, su monto es alto y necesitan estudio para su ejecución debe almacenarse.

COMPRAS NO AUTORIZADAS

Usadas para mercancías perecederas, de fácil descomposición y de uso inmediato.
Las cantidades que se compren todos los días se deben de planear cuidadosamente según la estimación de la venta y no con el fin de mantener lleno el almacén del establecimiento. El inventario debe revisarse cuidadosamente para asegurarse de no bajar al mínimo, por ejemplo la leche, huevos, queso, yogur etc.

COMPRAS CENTRALIZADAS

Son aquellas ejecutadas por una oficina que se relacionan con todas las dependencia de la empresa que se contacta con los proveedores para llevar a cabo una misión logística.
El objetivo del departamento de compras es asegurar la calidad y suministrar los alimentos en fechas necesarias, teniendo en cuenta el precio aceptable con las garantías posibles.

VENTAJAS


MEJOR APROVECHAMIENTO DE DINERO

Con la concentración de fondos destinados a funciones de compras, se coloca al establecimiento en una buena posición para negociar teniendo en cuenta cantidades, perdió de consumo, ganancias en descuento. Promociones de descontado, descuento financiero por pronto pago.


MEJOR CONTROL

Para la administración de cualquier establecimiento es fácil la situación en un cuadro generadle compras, incluyendo los métodos y procedimientos de compras, teniendo en cuenta el comparativo con meses anteriores.





MEJOR APROVECHAMIENTO DEL PERSONAL

La centralización de las compras lidera a todo el personal del establecimiento a concentrarse en sus labores específicas. As el departamento de compras adquiere conocimiento más a fondo de sus operaciones, haciéndolos eficaces en la consecución de condiciones mas favorables de adprovisonamiento.

RELACIONES CON EL PROVEEDOR

Un proveedor digno de confianza es digno de gran ventaja para el establecimiento, obtener su lealtad es gran ventaja, agilizando el prosediento de compras con calidad.

EL TRANSPORTE Y LA ENTREGA

Como ya hemos visto, una buena selección del proveedor o proveedores es necesaria para obtener la mejor calidad al mejor precio y con el mejor servicio.
Para ello, hay saber evaluar la calidad de los productos alimenticios comprados, lo que significa que la persona responsable de las compras debe conocer el origen de los productos y visitar, a ser posibles, las instalaciones donde se manipulan, los medios de fabricación y los almacenes. Así mismo, para que la evaluación sea efectiva se han de controlar las condiciones de transporte y entrega de las mercancías, y cuyos requisitos explicaremos a continuación.

CONDICIONES DE TRANSPORTE

En el transporte de los alimentos hasta el establecimiento los productos, a veces sufren alteraciones por diversas causas. Las más importantes de ellas:

El mal estado de limpieza del medio de transporte.
La falta de limpieza corporal de las personas que transporta la mercancía.
Los materiales o recipientes sucios que contienen los productos.
Los productos colocados directamente en el suelo, expuesto a al suciedad.
Los productos amontonados.
Las temperaturas no respetadas.
Las puertas abiertas demasiado a menudo, los malos ajustes o un funcionamiento poco satisfactorio.
Los productos mal embalados.
La adquisición de productos congelados al principio de la compra expuestos durante un tiempo más o menos largo a temperatura ambiente, por lo que se empiezan a descongelar.
 Los productos perecederos que esperan en un vehiculo estacionado al sol o a temperatura ambiente. La duración del transportes de estos eructos debe vigilarse mucho: reducir las paradas inútiles y escoger el recorrido más breve posible.

En ocasiones, el transporte lo efectúa el mismo restaurador o una persona encargada para este fin. Esto suele ocurrir cuando el peso neto total es normalmente inferior a 200 kg. En estos casos se puede utilizar varios tipos de vehículos, pero siempre con la condición de mantener las temperaturas exigidas y el estado higiénico de los productos para conservar la calidad de los mismos.
Los tipos tipo furgoneta minimamente acondicionados sirven para el transporte de los productos alimenticios. Actualmente algunos están aislados térmicamente y en cualquier caso es necesario lo siguiente:

Que el material de su interior sea lavable, especialmente si el vehiculo se utiliza para otros transportes.
Que haya una separación entre los productos de pesca y carnes, con contenedores, cajas o recipientes herméticos y, por tanto, provistos de una tapa. Estas precauciones evitan la transmisión de olores y el cruce de contaminaciones.
Que se mantengan las temperaturas exigidas para los productos mas frágiles con las ayudas de cajas isotérmicas (que no dejan pasar el frió ni el calor), manteniendo así la temperatura constante.

Si se emplean los vehículos personales, el portaequipaje debe estar correctamente dispuesto y todas las condiciones precedentes deben respetarse. No olvidemos que los clientes que pasan por el establecimiento cuando se descarga pueden hacerse una idea bastante precisa de las condiciones de higiene que reúne el local.

Tanto si los productos se adquieren directamente como si son entregados en el establecimiento hay que fijarse bien en la indicación de la fecha de caducidad, que debe ser precisa y clara.

De todas formas, hay una serie de productos alimenticios en los que no es obligado indica la fecha de caducidad. Son las siguientes:

Frutos y legumbres frescas y patatas que no hayan sido peladas.
Bebidas con más de un 10% de alcohol.
Productos de panadería y de pastelería que, por su naturaleza, se consume en el plazo de 24 horas después de su fabricación.
Vinagres.
Sal de cocina.
 Azúcares en estado sólido.
Quesos fermentados destinados a madurar total ó parcialmente en su embalaje.
Ostras, moluscos y otros mariscos vivos destinados a ser consumidos crudos.

Las conservas, productos congelados, helados, cremas heladas y sorbetes deben llevar, además de la fecha de caducidad, la inscripción del lote de fabricación.


ESPECIFICACION DE COMPRA ESTANDAR

Para cumplir cabalmente con el control de compras el encargado de la sección debe disponer de la siguiente información:

 Control de proveedores por artículos
Especificación estándar de cada articulo

Se referencia a la elaboración de un manual de compras de alimentos y bebidas donde se describen las especificaciones de cada articulo, su uso, su presentación, su dosificación, temporada, medida, peso, volumen, acompañado de su calidad.
Generalmente se aplica en los grupos con que se trabaja:

Alimentos
Bebidas
Cigarrillos
Víveres
 Enlatados, etc.

Esta labor se lleva acabo en un comité de mejoramiento: con ayuda del chef de cocina, maître, barman, mesero, jefe de compras, gerencia de alimentos y bebidas.
Generalmente, se solicita productos de temporada, frescos y en base a la receta estándar, es muy usual utilizar la lista de mercado colocando las características.

PRINCIPIOS GENERALES DE COMPRA

Conocimiento relacionado con la necesidad de la empresa
 Conocimiento de la especificación estándar
Conocimiento de los proveedores
Conseguir convenios sobre pagos
Coordinación correcta entre los diferentes pasos de la compra, su recibo.
Disponer de toda la información básica.
Buenas relaciones con los proveedores.
Manejar éticamente los procesos.
Ser leal al proveedor “hotel”.











RESPONSABILIDAD DE LA PERSONA ENCARGADA DE COMPRA

Es recibir solicitudes de compras para luego poner a funcionar toda la logística con objetivo de conseguir los productos de buena calidad, cantidad con un precio competitivo del mercado donde se desarrolle su actividad.
Deben tener todas las alternativas para suplir emergencias en caso de no contar con transporte ó sencillamente un pedido de emergencia conocer donde conseguirlo en el tiempo exacto con efectividad y eficacia,

Deberá recibir las solicitudes de compra/ lista de mercado
Deberá elaborar las cotizaciones.
Deberá elaborar las órdenes de compra.
Escogerá los proveedores.
Negociará con los proveedores.
Entrevistará a los proveedores.
Analizará las ofertas y comparará precios competitivos.
Conseguirá toda clase de licencias e importaciones.
Llevará el seguimiento a las órdenes de compra.
 Dispondrá de sistema de transporte cuando amerite.
Asegurarse de la necesidad de los productos solicitados.
Tener toda la información necesaria sobre catálogos revistas, etc.







ALMACENAMIENTO

Su objetivo principal es controlar, inspeccionar, conservar y despachar todo elemento depositado en el almacén.
Para realizar el control necesitamos los siguientes datos:
1. Tarjeta de Kardex: es un sistema de inventario permanente, implantado como un procedimiento para controlar el movimiento de las mercancías. Esta tarjeta permite controlar las cantidades de costo de las entradas y salidas de un artículo y dar la existencia de este sin hacer un inventario físico.
La tarjeta consta de las siguientes partes:
- Encabezamiento: razón social, nombre de la cuenta principal, nombre de 31 artículos con la referencia y el código.
- Fecha, mes, día y año en que se efectúa la transacción por registrar.
- Detalle: descripción del movimiento, compra, venta o devolución en compra y venta.
- Comprobante diario de contabilidad.
- Entradas: se registran compras y devoluciones de compra de mercancías, registrando el costo y el total de artículos comprados con los datos de las facturas de compras liquidadas al costo, al final de el periodo esta columna informa el valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo:
Inventario inicial + compras- devoluciones de compras.
- Salidas
- Saldos
- Costo unitario
- Localización
- Proveedor
2. Bin- Card: registra el movimiento de entrada y salida, en la columna de balance, y se utiliza para el control e inventario de granos, enlatados, envasados, lácteos, vinos, licores y cigarrillos.
- Nombre del artículo
- Grupo al cual pertenece
- Presentación del producto
- Número que se le adjudica al producto
- Cantidad consumida del producto entre pedidos
- Cantidad de que se cumple el producto mientras se acaba el ciclo del programa.
- En que se hace el movimiento ya sea para entrada o salida.
- Registro de las entradas.
- Resultado del inventario.
3. Meat –Tag (tarjeta de carnes): a través de este se ejerce un control de inventario para las carnes y salsamentaría, pescados y mariscos, aves y carnes. La elaboración de este concierne a recibo, ya que la mercancía debe entrar al almacén. Esta relaciona el contenido de dichos paquetes especificando el número de unidades y el costo unitario; que corresponda al comprobante de recibo de mercancía.
- Grupo de inventario
- Clase de carne de acuerdo al grupo: res, ternera, cerdo.
- Nombre del corte.
- Peso total
- Numero de porciones
- Costo por libra
- Nombre del proveedor.

ESPECIFICACIONES DEL ALMACEN EN GENERAL

El almacenista debe ser competente a la conservación de las mercancías, siendo parte de ellos la organización de los diferentes puestos que integran el almacén de un hotel o club: los alimentos requieren de un lugar según su temperatura y ambiente.
Los alimentos por su cuidado se subdividen así:
1. Carnes y pescados
2. Comestibles
3. Productos de granja
4. Frutas y verduras

a. Cuartos fríos para carnes: su temperatura esta más cerca posible de 0 grados a -10 grados.
b. Cuartos fríos para pescado: su temperatura deberá ser de de 0 grados a -20 grados. Estos no pueden estar juntos a la carne debido al olor que el despide.
c. Deposito de comestibles: su temperatura debe ser seca ya que se guardan aquí productos enlatados, condimentos y harinas.
d. Cuartos fríos de productos lácteos: la temperatura debe ser de 4 grados y humedad requerida para la leche, crema y queso.
e. Cuarto para frutas y verduras: su temperatura debe ser de 4 a 7 grados. Este varía de acuerdo al tipo de fruta o vegetales.
f. Bebidas: el estante de los licores debe tener buena ventilación, las botellas de vino deben estar en forma vertical que el líquido tenga contacto con el corcho y no sufra resequedad.

CLASIFICACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA DILIGENCIAR EL ALMACENAMIENTO

De acuerdo a la clase de alimento se aplicará un proceso de gestión de almacenaje diferente que altera la utilización del sistema de información.
La clasificación se debe identificar así:
Carne y salsamentaría
Pescados y mariscos
Aves y caza
Lácteos, huevos, pan frutas y verduras
Enlatados y envasados
Granos
Se puede decir que la mayor parte de alimentos pueden ser almacenados satisfactoriamente durante un año bajo condiciones adecuadas sin tener en cuenta la perdida de valores.
La temperatura de refrigeración de cuartos fríos deben estar controlados por termómetros y es necesario que cada uno tenga su propia tablilla.

RECOMENDACIONES ESPECIALES PARA EL ALMACENAMIENTO

1. Temperatura adecuada. La alta temperatura produce mohos y bacterias durante periodos prolongados.
2. Los enlatados a temperaturas excesivas acelera la descomposición de alimentos y produce perforaciones en las latas.
3. La humedad elevada produce bacterias y mohos.
4. La limpieza es un buen factor que elimina polvo y otras impurezas.
5. La duración de la carne dependerá de:
- Calidad original
- Manejo del matadero hasta el procesador
- Si es fresca congelada, salada, ahumada o cocida
- Si viene empacada y envuelta o no
- Tamaño y forma de los cortes





COMPROBANTE DE COMPRA

He recibido en la fecha la suma de:____________________________

En letras: _________________________________________________________________

Por concepto de la compra de los artículos detallados a continuación:


UNIDAD
CANTIDAD
ARTICULO
PRECIO UNITARIO
PRECIO TOTAL










TOTAL
Recibí

Nombre:_________________________________ Firma:_______________________
NIT o CC No._________________
Elaborado por: ____________________________








LAS COMPRAS


GENERALIDADES

Siempre que sea necesario el establecimiento debe replantear su política de compras, cuando sea necesario ya que las inversiones son muy altas y se necesita efectividad en la operación.
El proceso se inicia en la operación cuando se solicita un artículo en el almacén y este existe; entonces se origina un control de entrega.
La alternativa que sigue es cuando un artículo no existe; se origina la solicitud de compra.

La solicitud de compra se origina:

a. no existencia del producto
b. por ser artículo nuevo
c. por agotamiento de stock.

Debemos definir en este paso la calidad, elección del proveedor, contacto del proveedor.


LA CALIDAD

Este es el factor primordial a la hora de elegir a un proveedor, pero esto no quiere decir que necesariamente tengamos que buscar siempre la mejor calidad, pues pueden interesarnos tipos intermedios o superiores, según los casos y para lo que se vayan a utilizar. No obstante, aclaramos que la imagen de nuestros proveedores esta cifrada en la calidad de sus artículos y, recíprocamente, nuestra imagen comercial puede depender, en gran parte de la calidad de los mismos.
En el campo de las mercancías consumibles y perecederas, la comparación es muy problemática y los criterios difieren. Por eso se hace necesario implantar normas de calidad, al alcance de todos los involucrados, apareciendo la especificación de compra estándar, donde un grupo de personas como el gerente de alimentos y bebidas, el chef de cocina, maitre, barman, almacenista, se reúnen con la jefatura de compras y digan como, cuando quieren su producto.


EL PROVEEDOR

En sentido general, un proveedor es la persona que tiene a su cargo proveer o abastecer de todo lo necesario. Según esta definición, como podemos suponer, cuando hablamos del proveedor de un restaurante nos referimos a la persona o grupo a quien se le compra todo lo que sean productos alimenticios, por lo que será un elemento de referencia imprescindible en el tema de las compras.
Es necesario tener en cuenta que un proveedor puede ser muy eficiente en un principio, pero con el tiempo podría cambiar sus condiciones o la calidad de los productos que entrega. En ese caso sería conveniente desestimarlo.




TIPOS DE PROVEEDORES

Hay varios tipos de proveedores que denominaremos de forma distinta en función de sus diversas características.

ELEGIDOS OBLIGADOS DESETIMADOS -- FABRICANTES

-- HABITUALES -- PRODUCTORES

-- OCASIONALES -- GANADEROS

-- POTENCIALES -- MAYORISTAS

-- DETALLISTAS

-- COOPERATIVISTA




ELECCION DEL PROVEEDOR

Los proveedores deben ser escogidos después de haber analizado el mercado y en consonancia con la política de compras que haya planificado la empresa de restauración. Cabe la posibilidad de que en empresas que trabajan en cadena, “la central” suele establecer cuales son los proveedores que se deben contratar y de que productos deben ser suministradores; si bien existe la posibilidad de aplicar una descentralización según los artículos o servicios a realizar.











CONTACTO DEL PROVEEDOR

En el momento de solicitar una información se debe tener a mano la información necesaria.
La efectividad de la operación es conocer cual es el canal que vamos a utilizar:

revistas
folletos
impresos de proveedores
lista de precios
registro de proveedores




TECNICAS DE COMPRAS

Para adquirir los productos de manera eficaz, hay varias formas de comprar, cada una con unos rasgos diferentes. La elección de un método u otra está en función de los siguientes puntos:

las características del establecimiento
las peculiaridades de los productos
los tipos de proveedores

Deberá escoger el método que más le convenga en función de las características de su establecimiento. No es lo mismo un restaurante de carretera que un restaurante vegetariano emplazado en una ciudad. También se puede emplear a la hora de comprar varios métodos a la vez, puesto que es posible que cada tipo de producto tenga un método más adecuado. Por ejemplo, la relación de compra que se establece para el suministrador de pescado fresco no puede ser, lógicamente, la misma que la que se establece para el distribuidor del agua embotellada.
Antes de la compra debe tenerse en cuenta:

la necesidad de la empresa
conocer las posibilidades de almacenamiento
 conocer el mercado






NECESIDAD DE LA EMPRESA

En un gran establecimiento diversos servicios deberán trasmitir el pedido a una oficina central que reagrupará los pedidos, siendo prioritario la fecha de necesidad para que se puede buscar al proveedor idóneo, y la calidad esperada.
En este proceso es importante la asesoria de los especialistas en la materia para lograr la eficiencia.
La ley de parettó. Clasifica prioridades y tipos de productos:

Productos clase A: Productos de alto valor y bajo volumen de rotación: representa 10 a 15% de la venta.

Productos clase B: productos de regular rotación precio promedio valor: representa 25% de la venta.

Producto clase C: productos de bajo valor y alto volumen de consumo: representa 50% de venta.


Clase A define tipo de negocio podremos negociar con el proveedor los
Contratos por volúmenes y entregas parciales siendo conservadas en la bodega del propio proveedor.

Clase B regula el precio de artículo.

Clase C sirve de complemento.






LA POSIBILIDAD DE ALMACENAMIENTO

La gestión de compra esta ligada estrechamente a la gestión de stock y disponibilidad de capital.
Se trabaja con los stocks máximo y mínimo, sobre la rotación de los mismos, sobre el momento en que se debe realizar el pedido y la cantidad a pedir. Los locales actuales fueron hechos en su momento baja un criterio, no los podemos ni agrandar, ni achicar, se dice si el funcionario tiene un local demasiado grande, tendrá tendencia a almacenar grandes cantidades de mercancía ya que ignora el costo total del capital invertido. También manutención, alquiler, deterioro, obscelencia etc.
Se debe escoger productos que escapen a la tendencia de la moda, ya que será muy difícil su consecución en un futuro.
Al momento de comprar se debe de pensar en almacenamiento, método de conservación y la duración optima de estos.

CONOCER EL MERCADO

Significa conocer donde podemos encontrar la calidad, cantidad y precio de los elementos necesarios para nuestra operación.
A pesar de los diversos ofrecimientos de los proveedores, sus continuas promociones, descuentos debemos elaborar minuciosamente nuestros cálculos de cuanto cuesta nuestra futura compra.


METODO DE COMPRAS


SOLICITUD DE COMPRAS

Ante la necesidad de uno o varios productos es necesario empezar con una solicitud de compras, elaborada por el jefe se sección o jefe de almacén según la situación expuesta en la operación. Esta documento es interno y su flujo esta entre el solicitante, jefe de compras, y la gerencia que determina y autoriza la cantidad aprobada.
Cuando se elabora una solicitud de compra es necesario conocer la fecha de la ultiman compra, precio, proveedor, tiempo que duro la compra y cual fue su rentabilidad, su existencia, cantidad y fecha requerida, unidad, cantidad descripción del articulo y uso.
Esta solicitud es firmada por el jefe de sección, jefe de almacén y V.B de la gerencia consta de un original, se queda en la sección que solicito y una copia a oficina de compras.
Una vez aprobada por la gerencia, el departamento de compra se apresta a elaborar tres cotizaciones por producto, solicitando información sobre: valor unitario, descuento, impoventas, transporte, y condiciones de pago.
Después de efectuar la cotización y aprobada las condiciones y garantías por parte del proveedor el departamento de compras debe realizar inmediatamente la orden de compras o de servicio. Teniendo en cuenta toda la información obtenida en las cotizaciones.
La orden de compra se envía autorizada al proveedor.

Original al proveedor
 Copia a recibo de mercancía
Copia contabilidad a cuentas por pagar
 Copia sección que solicito el servicio
Copia consecutiva.

La orden de compra tiene flujo con el exterior y origina un sistema de cobro; ya sea que la mercancía llegue con nota de remisión o factura.







TIPOS DE COMPRA



COMPRAS AUTORIZADAS

Usadas para mercancías de stock, su monto es alto y necesitan estudio para su ejecución debe almacenarse.

COMPRAS NO AUTORIZADAS

Usadas para mercancías perecederas, de fácil descomposición y de uso inmediato.
Las cantidades que se compren todos los días se deben de planear cuidadosamente según la estimación de la venta y no con el fin de mantener lleno el almacén del establecimiento. El inventario debe revisarse cuidadosamente para asegurarse de no bajar al mínimo, por ejemplo la leche, huevos, queso, yogur etc.

COMPRAS CENTRALIZADAS

Son aquellas ejecutadas por una oficina que se relacionan con todas las dependencia de la empresa que se contacta con los proveedores para llevar a cabo una misión logística.
El objetivo del departamento de compras es asegurar la calidad y suministrar los alimentos en fechas necesarias, teniendo en cuenta el precio aceptable con las garantías posibles.

VENTAJAS


MEJOR APROVECHAMIENTO DE DINERO

Con la concentración de fondos destinados a funciones de compras, se coloca al establecimiento en una buena posición para negociar teniendo en cuenta cantidades, perdió de consumo, ganancias en descuento. Promociones de descontado, descuento financiero por pronto pago.


MEJOR CONTROL

Para la administración de cualquier establecimiento es fácil la situación en un cuadro generadle compras, incluyendo los métodos y procedimientos de compras, teniendo en cuenta el comparativo con meses anteriores.





MEJOR APROVECHAMIENTO DEL PERSONAL

La centralización de las compras lidera a todo el personal del establecimiento a concentrarse en sus labores específicas. As el departamento de compras adquiere conocimiento más a fondo de sus operaciones, haciéndolos eficaces en la consecución de condiciones mas favorables de adprovisonamiento.

RELACIONES CON EL PROVEEDOR

Un proveedor digno de confianza es digno de gran ventaja para el establecimiento, obtener su lealtad es gran ventaja, agilizando el prosediento de compras con calidad.

EL TRANSPORTE Y LA ENTREGA

Como ya hemos visto, una buena selección del proveedor o proveedores es necesaria para obtener la mejor calidad al mejor precio y con el mejor servicio.
Para ello, hay saber evaluar la calidad de los productos alimenticios comprados, lo que significa que la persona responsable de las compras debe conocer el origen de los productos y visitar, a ser posibles, las instalaciones donde se manipulan, los medios de fabricación y los almacenes. Así mismo, para que la evaluación sea efectiva se han de controlar las condiciones de transporte y entrega de las mercancías, y cuyos requisitos explicaremos a continuación.

CONDICIONES DE TRANSPORTE

En el transporte de los alimentos hasta el establecimiento los productos, a veces sufren alteraciones por diversas causas. Las más importantes de ellas:

El mal estado de limpieza del medio de transporte.
La falta de limpieza corporal de las personas que transporta la mercancía.
Los materiales o recipientes sucios que contienen los productos.
Los productos colocados directamente en el suelo, expuesto a al suciedad.
Los productos amontonados.
Las temperaturas no respetadas.
Las puertas abiertas demasiado a menudo, los malos ajustes o un funcionamiento poco satisfactorio.
Los productos mal embalados.
La adquisición de productos congelados al principio de la compra expuestos durante un tiempo más o menos largo a temperatura ambiente, por lo que se empiezan a descongelar.
 Los productos perecederos que esperan en un vehiculo estacionado al sol o a temperatura ambiente. La duración del transportes de estos eructos debe vigilarse mucho: reducir las paradas inútiles y escoger el recorrido más breve posible.

En ocasiones, el transporte lo efectúa el mismo restaurador o una persona encargada para este fin. Esto suele ocurrir cuando el peso neto total es normalmente inferior a 200 kg. En estos casos se puede utilizar varios tipos de vehículos, pero siempre con la condición de mantener las temperaturas exigidas y el estado higiénico de los productos para conservar la calidad de los mismos.
Los tipos tipo furgoneta minimamente acondicionados sirven para el transporte de los productos alimenticios. Actualmente algunos están aislados térmicamente y en cualquier caso es necesario lo siguiente:

Que el material de su interior sea lavable, especialmente si el vehiculo se utiliza para otros transportes.
Que haya una separación entre los productos de pesca y carnes, con contenedores, cajas o recipientes herméticos y, por tanto, provistos de una tapa. Estas precauciones evitan la transmisión de olores y el cruce de contaminaciones.
Que se mantengan las temperaturas exigidas para los productos mas frágiles con las ayudas de cajas isotérmicas (que no dejan pasar el frió ni el calor), manteniendo así la temperatura constante.

Si se emplean los vehículos personales, el portaequipaje debe estar correctamente dispuesto y todas las condiciones precedentes deben respetarse. No olvidemos que los clientes que pasan por el establecimiento cuando se descarga pueden hacerse una idea bastante precisa de las condiciones de higiene que reúne el local.

Tanto si los productos se adquieren directamente como si son entregados en el establecimiento hay que fijarse bien en la indicación de la fecha de caducidad, que debe ser precisa y clara.

De todas formas, hay una serie de productos alimenticios en los que no es obligado indica la fecha de caducidad. Son las siguientes:

Frutos y legumbres frescas y patatas que no hayan sido peladas.
Bebidas con más de un 10% de alcohol.
Productos de panadería y de pastelería que, por su naturaleza, se consume en el plazo de 24 horas después de su fabricación.
Vinagres.
Sal de cocina.
 Azúcares en estado sólido.
Quesos fermentados destinados a madurar total ó parcialmente en su embalaje.
Ostras, moluscos y otros mariscos vivos destinados a ser consumidos crudos.

Las conservas, productos congelados, helados, cremas heladas y sorbetes deben llevar, además de la fecha de caducidad, la inscripción del lote de fabricación.


ESPECIFICACION DE COMPRA ESTANDAR

Para cumplir cabalmente con el control de compras el encargado de la sección debe disponer de la siguiente información:

 Control de proveedores por artículos
Especificación estándar de cada articulo

Se referencia a la elaboración de un manual de compras de alimentos y bebidas donde se describen las especificaciones de cada articulo, su uso, su presentación, su dosificación, temporada, medida, peso, volumen, acompañado de su calidad.
Generalmente se aplica en los grupos con que se trabaja:

Alimentos
Bebidas
Cigarrillos
Víveres
 Enlatados, etc.

Esta labor se lleva acabo en un comité de mejoramiento: con ayuda del chef de cocina, maître, barman, mesero, jefe de compras, gerencia de alimentos y bebidas.
Generalmente, se solicita productos de temporada, frescos y en base a la receta estándar, es muy usual utilizar la lista de mercado colocando las características.

PRINCIPIOS GENERALES DE COMPRA

Conocimiento relacionado con la necesidad de la empresa
 Conocimiento de la especificación estándar
Conocimiento de los proveedores
Conseguir convenios sobre pagos
Coordinación correcta entre los diferentes pasos de la compra, su recibo.
Disponer de toda la información básica.
Buenas relaciones con los proveedores.
Manejar éticamente los procesos.
Ser leal al proveedor “hotel”.











RESPONSABILIDAD DE LA PERSONA ENCARGADA DE COMPRA

Es recibir solicitudes de compras para luego poner a funcionar toda la logística con objetivo de conseguir los productos de buena calidad, cantidad con un precio competitivo del mercado donde se desarrolle su actividad.
Deben tener todas las alternativas para suplir emergencias en caso de no contar con transporte ó sencillamente un pedido de emergencia conocer donde conseguirlo en el tiempo exacto con efectividad y eficacia,

Deberá recibir las solicitudes de compra/ lista de mercado
Deberá elaborar las cotizaciones.
Deberá elaborar las órdenes de compra.
Escogerá los proveedores.
Negociará con los proveedores.
Entrevistará a los proveedores.
Analizará las ofertas y comparará precios competitivos.
Conseguirá toda clase de licencias e importaciones.
Llevará el seguimiento a las órdenes de compra.
 Dispondrá de sistema de transporte cuando amerite.
Asegurarse de la necesidad de los productos solicitados.
Tener toda la información necesaria sobre catálogos revistas, etc.







ALMACENAMIENTO

Su objetivo principal es controlar, inspeccionar, conservar y despachar todo elemento depositado en el almacén.
Para realizar el control necesitamos los siguientes datos:
1. Tarjeta de Kardex: es un sistema de inventario permanente, implantado como un procedimiento para controlar el movimiento de las mercancías. Esta tarjeta permite controlar las cantidades de costo de las entradas y salidas de un artículo y dar la existencia de este sin hacer un inventario físico.
La tarjeta consta de las siguientes partes:
- Encabezamiento: razón social, nombre de la cuenta principal, nombre de 31 artículos con la referencia y el código.
- Fecha, mes, día y año en que se efectúa la transacción por registrar.
- Detalle: descripción del movimiento, compra, venta o devolución en compra y venta.
- Comprobante diario de contabilidad.
- Entradas: se registran compras y devoluciones de compra de mercancías, registrando el costo y el total de artículos comprados con los datos de las facturas de compras liquidadas al costo, al final de el periodo esta columna informa el valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo:
Inventario inicial + compras- devoluciones de compras.
- Salidas
- Saldos
- Costo unitario
- Localización
- Proveedor
2. Bin- Card: registra el movimiento de entrada y salida, en la columna de balance, y se utiliza para el control e inventario de granos, enlatados, envasados, lácteos, vinos, licores y cigarrillos.
- Nombre del artículo
- Grupo al cual pertenece
- Presentación del producto
- Número que se le adjudica al producto
- Cantidad consumida del producto entre pedidos
- Cantidad de que se cumple el producto mientras se acaba el ciclo del programa.
- En que se hace el movimiento ya sea para entrada o salida.
- Registro de las entradas.
- Resultado del inventario.
3. Meat –Tag (tarjeta de carnes): a través de este se ejerce un control de inventario para las carnes y salsamentaría, pescados y mariscos, aves y carnes. La elaboración de este concierne a recibo, ya que la mercancía debe entrar al almacén. Esta relaciona el contenido de dichos paquetes especificando el número de unidades y el costo unitario; que corresponda al comprobante de recibo de mercancía.
- Grupo de inventario
- Clase de carne de acuerdo al grupo: res, ternera, cerdo.
- Nombre del corte.
- Peso total
- Numero de porciones
- Costo por libra
- Nombre del proveedor.

ESPECIFICACIONES DEL ALMACEN EN GENERAL

El almacenista debe ser competente a la conservación de las mercancías, siendo parte de ellos la organización de los diferentes puestos que integran el almacén de un hotel o club: los alimentos requieren de un lugar según su temperatura y ambiente.
Los alimentos por su cuidado se subdividen así:
1. Carnes y pescados
2. Comestibles
3. Productos de granja
4. Frutas y verduras

a. Cuartos fríos para carnes: su temperatura esta más cerca posible de 0 grados a -10 grados.
b. Cuartos fríos para pescado: su temperatura deberá ser de de 0 grados a -20 grados. Estos no pueden estar juntos a la carne debido al olor que el despide.
c. Deposito de comestibles: su temperatura debe ser seca ya que se guardan aquí productos enlatados, condimentos y harinas.
d. Cuartos fríos de productos lácteos: la temperatura debe ser de 4 grados y humedad requerida para la leche, crema y queso.
e. Cuarto para frutas y verduras: su temperatura debe ser de 4 a 7 grados. Este varía de acuerdo al tipo de fruta o vegetales.
f. Bebidas: el estante de los licores debe tener buena ventilación, las botellas de vino deben estar en forma vertical que el líquido tenga contacto con el corcho y no sufra resequedad.

CLASIFICACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA DILIGENCIAR EL ALMACENAMIENTO

De acuerdo a la clase de alimento se aplicará un proceso de gestión de almacenaje diferente que altera la utilización del sistema de información.
La clasificación se debe identificar así:
Carne y salsamentaría
Pescados y mariscos
Aves y caza
Lácteos, huevos, pan frutas y verduras
Enlatados y envasados
Granos
Se puede decir que la mayor parte de alimentos pueden ser almacenados satisfactoriamente durante un año bajo condiciones adecuadas sin tener en cuenta la perdida de valores.
La temperatura de refrigeración de cuartos fríos deben estar controlados por termómetros y es necesario que cada uno tenga su propia tablilla.

RECOMENDACIONES ESPECIALES PARA EL ALMACENAMIENTO

1. Temperatura adecuada. La alta temperatura produce mohos y bacterias durante periodos prolongados.
2. Los enlatados a temperaturas excesivas acelera la descomposición de alimentos y produce perforaciones en las latas.
3. La humedad elevada produce bacterias y mohos.
4. La limpieza es un buen factor que elimina polvo y otras impurezas.
5. La duración de la carne dependerá de:
- Calidad original
- Manejo del matadero hasta el procesador
- Si es fresca congelada, salada, ahumada o cocida
- Si viene empacada y envuelta o no
- Tamaño y forma de los cortes





COMPROBANTE DE COMPRA

He recibido en la fecha la suma de:____________________________

En letras: _________________________________________________________________

Por concepto de la compra de los artículos detallados a continuación:


UNIDAD
CANTIDAD
ARTICULO
PRECIO UNITARIO
PRECIO TOTAL










TOTAL
Recibí

Nombre:_________________________________ Firma:_______________________
NIT o CC No._________________
Elaborado por: ____________________________








LAS COMPRAS


GENERALIDADES

Siempre que sea necesario el establecimiento debe replantear su política de compras, cuando sea necesario ya que las inversiones son muy altas y se necesita efectividad en la operación.
El proceso se inicia en la operación cuando se solicita un artículo en el almacén y este existe; entonces se origina un control de entrega.
La alternativa que sigue es cuando un artículo no existe; se origina la solicitud de compra.

La solicitud de compra se origina:

a. no existencia del producto
b. por ser artículo nuevo
c. por agotamiento de stock.

Debemos definir en este paso la calidad, elección del proveedor, contacto del proveedor.


LA CALIDAD

Este es el factor primordial a la hora de elegir a un proveedor, pero esto no quiere decir que necesariamente tengamos que buscar siempre la mejor calidad, pues pueden interesarnos tipos intermedios o superiores, según los casos y para lo que se vayan a utilizar. No obstante, aclaramos que la imagen de nuestros proveedores esta cifrada en la calidad de sus artículos y, recíprocamente, nuestra imagen comercial puede depender, en gran parte de la calidad de los mismos.
En el campo de las mercancías consumibles y perecederas, la comparación es muy problemática y los criterios difieren. Por eso se hace necesario implantar normas de calidad, al alcance de todos los involucrados, apareciendo la especificación de compra estándar, donde un grupo de personas como el gerente de alimentos y bebidas, el chef de cocina, maitre, barman, almacenista, se reúnen con la jefatura de compras y digan como, cuando quieren su producto.


EL PROVEEDOR

En sentido general, un proveedor es la persona que tiene a su cargo proveer o abastecer de todo lo necesario. Según esta definición, como podemos suponer, cuando hablamos del proveedor de un restaurante nos referimos a la persona o grupo a quien se le compra todo lo que sean productos alimenticios, por lo que será un elemento de referencia imprescindible en el tema de las compras.
Es necesario tener en cuenta que un proveedor puede ser muy eficiente en un principio, pero con el tiempo podría cambiar sus condiciones o la calidad de los productos que entrega. En ese caso sería conveniente desestimarlo.




TIPOS DE PROVEEDORES

Hay varios tipos de proveedores que denominaremos de forma distinta en función de sus diversas características.

ELEGIDOS OBLIGADOS DESETIMADOS -- FABRICANTES

-- HABITUALES -- PRODUCTORES

-- OCASIONALES -- GANADEROS

-- POTENCIALES -- MAYORISTAS

-- DETALLISTAS

-- COOPERATIVISTA




ELECCION DEL PROVEEDOR

Los proveedores deben ser escogidos después de haber analizado el mercado y en consonancia con la política de compras que haya planificado la empresa de restauración. Cabe la posibilidad de que en empresas que trabajan en cadena, “la central” suele establecer cuales son los proveedores que se deben contratar y de que productos deben ser suministradores; si bien existe la posibilidad de aplicar una descentralización según los artículos o servicios a realizar.











CONTACTO DEL PROVEEDOR

En el momento de solicitar una información se debe tener a mano la información necesaria.
La efectividad de la operación es conocer cual es el canal que vamos a utilizar:

revistas
folletos
impresos de proveedores
lista de precios
registro de proveedores




TECNICAS DE COMPRAS

Para adquirir los productos de manera eficaz, hay varias formas de comprar, cada una con unos rasgos diferentes. La elección de un método u otra está en función de los siguientes puntos:

las características del establecimiento
las peculiaridades de los productos
los tipos de proveedores

Deberá escoger el método que más le convenga en función de las características de su establecimiento. No es lo mismo un restaurante de carretera que un restaurante vegetariano emplazado en una ciudad. También se puede emplear a la hora de comprar varios métodos a la vez, puesto que es posible que cada tipo de producto tenga un método más adecuado. Por ejemplo, la relación de compra que se establece para el suministrador de pescado fresco no puede ser, lógicamente, la misma que la que se establece para el distribuidor del agua embotellada.
Antes de la compra debe tenerse en cuenta:

la necesidad de la empresa
conocer las posibilidades de almacenamiento
 conocer el mercado






NECESIDAD DE LA EMPRESA

En un gran establecimiento diversos servicios deberán trasmitir el pedido a una oficina central que reagrupará los pedidos, siendo prioritario la fecha de necesidad para que se puede buscar al proveedor idóneo, y la calidad esperada.
En este proceso es importante la asesoria de los especialistas en la materia para lograr la eficiencia.
La ley de parettó. Clasifica prioridades y tipos de productos:

Productos clase A: Productos de alto valor y bajo volumen de rotación: representa 10 a 15% de la venta.

Productos clase B: productos de regular rotación precio promedio valor: representa 25% de la venta.

Producto clase C: productos de bajo valor y alto volumen de consumo: representa 50% de venta.


Clase A define tipo de negocio podremos negociar con el proveedor los
Contratos por volúmenes y entregas parciales siendo conservadas en la bodega del propio proveedor.

Clase B regula el precio de artículo.

Clase C sirve de complemento.






LA POSIBILIDAD DE ALMACENAMIENTO

La gestión de compra esta ligada estrechamente a la gestión de stock y disponibilidad de capital.
Se trabaja con los stocks máximo y mínimo, sobre la rotación de los mismos, sobre el momento en que se debe realizar el pedido y la cantidad a pedir. Los locales actuales fueron hechos en su momento baja un criterio, no los podemos ni agrandar, ni achicar, se dice si el funcionario tiene un local demasiado grande, tendrá tendencia a almacenar grandes cantidades de mercancía ya que ignora el costo total del capital invertido. También manutención, alquiler, deterioro, obscelencia etc.
Se debe escoger productos que escapen a la tendencia de la moda, ya que será muy difícil su consecución en un futuro.
Al momento de comprar se debe de pensar en almacenamiento, método de conservación y la duración optima de estos.

CONOCER EL MERCADO

Significa conocer donde podemos encontrar la calidad, cantidad y precio de los elementos necesarios para nuestra operación.
A pesar de los diversos ofrecimientos de los proveedores, sus continuas promociones, descuentos debemos elaborar minuciosamente nuestros cálculos de cuanto cuesta nuestra futura compra.


METODO DE COMPRAS


SOLICITUD DE COMPRAS

Ante la necesidad de uno o varios productos es necesario empezar con una solicitud de compras, elaborada por el jefe se sección o jefe de almacén según la situación expuesta en la operación. Esta documento es interno y su flujo esta entre el solicitante, jefe de compras, y la gerencia que determina y autoriza la cantidad aprobada.
Cuando se elabora una solicitud de compra es necesario conocer la fecha de la ultiman compra, precio, proveedor, tiempo que duro la compra y cual fue su rentabilidad, su existencia, cantidad y fecha requerida, unidad, cantidad descripción del articulo y uso.
Esta solicitud es firmada por el jefe de sección, jefe de almacén y V.B de la gerencia consta de un original, se queda en la sección que solicito y una copia a oficina de compras.
Una vez aprobada por la gerencia, el departamento de compra se apresta a elaborar tres cotizaciones por producto, solicitando información sobre: valor unitario, descuento, impoventas, transporte, y condiciones de pago.
Después de efectuar la cotización y aprobada las condiciones y garantías por parte del proveedor el departamento de compras debe realizar inmediatamente la orden de compras o de servicio. Teniendo en cuenta toda la información obtenida en las cotizaciones.
La orden de compra se envía autorizada al proveedor.

Original al proveedor
 Copia a recibo de mercancía
Copia contabilidad a cuentas por pagar
 Copia sección que solicito el servicio
Copia consecutiva.

La orden de compra tiene flujo con el exterior y origina un sistema de cobro; ya sea que la mercancía llegue con nota de remisión o factura.







TIPOS DE COMPRA



COMPRAS AUTORIZADAS

Usadas para mercancías de stock, su monto es alto y necesitan estudio para su ejecución debe almacenarse.

COMPRAS NO AUTORIZADAS

Usadas para mercancías perecederas, de fácil descomposición y de uso inmediato.
Las cantidades que se compren todos los días se deben de planear cuidadosamente según la estimación de la venta y no con el fin de mantener lleno el almacén del establecimiento. El inventario debe revisarse cuidadosamente para asegurarse de no bajar al mínimo, por ejemplo la leche, huevos, queso, yogur etc.

COMPRAS CENTRALIZADAS

Son aquellas ejecutadas por una oficina que se relacionan con todas las dependencia de la empresa que se contacta con los proveedores para llevar a cabo una misión logística.
El objetivo del departamento de compras es asegurar la calidad y suministrar los alimentos en fechas necesarias, teniendo en cuenta el precio aceptable con las garantías posibles.

VENTAJAS


MEJOR APROVECHAMIENTO DE DINERO

Con la concentración de fondos destinados a funciones de compras, se coloca al establecimiento en una buena posición para negociar teniendo en cuenta cantidades, perdió de consumo, ganancias en descuento. Promociones de descontado, descuento financiero por pronto pago.


MEJOR CONTROL

Para la administración de cualquier establecimiento es fácil la situación en un cuadro generadle compras, incluyendo los métodos y procedimientos de compras, teniendo en cuenta el comparativo con meses anteriores.





MEJOR APROVECHAMIENTO DEL PERSONAL

La centralización de las compras lidera a todo el personal del establecimiento a concentrarse en sus labores específicas. As el departamento de compras adquiere conocimiento más a fondo de sus operaciones, haciéndolos eficaces en la consecución de condiciones mas favorables de adprovisonamiento.

RELACIONES CON EL PROVEEDOR

Un proveedor digno de confianza es digno de gran ventaja para el establecimiento, obtener su lealtad es gran ventaja, agilizando el prosediento de compras con calidad.

EL TRANSPORTE Y LA ENTREGA

Como ya hemos visto, una buena selección del proveedor o proveedores es necesaria para obtener la mejor calidad al mejor precio y con el mejor servicio.
Para ello, hay saber evaluar la calidad de los productos alimenticios comprados, lo que significa que la persona responsable de las compras debe conocer el origen de los productos y visitar, a ser posibles, las instalaciones donde se manipulan, los medios de fabricación y los almacenes. Así mismo, para que la evaluación sea efectiva se han de controlar las condiciones de transporte y entrega de las mercancías, y cuyos requisitos explicaremos a continuación.

CONDICIONES DE TRANSPORTE

En el transporte de los alimentos hasta el establecimiento los productos, a veces sufren alteraciones por diversas causas. Las más importantes de ellas:

El mal estado de limpieza del medio de transporte.
La falta de limpieza corporal de las personas que transporta la mercancía.
Los materiales o recipientes sucios que contienen los productos.
Los productos colocados directamente en el suelo, expuesto a al suciedad.
Los productos amontonados.
Las temperaturas no respetadas.
Las puertas abiertas demasiado a menudo, los malos ajustes o un funcionamiento poco satisfactorio.
Los productos mal embalados.
La adquisición de productos congelados al principio de la compra expuestos durante un tiempo más o menos largo a temperatura ambiente, por lo que se empiezan a descongelar.
 Los productos perecederos que esperan en un vehiculo estacionado al sol o a temperatura ambiente. La duración del transportes de estos eructos debe vigilarse mucho: reducir las paradas inútiles y escoger el recorrido más breve posible.

En ocasiones, el transporte lo efectúa el mismo restaurador o una persona encargada para este fin. Esto suele ocurrir cuando el peso neto total es normalmente inferior a 200 kg. En estos casos se puede utilizar varios tipos de vehículos, pero siempre con la condición de mantener las temperaturas exigidas y el estado higiénico de los productos para conservar la calidad de los mismos.
Los tipos tipo furgoneta minimamente acondicionados sirven para el transporte de los productos alimenticios. Actualmente algunos están aislados térmicamente y en cualquier caso es necesario lo siguiente:

Que el material de su interior sea lavable, especialmente si el vehiculo se utiliza para otros transportes.
Que haya una separación entre los productos de pesca y carnes, con contenedores, cajas o recipientes herméticos y, por tanto, provistos de una tapa. Estas precauciones evitan la transmisión de olores y el cruce de contaminaciones.
Que se mantengan las temperaturas exigidas para los productos mas frágiles con las ayudas de cajas isotérmicas (que no dejan pasar el frió ni el calor), manteniendo así la temperatura constante.

Si se emplean los vehículos personales, el portaequipaje debe estar correctamente dispuesto y todas las condiciones precedentes deben respetarse. No olvidemos que los clientes que pasan por el establecimiento cuando se descarga pueden hacerse una idea bastante precisa de las condiciones de higiene que reúne el local.

Tanto si los productos se adquieren directamente como si son entregados en el establecimiento hay que fijarse bien en la indicación de la fecha de caducidad, que debe ser precisa y clara.

De todas formas, hay una serie de productos alimenticios en los que no es obligado indica la fecha de caducidad. Son las siguientes:

Frutos y legumbres frescas y patatas que no hayan sido peladas.
Bebidas con más de un 10% de alcohol.
Productos de panadería y de pastelería que, por su naturaleza, se consume en el plazo de 24 horas después de su fabricación.
Vinagres.
Sal de cocina.
 Azúcares en estado sólido.
Quesos fermentados destinados a madurar total ó parcialmente en su embalaje.
Ostras, moluscos y otros mariscos vivos destinados a ser consumidos crudos.

Las conservas, productos congelados, helados, cremas heladas y sorbetes deben llevar, además de la fecha de caducidad, la inscripción del lote de fabricación.


ESPECIFICACION DE COMPRA ESTANDAR

Para cumplir cabalmente con el control de compras el encargado de la sección debe disponer de la siguiente información:

 Control de proveedores por artículos
Especificación estándar de cada articulo

Se referencia a la elaboración de un manual de compras de alimentos y bebidas donde se describen las especificaciones de cada articulo, su uso, su presentación, su dosificación, temporada, medida, peso, volumen, acompañado de su calidad.
Generalmente se aplica en los grupos con que se trabaja:

Alimentos
Bebidas
Cigarrillos
Víveres
 Enlatados, etc.

Esta labor se lleva acabo en un comité de mejoramiento: con ayuda del chef de cocina, maître, barman, mesero, jefe de compras, gerencia de alimentos y bebidas.
Generalmente, se solicita productos de temporada, frescos y en base a la receta estándar, es muy usual utilizar la lista de mercado colocando las características.

PRINCIPIOS GENERALES DE COMPRA

Conocimiento relacionado con la necesidad de la empresa
 Conocimiento de la especificación estándar
Conocimiento de los proveedores
Conseguir convenios sobre pagos
Coordinación correcta entre los diferentes pasos de la compra, su recibo.
Disponer de toda la información básica.
Buenas relaciones con los proveedores.
Manejar éticamente los procesos.
Ser leal al proveedor “hotel”.











RESPONSABILIDAD DE LA PERSONA ENCARGADA DE COMPRA

Es recibir solicitudes de compras para luego poner a funcionar toda la logística con objetivo de conseguir los productos de buena calidad, cantidad con un precio competitivo del mercado donde se desarrolle su actividad.
Deben tener todas las alternativas para suplir emergencias en caso de no contar con transporte ó sencillamente un pedido de emergencia conocer donde conseguirlo en el tiempo exacto con efectividad y eficacia,

Deberá recibir las solicitudes de compra/ lista de mercado
Deberá elaborar las cotizaciones.
Deberá elaborar las órdenes de compra.
Escogerá los proveedores.
Negociará con los proveedores.
Entrevistará a los proveedores.
Analizará las ofertas y comparará precios competitivos.
Conseguirá toda clase de licencias e importaciones.
Llevará el seguimiento a las órdenes de compra.
 Dispondrá de sistema de transporte cuando amerite.
Asegurarse de la necesidad de los productos solicitados.
Tener toda la información necesaria sobre catálogos revistas, etc.







ALMACENAMIENTO

Su objetivo principal es controlar, inspeccionar, conservar y despachar todo elemento depositado en el almacén.
Para realizar el control necesitamos los siguientes datos:
1. Tarjeta de Kardex: es un sistema de inventario permanente, implantado como un procedimiento para controlar el movimiento de las mercancías. Esta tarjeta permite controlar las cantidades de costo de las entradas y salidas de un artículo y dar la existencia de este sin hacer un inventario físico.
La tarjeta consta de las siguientes partes:
- Encabezamiento: razón social, nombre de la cuenta principal, nombre de 31 artículos con la referencia y el código.
- Fecha, mes, día y año en que se efectúa la transacción por registrar.
- Detalle: descripción del movimiento, compra, venta o devolución en compra y venta.
- Comprobante diario de contabilidad.
- Entradas: se registran compras y devoluciones de compra de mercancías, registrando el costo y el total de artículos comprados con los datos de las facturas de compras liquidadas al costo, al final de el periodo esta columna informa el valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo:
Inventario inicial + compras- devoluciones de compras.
- Salidas
- Saldos
- Costo unitario
- Localización
- Proveedor
2. Bin- Card: registra el movimiento de entrada y salida, en la columna de balance, y se utiliza para el control e inventario de granos, enlatados, envasados, lácteos, vinos, licores y cigarrillos.
- Nombre del artículo
- Grupo al cual pertenece
- Presentación del producto
- Número que se le adjudica al producto
- Cantidad consumida del producto entre pedidos
- Cantidad de que se cumple el producto mientras se acaba el ciclo del programa.
- En que se hace el movimiento ya sea para entrada o salida.
- Registro de las entradas.
- Resultado del inventario.
3. Meat –Tag (tarjeta de carnes): a través de este se ejerce un control de inventario para las carnes y salsamentaría, pescados y mariscos, aves y carnes. La elaboración de este concierne a recibo, ya que la mercancía debe entrar al almacén. Esta relaciona el contenido de dichos paquetes especificando el número de unidades y el costo unitario; que corresponda al comprobante de recibo de mercancía.
- Grupo de inventario
- Clase de carne de acuerdo al grupo: res, ternera, cerdo.
- Nombre del corte.
- Peso total
- Numero de porciones
- Costo por libra
- Nombre del proveedor.

ESPECIFICACIONES DEL ALMACEN EN GENERAL

El almacenista debe ser competente a la conservación de las mercancías, siendo parte de ellos la organización de los diferentes puestos que integran el almacén de un hotel o club: los alimentos requieren de un lugar según su temperatura y ambiente.
Los alimentos por su cuidado se subdividen así:
1. Carnes y pescados
2. Comestibles
3. Productos de granja
4. Frutas y verduras

a. Cuartos fríos para carnes: su temperatura esta más cerca posible de 0 grados a -10 grados.
b. Cuartos fríos para pescado: su temperatura deberá ser de de 0 grados a -20 grados. Estos no pueden estar juntos a la carne debido al olor que el despide.
c. Deposito de comestibles: su temperatura debe ser seca ya que se guardan aquí productos enlatados, condimentos y harinas.
d. Cuartos fríos de productos lácteos: la temperatura debe ser de 4 grados y humedad requerida para la leche, crema y queso.
e. Cuarto para frutas y verduras: su temperatura debe ser de 4 a 7 grados. Este varía de acuerdo al tipo de fruta o vegetales.
f. Bebidas: el estante de los licores debe tener buena ventilación, las botellas de vino deben estar en forma vertical que el líquido tenga contacto con el corcho y no sufra resequedad.

CLASIFICACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA DILIGENCIAR EL ALMACENAMIENTO

De acuerdo a la clase de alimento se aplicará un proceso de gestión de almacenaje diferente que altera la utilización del sistema de información.
La clasificación se debe identificar así:
Carne y salsamentaría
Pescados y mariscos
Aves y caza
Lácteos, huevos, pan frutas y verduras
Enlatados y envasados
Granos
Se puede decir que la mayor parte de alimentos pueden ser almacenados satisfactoriamente durante un año bajo condiciones adecuadas sin tener en cuenta la perdida de valores.
La temperatura de refrigeración de cuartos fríos deben estar controlados por termómetros y es necesario que cada uno tenga su propia tablilla.

RECOMENDACIONES ESPECIALES PARA EL ALMACENAMIENTO

1. Temperatura adecuada. La alta temperatura produce mohos y bacterias durante periodos prolongados.
2. Los enlatados a temperaturas excesivas acelera la descomposición de alimentos y produce perforaciones en las latas.
3. La humedad elevada produce bacterias y mohos.
4. La limpieza es un buen factor que elimina polvo y otras impurezas.
5. La duración de la carne dependerá de:
- Calidad original
- Manejo del matadero hasta el procesador
- Si es fresca congelada, salada, ahumada o cocida
- Si viene empacada y envuelta o no
- Tamaño y forma de los cortes





COMPROBANTE DE COMPRA

He recibido en la fecha la suma de:____________________________

En letras: _________________________________________________________________

Por concepto de la compra de los artículos detallados a continuación:


UNIDAD
CANTIDAD
ARTICULO
PRECIO UNITARIO
PRECIO TOTAL










TOTAL
Recibí

Nombre:_________________________________ Firma:_______________________
NIT o CC No._________________
Elaborado por: ____________________________
















LAS COMPRAS


GENERALIDADES

Siempre que sea necesario el establecimiento debe replantear su política de compras, cuando sea necesario ya que las inversiones son muy altas y se necesita efectividad en la operación.
El proceso se inicia en la operación cuando se solicita un artículo en el almacén y este existe; entonces se origina un control de entrega.
La alternativa que sigue es cuando un artículo no existe; se origina la solicitud de compra.

La solicitud de compra se origina:

a. no existencia del producto
b. por ser artículo nuevo
c. por agotamiento de stock.

Debemos definir en este paso la calidad, elección del proveedor, contacto del proveedor.


LA CALIDAD

Este es el factor primordial a la hora de elegir a un proveedor, pero esto no quiere decir que necesariamente tengamos que buscar siempre la mejor calidad, pues pueden interesarnos tipos intermedios o superiores, según los casos y para lo que se vayan a utilizar. No obstante, aclaramos que la imagen de nuestros proveedores esta cifrada en la calidad de sus artículos y, recíprocamente, nuestra imagen comercial puede depender, en gran parte de la calidad de los mismos.
En el campo de las mercancías consumibles y perecederas, la comparación es muy problemática y los criterios difieren. Por eso se hace necesario implantar normas de calidad, al alcance de todos los involucrados, apareciendo la especificación de compra estándar, donde un grupo de personas como el gerente de alimentos y bebidas, el chef de cocina, maitre, barman, almacenista, se reúnen con la jefatura de compras y digan como, cuando quieren su producto.


EL PROVEEDOR

En sentido general, un proveedor es la persona que tiene a su cargo proveer o abastecer de todo lo necesario. Según esta definición, como podemos suponer, cuando hablamos del proveedor de un restaurante nos referimos a la persona o grupo a quien se le compra todo lo que sean productos alimenticios, por lo que será un elemento de referencia imprescindible en el tema de las compras.
Es necesario tener en cuenta que un proveedor puede ser muy eficiente en un principio, pero con el tiempo podría cambiar sus condiciones o la calidad de los productos que entrega. En ese caso sería conveniente desestimarlo.




TIPOS DE PROVEEDORES

Hay varios tipos de proveedores que denominaremos de forma distinta en función de sus diversas características.

ELEGIDOS OBLIGADOS DESETIMADOS -- FABRICANTES

-- HABITUALES -- PRODUCTORES

-- OCASIONALES -- GANADEROS

-- POTENCIALES -- MAYORISTAS

-- DETALLISTAS

-- COOPERATIVISTA




ELECCION DEL PROVEEDOR

Los proveedores deben ser escogidos después de haber analizado el mercado y en consonancia con la política de compras que haya planificado la empresa de restauración. Cabe la posibilidad de que en empresas que trabajan en cadena, “la central” suele establecer cuales son los proveedores que se deben contratar y de que productos deben ser suministradores; si bien existe la posibilidad de aplicar una descentralización según los artículos o servicios a realizar.











CONTACTO DEL PROVEEDOR

En el momento de solicitar una información se debe tener a mano la información necesaria.
La efectividad de la operación es conocer cual es el canal que vamos a utilizar:

revistas
folletos
impresos de proveedores
lista de precios
registro de proveedores




TECNICAS DE COMPRAS

Para adquirir los productos de manera eficaz, hay varias formas de comprar, cada una con unos rasgos diferentes. La elección de un método u otra está en función de los siguientes puntos:

las características del establecimiento
las peculiaridades de los productos
los tipos de proveedores

Deberá escoger el método que más le convenga en función de las características de su establecimiento. No es lo mismo un restaurante de carretera que un restaurante vegetariano emplazado en una ciudad. También se puede emplear a la hora de comprar varios métodos a la vez, puesto que es posible que cada tipo de producto tenga un método más adecuado. Por ejemplo, la relación de compra que se establece para el suministrador de pescado fresco no puede ser, lógicamente, la misma que la que se establece para el distribuidor del agua embotellada.
Antes de la compra debe tenerse en cuenta:

la necesidad de la empresa
conocer las posibilidades de almacenamiento
 conocer el mercado






NECESIDAD DE LA EMPRESA

En un gran establecimiento diversos servicios deberán trasmitir el pedido a una oficina central que reagrupará los pedidos, siendo prioritario la fecha de necesidad para que se puede buscar al proveedor idóneo, y la calidad esperada.
En este proceso es importante la asesoria de los especialistas en la materia para lograr la eficiencia.
La ley de parettó. Clasifica prioridades y tipos de productos:

Productos clase A: Productos de alto valor y bajo volumen de rotación: representa 10 a 15% de la venta.

Productos clase B: productos de regular rotación precio promedio valor: representa 25% de la venta.

Producto clase C: productos de bajo valor y alto volumen de consumo: representa 50% de venta.


Clase A define tipo de negocio podremos negociar con el proveedor los
Contratos por volúmenes y entregas parciales siendo conservadas en la bodega del propio proveedor.

Clase B regula el precio de artículo.

Clase C sirve de complemento.






LA POSIBILIDAD DE ALMACENAMIENTO

La gestión de compra esta ligada estrechamente a la gestión de stock y disponibilidad de capital.
Se trabaja con los stocks máximo y mínimo, sobre la rotación de los mismos, sobre el momento en que se debe realizar el pedido y la cantidad a pedir. Los locales actuales fueron hechos en su momento baja un criterio, no los podemos ni agrandar, ni achicar, se dice si el funcionario tiene un local demasiado grande, tendrá tendencia a almacenar grandes cantidades de mercancía ya que ignora el costo total del capital invertido. También manutención, alquiler, deterioro, obscelencia etc.
Se debe escoger productos que escapen a la tendencia de la moda, ya que será muy difícil su consecución en un futuro.
Al momento de comprar se debe de pensar en almacenamiento, método de conservación y la duración optima de estos.

CONOCER EL MERCADO

Significa conocer donde podemos encontrar la calidad, cantidad y precio de los elementos necesarios para nuestra operación.
A pesar de los diversos ofrecimientos de los proveedores, sus continuas promociones, descuentos debemos elaborar minuciosamente nuestros cálculos de cuanto cuesta nuestra futura compra.


METODO DE COMPRAS


SOLICITUD DE COMPRAS

Ante la necesidad de uno o varios productos es necesario empezar con una solicitud de compras, elaborada por el jefe se sección o jefe de almacén según la situación expuesta en la operación. Esta documento es interno y su flujo esta entre el solicitante, jefe de compras, y la gerencia que determina y autoriza la cantidad aprobada.
Cuando se elabora una solicitud de compra es necesario conocer la fecha de la ultiman compra, precio, proveedor, tiempo que duro la compra y cual fue su rentabilidad, su existencia, cantidad y fecha requerida, unidad, cantidad descripción del articulo y uso.
Esta solicitud es firmada por el jefe de sección, jefe de almacén y V.B de la gerencia consta de un original, se queda en la sección que solicito y una copia a oficina de compras.
Una vez aprobada por la gerencia, el departamento de compra se apresta a elaborar tres cotizaciones por producto, solicitando información sobre: valor unitario, descuento, impoventas, transporte, y condiciones de pago.
Después de efectuar la cotización y aprobada las condiciones y garantías por parte del proveedor el departamento de compras debe realizar inmediatamente la orden de compras o de servicio. Teniendo en cuenta toda la información obtenida en las cotizaciones.
La orden de compra se envía autorizada al proveedor.

Original al proveedor
 Copia a recibo de mercancía
Copia contabilidad a cuentas por pagar
 Copia sección que solicito el servicio
Copia consecutiva.

La orden de compra tiene flujo con el exterior y origina un sistema de cobro; ya sea que la mercancía llegue con nota de remisión o factura.







TIPOS DE COMPRA



COMPRAS AUTORIZADAS

Usadas para mercancías de stock, su monto es alto y necesitan estudio para su ejecución debe almacenarse.

COMPRAS NO AUTORIZADAS

Usadas para mercancías perecederas, de fácil descomposición y de uso inmediato.
Las cantidades que se compren todos los días se deben de planear cuidadosamente según la estimación de la venta y no con el fin de mantener lleno el almacén del establecimiento. El inventario debe revisarse cuidadosamente para asegurarse de no bajar al mínimo, por ejemplo la leche, huevos, queso, yogur etc.

COMPRAS CENTRALIZADAS

Son aquellas ejecutadas por una oficina que se relacionan con todas las dependencia de la empresa que se contacta con los proveedores para llevar a cabo una misión logística.
El objetivo del departamento de compras es asegurar la calidad y suministrar los alimentos en fechas necesarias, teniendo en cuenta el precio aceptable con las garantías posibles.

VENTAJAS


MEJOR APROVECHAMIENTO DE DINERO

Con la concentración de fondos destinados a funciones de compras, se coloca al establecimiento en una buena posición para negociar teniendo en cuenta cantidades, perdió de consumo, ganancias en descuento. Promociones de descontado, descuento financiero por pronto pago.


MEJOR CONTROL

Para la administración de cualquier establecimiento es fácil la situación en un cuadro generadle compras, incluyendo los métodos y procedimientos de compras, teniendo en cuenta el comparativo con meses anteriores.





MEJOR APROVECHAMIENTO DEL PERSONAL

La centralización de las compras lidera a todo el personal del establecimiento a concentrarse en sus labores específicas. As el departamento de compras adquiere conocimiento más a fondo de sus operaciones, haciéndolos eficaces en la consecución de condiciones mas favorables de adprovisonamiento.

RELACIONES CON EL PROVEEDOR

Un proveedor digno de confianza es digno de gran ventaja para el establecimiento, obtener su lealtad es gran ventaja, agilizando el prosediento de compras con calidad.

EL TRANSPORTE Y LA ENTREGA

Como ya hemos visto, una buena selección del proveedor o proveedores es necesaria para obtener la mejor calidad al mejor precio y con el mejor servicio.
Para ello, hay saber evaluar la calidad de los productos alimenticios comprados, lo que significa que la persona responsable de las compras debe conocer el origen de los productos y visitar, a ser posibles, las instalaciones donde se manipulan, los medios de fabricación y los almacenes. Así mismo, para que la evaluación sea efectiva se han de controlar las condiciones de transporte y entrega de las mercancías, y cuyos requisitos explicaremos a continuación.

CONDICIONES DE TRANSPORTE

En el transporte de los alimentos hasta el establecimiento los productos, a veces sufren alteraciones por diversas causas. Las más importantes de ellas:

El mal estado de limpieza del medio de transporte.
La falta de limpieza corporal de las personas que transporta la mercancía.
Los materiales o recipientes sucios que contienen los productos.
Los productos colocados directamente en el suelo, expuesto a al suciedad.
Los productos amontonados.
Las temperaturas no respetadas.
Las puertas abiertas demasiado a menudo, los malos ajustes o un funcionamiento poco satisfactorio.
Los productos mal embalados.
La adquisición de productos congelados al principio de la compra expuestos durante un tiempo más o menos largo a temperatura ambiente, por lo que se empiezan a descongelar.
 Los productos perecederos que esperan en un vehiculo estacionado al sol o a temperatura ambiente. La duración del transportes de estos eructos debe vigilarse mucho: reducir las paradas inútiles y escoger el recorrido más breve posible.

En ocasiones, el transporte lo efectúa el mismo restaurador o una persona encargada para este fin. Esto suele ocurrir cuando el peso neto total es normalmente inferior a 200 kg. En estos casos se puede utilizar varios tipos de vehículos, pero siempre con la condición de mantener las temperaturas exigidas y el estado higiénico de los productos para conservar la calidad de los mismos.
Los tipos tipo furgoneta minimamente acondicionados sirven para el transporte de los productos alimenticios. Actualmente algunos están aislados térmicamente y en cualquier caso es necesario lo siguiente:

Que el material de su interior sea lavable, especialmente si el vehiculo se utiliza para otros transportes.
Que haya una separación entre los productos de pesca y carnes, con contenedores, cajas o recipientes herméticos y, por tanto, provistos de una tapa. Estas precauciones evitan la transmisión de olores y el cruce de contaminaciones.
Que se mantengan las temperaturas exigidas para los productos mas frágiles con las ayudas de cajas isotérmicas (que no dejan pasar el frió ni el calor), manteniendo así la temperatura constante.

Si se emplean los vehículos personales, el portaequipaje debe estar correctamente dispuesto y todas las condiciones precedentes deben respetarse. No olvidemos que los clientes que pasan por el establecimiento cuando se descarga pueden hacerse una idea bastante precisa de las condiciones de higiene que reúne el local.

Tanto si los productos se adquieren directamente como si son entregados en el establecimiento hay que fijarse bien en la indicación de la fecha de caducidad, que debe ser precisa y clara.

De todas formas, hay una serie de productos alimenticios en los que no es obligado indica la fecha de caducidad. Son las siguientes:

Frutos y legumbres frescas y patatas que no hayan sido peladas.
Bebidas con más de un 10% de alcohol.
Productos de panadería y de pastelería que, por su naturaleza, se consume en el plazo de 24 horas después de su fabricación.
Vinagres.
Sal de cocina.
 Azúcares en estado sólido.
Quesos fermentados destinados a madurar total ó parcialmente en su embalaje.
Ostras, moluscos y otros mariscos vivos destinados a ser consumidos crudos.

Las conservas, productos congelados, helados, cremas heladas y sorbetes deben llevar, además de la fecha de caducidad, la inscripción del lote de fabricación.


ESPECIFICACION DE COMPRA ESTANDAR

Para cumplir cabalmente con el control de compras el encargado de la sección debe disponer de la siguiente información:

 Control de proveedores por artículos









Se referencia a la elaboración de un manual de compras de alimentos y bebidas donde se describen las especificaciones de cada articulo, su uso, su presentación, su dosificación, temporada, medida, peso, volumen, acompañado de su calidad.
Generalmente se aplica en los grupos con que se trabaja:

Alimentos
Bebidas
Cigarrillos
Víveres
 Enlatados, etc.

Esta labor se lleva acabo en un comité de mejoramiento: con ayuda del chef de cocina, maître, barman, mesero, jefe de compras, gerencia de alimentos y bebidas.
Generalmente, se solicita productos de temporada, frescos y en base a la receta estándar, es muy usual utilizar la lista de mercado colocando las características.

PRINCIPIOS GENERALES DE COMPRA

Conocimiento relacionado con la necesidad de la empresa
 Conocimiento de la especificación estándar
Conocimiento de los proveedores
Conseguir convenios sobre pagos
Coordinación correcta entre los diferentes pasos de la compra, su recibo.
Disponer de toda la información básica.
Buenas relaciones con los proveedores.
Manejar éticamente los procesos.
Ser leal al proveedor “hotel”.











RESPONSABILIDAD DE LA PERSONA ENCARGADA DE COMPRA

Es recibir solicitudes de compras para luego poner a funcionar toda la logística con objetivo de conseguir los productos de buena calidad, cantidad con un precio competitivo del mercado donde se desarrolle su actividad.
Deben tener todas las alternativas para suplir emergencias en caso de no contar con transporte ó sencillamente un pedido de emergencia conocer donde conseguirlo en el tiempo exacto con efectividad y eficacia,

Deberá recibir las solicitudes de compra/ lista de mercado
Deberá elaborar las cotizaciones.
Deberá elaborar las órdenes de compra.
Escogerá los proveedores.
Negociará con los proveedores.
Entrevistará a los proveedores.
Analizará las ofertas y comparará precios competitivos.
Conseguirá toda clase de licencias e importaciones.
Llevará el seguimiento a las órdenes de compra.
 Dispondrá de sistema de transporte cuando amerite.
Asegurarse de la necesidad de los productos solicitados.
Tener toda la información necesaria sobre catálogos revistas, etc.







ALMACENAMIENTO

Su objetivo principal es controlar, inspeccionar, conservar y despachar todo elemento depositado en el almacén.
Para realizar el control necesitamos los siguientes datos:
1. Tarjeta de Kardex: es un sistema de inventario permanente, implantado como un procedimiento para controlar el movimiento de las mercancías. Esta tarjeta permite controlar las cantidades de costo de las entradas y salidas de un artículo y dar la existencia de este sin hacer un inventario físico.
La tarjeta consta de las siguientes partes:
- Encabezamiento: razón social, nombre de la cuenta principal, nombre de 31 artículos con la referencia y el código.
- Fecha, mes, día y año en que se efectúa la transacción por registrar.
- Detalle: descripción del movimiento, compra, venta o devolución en compra y venta.
- Comprobante diario de contabilidad.
- Entradas: se registran compras y devoluciones de compra de mercancías, registrando el costo y el total de artículos comprados con los datos de las facturas de compras liquidadas al costo, al final de el periodo esta columna informa el valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo:
Inventario inicial + compras- devoluciones de compras.
- Salidas
- Saldos
- Costo unitario
- Localización
- Proveedor
2. Bin- Card: registra el movimiento de entrada y salida, en la columna de balance, y se utiliza para el control e inventario de granos, enlatados, envasados, lácteos, vinos, licores y cigarrillos.
- Nombre del artículo
- Grupo al cual pertenece
- Presentación del producto
- Número que se le adjudica al producto
- Cantidad consumida del producto entre pedidos
- Cantidad de que se cumple el producto mientras se acaba el ciclo del programa.
- En que se hace el movimiento ya sea para entrada o salida.
- Registro de las entradas.
- Resultado del inventario.
3. Meat –Tag (tarjeta de carnes): a través de este se ejerce un control de inventario para las carnes y salsamentaría, pescados y mariscos, aves y carnes. La elaboración de este concierne a recibo, ya que la mercancía debe entrar al almacén. Esta relaciona el contenido de dichos paquetes especificando el número de unidades y el costo unitario; que corresponda al comprobante de recibo de mercancía.
- Grupo de inventario
- Clase de carne de acuerdo al grupo: res, ternera, cerdo.
- Nombre del corte.
- Peso total
- Numero de porciones
- Costo por libra
- Nombre del proveedor.

ESPECIFICACIONES DEL ALMACEN EN GENERAL

El almacenista debe ser competente a la conservación de las mercancías, siendo parte de ellos la organización de los diferentes puestos que integran el almacén de un hotel o club: los alimentos requieren de un lugar según su temperatura y ambiente.
Los alimentos por su cuidado se subdividen así:
1. Carnes y pescados
2. Comestibles
3. Productos de granja
4. Frutas y verduras

a. Cuartos fríos para carnes: su temperatura esta más cerca posible de 0 grados a -10 grados.
b. Cuartos fríos para pescado: su temperatura deberá ser de de 0 grados a -20 grados. Estos no pueden estar juntos a la carne debido al olor que el despide.
c. Deposito de comestibles: su temperatura debe ser seca ya que se guardan aquí productos enlatados, condimentos y harinas.
d. Cuartos fríos de productos lácteos: la temperatura debe ser de 4 grados y humedad requerida para la leche, crema y queso.
e. Cuarto para frutas y verduras: su temperatura debe ser de 4 a 7 grados. Este varía de acuerdo al tipo de fruta o vegetales.
f. Bebidas: el estante de los licores debe tener buena ventilación, las botellas de vino deben estar en forma vertical que el líquido tenga contacto con el corcho y no sufra resequedad.

CLASIFICACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA DILIGENCIAR EL ALMACENAMIENTO

De acuerdo a la clase de alimento se aplicará un proceso de gestión de almacenaje diferente que altera la utilización del sistema de información.
La clasificación se debe identificar así:
Carne y salsamentaría
Pescados y mariscos
Aves y caza
Lácteos, huevos, pan frutas y verduras
Enlatados y envasados
Granos
Se puede decir que la mayor parte de alimentos pueden ser almacenados satisfactoriamente durante un año bajo condiciones adecuadas sin tener en cuenta la perdida de valores.
La temperatura de refrigeración de cuartos fríos deben estar controlados por termómetros y es necesario que cada uno tenga su propia tablilla.

RECOMENDACIONES ESPECIALES PARA EL ALMACENAMIENTO

1. Temperatura adecuada. La alta temperatura produce mohos y bacterias durante periodos prolongados.
2. Los enlatados a temperaturas excesivas acelera la descomposición de alimentos y produce perforaciones en las latas.
3. La humedad elevada produce bacterias y mohos.
4. La limpieza es un buen factor que elimina polvo y otras impurezas.
5. La duración de la carne dependerá de:
- Calidad original
- Manejo del matadero hasta el procesador
- Si es fresca congelada, salada, ahumada o cocida
- Si viene empacada y envuelta o no
- Tamaño y forma de los cortes





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