PRESUPUESTO

PRESUPUESTOS Existen muchas definiciones sobre presupuestos: - Conjunto coordinado de previsiones que permite conocer con anticipación algunos resultados considerados básicos por el jefe de la empresa. Al hablar de previsiones se hace referencia a la serie de decisiones que en forma anticipada debe tomar el jefe de la empresa para alcanzar los resultados propuestos. - La estimación programada en forma sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado. - Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo, adoptando las estrategias necesarias para lograrlos. Es expresión cuantitativa porque se asignen unos recursos para alcanzar objetivos en un periodo; es formal porque debe ser aceptado por la Administración. Aún más, adopta estrategias porque se deberá definir COMO se realizarán las diferentes actividades de la empresa, escogiendo aquellas que mejor convengan para lograr los objetivos El gerente, el Personal Administrativo y Operativo, los Asesores y otros deberán participar en el bosquejo de las actividades futuras de la empresa, con un propósito definido: lograr los objetivos planeados buscando minimizar sus costos y maximizar su productividad, teniendo además presente que el bienestar general debe primar sobre el bienestar personal. El Presupuesto y el proceso de Dirección La función que desempeñan los buenos presupuestos en la Administración de un negocio se comprende mejor cuando éstos se relacionan con las funciones administrativas, esto es, formando parte de dichas funciones como son Planeación, Organización, Dirección y Control. Comparativamente la Planeación y el Control, que son fundamentales en la gestión administrativa, son rasgos esenciales del proceso que se sigue para elaborar un presupuesto. A su vez, la Organización y la Dirección permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con un solo fin: alcanzar los objetivos propuestos. Planeación.- Conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades, Establecer objetivos y dar una adecuada organización. Organización.- Estructurar técnicamente las funciones y actividades de los recursos tanto humanos como materiales buscando eficiencia y productividad. PRESUPUESTOS Coordinación.- Buscar equilibrio entre los diferentes departamentos y secciones de la Empresa. Dirección.- Guiar las acciones de los subordinados según los planteamientos estipulados. Control.- Medir si los propósitos, planes y programas se están cumpliendo y buscar correctivos en las variaciones. El control Presupuestario es el medio de mantener el Plan de Operaciones dentro de unos límites razonables. Mediante él se comparan unos resultados reales frente a los presupuestados, se determinan variaciones y se da a la administración la posibilidad de tomar medidas correctivas. Sin Presupuesto, la dirección de una Empresa no sabe hacia cual meta se dirige. Si desea obtener resultados satisfactorios, será necesario planificar bien las diferentes actividades a desarrollar mediante la asignación de responsabilidades u obligaciones específicas. Posteriormente ejecutar el Plan seleccionado y evaluarlo, pues de nada serviría idear una serie de planes si posteriormente no se ejerce un control sobre los mismos. Pero la gerencia no podrá actuar sola, ya que necesita de otros, no solo para que aporten sus ideas, sino que a través de ellos puedan ejecutarse los planes trazados. Necesario es, por lo tanto, que se actúe bajo un criterio de dirección compartida en donde todos y cada uno se hagan participes y responsables del proceso de presupuestación. Clasificación de los Presupuestos Según la Flexibilidad  Rígidos, Estáticos o Fijos: Son aquellos que no permiten los ajustes necesarios ocasionados por las variaciones que suceden generalmente.  Flexibles o variables: Aquellos que son capaces de adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Según el periodo de tiempo que cubran  A Corto Plazo: Los Presupuestos serán a corto plazo si la planificación se hace para cumplir con el ciclo de operaciones de un año. Este sistema generalmente se adapta más a nuestra economía la cual se ve continuamente afectada por fluctuaciones incontrolables en los precios.  A Largo Plazo: En este se ubican los planes de desarrollo que adopten el Estado y las grandes empresas. El estado, motivado por los cambios de Gobierno, ya que en cada periodo presidencial, los candidatos exponen sus propios programas y posteriormente los ejecutan en el ejercicio, y los plasman en los ya conocidos planes de desarrollo. Las grandes empresas adoptan planes de este tipo generalmente en lo referente a la adquisición de activos fijos y en forma ocasional cuando tratan de planificar todas sus actividades, bajo la modalidad conocida como “uno-cuatro” esto es , aquella en la cual se detalla ampliamente el primer año y se presentan datos generales para los años restantes.- Planeación a Largo Plazo. Según en campo de aplicabilidad en la empresa  De Operación o Económicos: Incluyen la presupuestación de todas las actividades para el periodo siguiente al cual se elabora y cuyo contenido se resume generalmente en un “Estado de Resultados Proyectado” (.Pérdidas y Ganancias). Entre ellos se pueden incluir: Ventas, Producción, Compras, Usos de Materiales, Mano de  Financieros: Incluye el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el Balance General. Conviene en este caso destacar el de Tesorería y el de capital. Según el sector en el cual se utilicen  Sector público: en ellos se trata de plasmar la cuantificación de los programas de organismos y entidades oficiales.  Sector privado: Usado por las empresas particulares. Conocido como “presupuestos Empresariales” y en ellos se intenta planificar todas las actividades de la empresa. Presupuesto de Ventas El Presupuesto de Ventas es el punto de partida de todo el proceso presupuestario y permite establecer el nivel de actividad para el negocio. No debe confundirse con el pronóstico de ventas, ya que con éste solo se hace el cálculo de las cantidades a vender y se proyecta el posible consumo. Un pronóstico refleja la situación competitiva y ambiental que enfrenta la empresa, mientras que el presupuesto de ventas muestra como intenta reaccionar la administración a dicha situación ambiental y competitiva. En otros términos, con el pronóstico se calcula el número de unidades a vender de cada producto; en el presupuesto se tienen en cuenta los objetivos, el plan de mercadeo, el pronóstico propiamente dicho y la predicción de los gastos que permitirán llevar a cabo todo el plan de ventas. IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE VENTAS El Presupuesto de Ventas es importante porque:  Las Ventas constituyen la fuente principal de ingresos.  Sirve para planificar la producción.  Permite determinar las necesidades del personal.  Permite calcular las inversiones en Activos Fijos.  Por él se planean gastos y costos de producción.  Si no hay un Plan de Ventas realista, todos los demás componentes del sistema presupuestario serán erróneos y no se podrán elegir las mejores decisiones. COMPONENTES DEL PLAN DE VENTAS En todo plan de Ventas se debe considerar: 1. Objetivos 2. Tendencias 3. Pronóstico 4. Plan de Mercadeo 5. Presupuesto de Publicidad y Promoción 6. Presupuesto de Gastos de Venta 7. Devoluciones, Rebajas y Descuentos en Ventas Objetivos Se entienden como tales las metas que espera alcanzar la Administración en términos de cantidades, precios, territorios de distribución y personal de ventas. Normalmente estos objetivos deberán ser elaborados por el Jefe de Ventas dando amplia participación a los vendedores. Tendencias de Ventas: Consiste en un análisis de las ventas anteriores tomando para ello datos históricos de varios periodos. Pronósticos: Un pronóstico de ventas es la proyección de la posible demanda de los clientes para un periodo. Un pronóstico de ventas se convierte en plan de ventas cuando la Administración incorpora en él, juicios, estrategias planeadas, compromiso de recursos y la dedicación administrativa a las acciones agresivas para lograr las metas de venta. El método más usual para la determinación de pronósticos de ventas es el “Método de los Mínimos Cuadrados”. Su cálculo es: y = a + bx (1) La anterior es una igualdad y si ambos miembros de una igualdad se multiplican por un mismo número, la igualdad se conserva, por lo tanto; xy = ax + b (2) Tomando sumatoria a ambas ecuaciones, tenemos: = na + b + b Despejando “a” en las dos anteriores ecuaciones, tenemos: a = Aquí resulta una proporción en la cual el producto de los extremos es igual al producto de los medios, tenemos: ) = n Nb b Aplicación de las formulas anteriores para determinar el Pronóstico con Ejercicios en clase Otro método también usual, pero menos que el anterior es el “Método del Incremento Porcentual”, con el cual, para calcular el pronóstico, se averigua el porcentaje de variación que se ha experimentado en las ventas de un año al otro. Luego se calcula el promedio de dichos porcentajes y este promedio se multiplica por las ventas del último año. Dicho resultado se adiciona al resultado operativo del último año. Aplicando este método a un ejemplo, tenemos: Año y Venta ( en miles ) 2007 117 ( ) 0 2008 118 ( ) 0,0086 2009 123 ( 0,0424 2010 132 ( ) 0,0731 2011 135 ( ) 0,0227 2012 ? 0,1468 Las formulas por aplicar serán: y Promedio = Por lo tanto: = 0.0086 = 0.0424 = 0.0731 = 0.0227 Promedio = = Y 2012 = 135 + 0,037 (135) = 140 unidades Por lo tanto, el Pronóstico de Ventas para el año 2012 será de 140.000 unidades PLAN DE MERCADEO Al hablar de plan de mercadeo se debe tener en cuenta: a.- Proporcionar a la Gerencia de producción y a otras secciones las requisiciones o pedidos hechos anticipadamente para fijar el nivel de actividad de la empresa. b.- Analizar los objetivos en términos de las ventas esperadas tanto en unidades como en dinero, que se establecieron previamente. Las Ventas fijadas en el Plan deben ser alcanzables, pues todo el personal directivo y Administrativo de la empresa encaminará sus esfuerzos a la obtención de éstas. La preparación del Plan comienza con un análisis de los pronósticos, adicionándole lo siguiente:  Objetivos generales de venta, tales como incremento o disminución de las porciones del mercado, expansión o concentración de las líneas de productos, cambios de precios, etc.  Análisis de las estrategias a seguir.  Definición de políticas de mercadeo en relación al precio, la plaza y los canales de distribución.  Características del producto, incluyendo puntos fuertes y puntos débiles y su comparación con los que ofrece la competencia.  Tendencia de ventas anteriores, si es posible por zonas, por productos y por vendedores. Con base en estas consideraciones es preparado el Plan de Ventas, teniendo en cuenta que este proceso es eminentemente analítico. La técnica requiere requisitos especiales tales como: a.- Que el Plan muestre unidades y dinero. b.- Que se incluya el periodo de tiempo (mensual, bimensual, trimestral, semestral, anual) y el porcentaje de participación en el mercado. c.- Que el Plan se establezca con suficiente detalle, para efectos de que en su ejecución no se presenten dudas. PRESUPUESTO DE PUBLICIDAD Y PROMOCIÓN Los términos generalmente usados por el técnico en mercadeo son publicidad y promoción. Otro término mal empleado en el medio es propaganda, el cual no existe como elemento de marketing. Por lo tanto aquí se hace alusión a la publicidad como aquella estrategia impersonal usada para estimular la demanda del producto “haciendo aparecer gacetillas de noticias comerciales” acerca del bien en cualquier medio, ya sea radio, prensa o televisión y, y a la promoción, como el incentivo de corto plazo hecho para estimular la compra del producto o servicio. Las empresas bien organizadas y de gran capital normalmente tienen una sección de publicidad que se encarga de elaborar el presupuesto procurando utilizar al máximo los medios existentes para lograr los resultados deseados. PRESUPUESTO DE GASTO DE VENTA Incluye todos los gastos del departamento de ventas tanto del principal como de otras subdivisiones que existan y estén adscritas a la empresa principal. Para elaborar dicho presupuesto es condición importante tener presente al personal de ventas, sus sueldos y comisiones, ya que son ellos quienes realmente visitan a los clientes y hacen que éstos formulen pedidos. Ciertos gerentes fijan sueldos a cada uno de sus vendedores según los ingresos promedios por venta, o fijan como tal un porcentaje sobre lo que éstos realmente venden. El volumen de ventas de cada cual depende de factores básicos que inciden en la demanda de los productos. Ellos son: 1. Densidad de la Población: Esto es por número y concentración del personal (clientes) en un territorio dado. Entre mayor población exista en un área específica, hay probabilidad de colocar mayores pedidos. 2. Capacidad del Cliente: Si se visita a un cliente de escasos recursos el vendedor tendrá que gastar mucho tiempo para asegurar un pedido mínimo. 3. Rendimiento del Producto: Es necesario considerar que diferentes líneas de productos tienen distintos márgenes de utilidad. 4. Popularidad del Producto: Unos productos son más fáciles de vender que otros. 5. Condiciones Económicas Generales: El nivel económico y las condiciones generales en que se desenvuelve un país, pueden influir grandemente en las ventas. DEVOLUCIONES, REBAJAS Y DESCUENTOS SOBRE VENTAS Las “devoluciones” sobre ventas se originan por deficiencias internas y por ello no deben presupuestarse. No obstante, es indispensable saber las causas que las originan para procurar su corrección o tratar de minimizarlas. Entre otras, son causas de devoluciones las siguientes: deterioro, mal empaque, productos no solicitados, maltratados, o de diferente calidad y despachados fuera de tiempo. Es importante elaborar estadísticas sobre devoluciones y analizar el efecto de ellas sobre el objetivo de ventas en la empresa. Las “rebajas” tienen relación con la disminución del precio cuando se vende el producto. Como constituyen un atractivo especial para el cliente que paga de contado, entonces deben formularse adecuadas políticas e integrarlas al sistema presupuestario. En relación a los “descuentos en ventas” es importante recordar que solo deben presupuestarse los descuentos por pronto pago y para ello deben formularse las políticas que mejor se adapten a la naturaleza propia del negocio.